Guida alle Prenotazioni Online per Ristoranti in 2024

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Le prenotazioni online potrebbero essere la scelta giusta per il tuo ristorante? La risposta è sì, perché potranno esserti di aiuto in vari modi. 

Molti ristoratori mostrano ancora scetticismo in quanto temono di perdere il controllo sulle prenotazioni dei tavoli e hanno paura che un aumento delle prenotazioni online farà prenotare più persone di quante ne potrebbe ospitare il locale. In questa guida dimostriamo esattamente il contrario: quando le prenotazioni vengono gestite in modo digitale, tutto diventa più semplice. 

Prenotare al ristorante – Un po’ di storia

Le prenotazioni al ristorante hanno cominciato a prendere piede all’inizio del ventesimo secolo. 

La diffusione del telefono ha completamente rivoluzionato la gestione delle prenotazioni al ristorante. Intorno al 1910 i locali hanno cominciato a usare questo apparecchio, creando passo dopo passo il sistema che ormai tutti conosciamo: rispondere a una chiamata, accettare la prenotazione e annotare successivamente i dettagli del cliente su un’agenda, incluso il suo numero di telefono in caso di cambiamenti. 

Il responsabile delle operazioni, che spesso coincideva con il direttore o maître di sala, aveva un ruolo fondamentale in questo processo. Era a capo del personale e supervisionava il servizio generale del ristorante, e tra i suoi doveri vi era anche  il dover confermare le prenotazioni in arrivo dai clienti. La chiave di tutto era supervisionare, dall’esperienza del cliente all’igiene del locale. Senza questa figura centrale, per molto tempo i ristoranti non hanno saputo gestire in modo efficiente le loro prenotazioni. 

Le compagnie aeree sono state le prime a utilizzare un sistema di prenotazione computerizzato, aprendo la strada durante gli anni 60 all’uso di software per gestire le prenotazioni e assegnare i clienti ai voli disponibili. Sabre, il primo sistema di questo genere secondo il New York Times, viene ancora oggi impiegato per assegnare le prenotazioni aeree. Ci sono voluti alcuni decenni, ma alla fine i ristoranti si sono messi in pari e gli sviluppatori di software hanno creato dei sistemi per le prenotazioni online per ristoranti ispirandosi all’industria aerea. 

Cosa sono le prenotazioni online per ristoranti?

La possibilità di accettare prenotazioni online è arrivata nel 1999, quando i precursori nel settore dei software gestionali hanno compreso quanto fosse difficile per i clienti dei ristoranti prenotare un tavolo attraverso i metodi tradizionali.

Per cominciare a usare queste nuove tecnologie bisognava avere un mantra in mente: convenienza. Chuck Templeton, il fondatore della piattaforma per la gestione delle prenotazioni OpenTable, ha avuto l’idea di creare la sua azienda dopo aver visto un amico faticare per effettuare una prenotazione telefonica in un locale. 

Grazie all’ausilio di internet, negli ultimi 20 anni i clienti dei ristoranti sono stati in grado di prenotare in totale autonomia. Grazie alle prenotazioni online i ristoratori non hanno più dovuto inserire le prenotazioni manualmente nell’agenda cartacea, poiché un sistema per le prenotazioni online ha automatizzato questo processo per loro. 

I ristoranti usano il libro delle prenotazioni per gestire il flusso di clienti (via Flickr)

Perché accettare le prenotazioni online?

Le prenotazioni online permettono ai clienti di prenotare il loro tavolo sul web in