Cosa sapere sulla gestione dell’inventario dei ristoranti nel 2024

Sono ora disponibili strumenti digitali che mirano ad assistere i ristoranti nella microgestione delle scorte e dell’inventario. Ecco cosa c’è da sapere su come la gestione dell’inventario dei ristoranti potrà aiutare il tuo locale ad aumentare la sua efficienza operativa.

Sei alla ricerca di una guida completa sui migliori software di prenotazione per ristoranti? La tecnologia più recente aiuta i ristoranti a facilitare il processo di prenotazione dei posti a sedere e a influenzare il ritorno degli ospiti, soprattutto all’interno di un ambiente di ospitalità frenetico.

Che cos’è la gestione dell’inventario dei ristoranti?

In pratica, la gestione dell’inventario dei ristoranti è l’organizzazione delle merci e degli ingredienti di un ristorante.

L’inventario, in qualsiasi settore, è la quantità di merci disponibili in magazzino. Tuttavia, i ristoranti – e di fatto tutte le aziende alimentari – non hanno altra scelta che occuparsi in prima persona dell’inventario. Questo perché i locali hanno a che fare con merci deperibili; pertanto, parte del lavoro consiste nel creare un’elevata rotazione delle scorte, mantenendo gli ingredienti freschi. 

Le scorte dei ristoranti variano a seconda del tipo di servizio offerto. Un ristorante che ha sede in una città con una scena gastronomica eclettica, ad esempio, avrà a disposizione una varietà di ingredienti in grado di soddisfare un pubblico più ampio.

Parlando di scorte di cibo, i ristoratori dovranno pensare a molte cose. Lo spazio fisico, i programmi di consegna e l’occhio attento alle scorte sono preoccupazioni primarie che manager e personale si ritroveranno ad affrontare per lavorare senza intoppi.

Di solito, i ristoranti gestiscono l’inventario con un sistema di carta e penna o con fogli di calcolo digitali. Un sistema del genere, che richiede il conteggio manuale per tenere traccia delle scorte, può andar bene per una piccola azienda, ma quando un ristorante cresce, questa metodologia si trasformerà in qualcosa di insostenibile.

Cosa si intende per gestione dell’inventario dei ristoranti? Sono disponibili articoli accademici sul processo decisionale dei ristoranti, sulla gestione delle scorte alimentari e sulla riduzione degli sprechi.

“Exotic ingredients” di Dirk Haun su Flickr (creative commons 2.0)

3 motivi per cui una buona gestione dell’inventario dei ristoranti fa risparmiare denaro

Per le aziende dell’ospitalità di tutto il mondo, la gestione dell’inventario alimentare è una priorità assoluta. Aiuta i ristoranti a risparmiare denaro. Naturalmente, una buona gestione dell’inventario ha anche altri vantaggi: semplicemente la disciplina e le buone pratiche possono aiutare i proprietari a gestire un’attività in un modo più efficiente senza sprecare risorse finanziarie e tempo del personale. Ecco i 3 principali motivi per cui una buona gestione dell’inventario ti permetterà di risparmiare denaro.

1. Prevenzione degli sprechi alimentari

Ordinare la giusta quantità di scorte ridurrà la probabilità di sprechi alimentari nei ristoranti. Purtroppo, si tratta di un problema enorme nel settore, che costa milioni di dollari. Solo nel Regno Unito, i ristoranti buttano via 320 milioni di pasti freschi all’anno. Considerando una media di 9,99 sterline a pasto, ciò significa che l’industria nazionale dell’ospitalità spreca circa 3 miliardi di sterline all’anno.

2. Accuratezza

È necessario sapere con precisione quali prodotti e ingredienti acquistare. Di conseguenza, i ristoranti potranno calcolare i loro ricavi e margini complessivi. La quantità di scorte gioca un ruolo fondamentale nel determinare i profitti netti. Grazie ad una buona gestione dell’inventario, i ristoranti saranno capaci di prendere decisioni commerciali più consapevoli.

3. Dì addio alle delusioni dei clienti

Una cattiva gestione delle scorte scatena degli effetti a catena. Innanzitutto, il ristorante sarà  costretto ad eliminare alcuni articoli dal menu. Adottando una gestione accurata delle scorte, invece, i ristoranti riusciranno ad evitare errori chiari ed evidenti. I clienti visiteranno nuovamente il ristorante che avrà soddisfatto le loro esigenze: un menù completo è un diritto del cliente.

Come viene fatto l’inventario nei ristoranti

Trattandosi di un esercizio contabile, l’inventario manuale dei ristoranti è notoriamente complicato. Ognuno ha i propri metodi. Ognuno ha i propri nomi per le cose. Tuttavia, tutti i ristoranti utilizzano tabelle contabili per calcolare manualmente le scorte e l’inventario. È uno standard.

L’inizio è piuttosto semplice. Per creare una tabella di inventario, un’azienda deve:

  • Aggiungere una colonna “articolo” per registrare gli articoli stessi (carne, erbe, verdure).
  • Creare colonne separate per contenere i dati relativi alla quantità e al costo di ciascun prodotto.
  • Stabilire una quantità ottimale, o quantità “nominale”, di articoli. Quando la quantità scenderà al di sotto del numero “minimo” (cioè la quantità necessaria), il ristorante dovrà ordinare altre scorte.

Svantaggi della gestione dell’inventario dei ristoranti manuale 

Sia i fogli di calcolo cartacei che quelli elettronici presentano un problema evidente: qualcuno dovrà inserire tutti i dati. Cifre, quantità, costi complessivi: una persona del team dovrà inserire tutti questi dati, cercando instancabilmente tra fatti e cifre, il che porta a diversi svantaggi.

1. Errore umano

Ammettiamolo: non tutti siamo bravi con i numeri. Un sistema manuale richiede un occhio di riguardo per i dettagli e la precisione. Alla fine di un turno di lavoro intenso, tuttavia, sarà difficile fare affidamento su queste capacità.

2. Spreco di tempo

Se c’è una cosa di cui i ristoranti hanno bisogno, oltre al denaro, è il tempo. Un sistema manuale assorbe ore di tempo del personale. Ecco un esercizio: Calcola il tempo speso ogni settimana per gestire l’inventario. Scoprirai subito che costa anche denaro. I ristoratori pagano il personale per sottoporsi a questo compito faticoso.

3. Ordini manuali

Dopo aver calcolato instancabilmente le somme del tuo ristorante, un membro del personale dovrà fare il successivo passo logico ed effettuare manualmente un ordine. Scoprirai che il tempo speso per il conteggio dell’inventario avrà inevitabilmente ritardato il processo. Di conseguenza, utilizzando un sistema manuale, i ristoranti riceveranno le consegne in ritardo.

“Konro Grill” di Lou Stejskal su Flickr (creative commons 2.0)

Una breve nota sulla gestione dell’inventario dei ristoranti digitale 

Fortunatamente, sono ora disponibili opzioni digitali che trasformano la tipica gestione manuale dell’inventario dei ristoranti in un processo più semplice e snello. Queste opzioni, diminuiscono il mal di testa e fanno guadagnare un po’ di libertà. Il software di gestione dell’inventario si riferisce a:

  • Organizzare l’inventario;
  • Automatizzare i livelli “minimi” (o le quantità necessarie) degli articoli;
  • Monitorare le vendite;
  • Anticipare la domanda dei clienti;
  • Automatizzare il riordino degli articoli chiave.

I ristoranti potranno utilizzare varie forme di software per introdurre un nuovo approccio alla gestione dell’inventario. Ad esempio, un sistema POS integrato con un software di gestione dell’inventario ti aiuterà a tenere traccia degli articoli venduti. Nel momento in cui il cliente pagherà il conto, il sistema registrerà gli articoli che ha appena acquistato. In seguito, il sistema eliminerà automaticamente gli articoli in giacenza. Alla fine, se un articolo scende al di sotto di un certo livello (la quantità “minima”), il sistema incorporerà questi dati, indicandoli nell’ordine successivo.

Un registro digitale dell’inventario di un ristorante ha anche un ulteriore vantaggio: aiuta i ristoranti a calcolare le tendenze per le vendite future. Una sovrapposizione digitale può aiutare i ristoratori ad individuare a colpo d’occhio gli articoli più venduti. I sistemi più avanzati producono anche rapporti periodici per aiutare i ristoranti a prendere decisioni sulle scorte future.

Come può aiutarti Carbonara App

Carbonara App non è un sistema di gestione dell’inventario dei ristoranti, ma le sue caratteristiche speciali possono aiutare ulteriormente nella gestione del loro inventario. E soprattutto, l’app ha un costo davvero accessibile. 

Innanzitutto, Carbonara App offre un servizio di prenotazione online a basso costo. I ristoranti potranno creare prenotazioni online con Google per ampliare la loro base di consumatori. Grazie ad un servizio di prenotazione online, un ristorante potrà utilizzare un conteggio accurato dei tavoli per stimare meglio il numero di articoli del suo inventario che prevede di utilizzare in una determinata serata. 

In secondo luogo, Carbonara App dispone di un sistema di pre-ordine delle bevande che :

  • Permette agli ospiti in arrivo di pre-ordinare bevande alcoliche prima ancora di varcare la soglia del locale.
  • Aumenta i profitti del ristorante creando un nuovo flusso di entrate, proprio attraverso questi pre-acquisti.
  • Mobilita il conteggio dell’inventario della disponibilità di bevande di un ristorante, digitalizzando gli ordini dei clienti.

Il sistema di pre-ordine delle bevande dell’app offre anche altri vantaggi. Ad esempio, massimizza l’entusiasmo dei clienti, offrendo loro una bevanda fresca da aspettare con ansia. Un sondaggio ha rivelato che la maggior parte dei clienti apprezzi l’idea del pre-ordine. Quindi, con Carbonara App, darai ai tuoi clienti il potere di ordinare ciò che vogliono, quando vogliono.

Carbonara App è un’app economica. Iscriviti e scopri in che modo le sue funzioni si riveleranno utili per il tuo ristorante.
Se vuoi saperne di più sull’avvio di un ristorante, dai un’occhiata alla nostra guida all’acquisto di tutte le cose essenziali per un ristorante: “Guida completa alle attrezzature per ristoranti“.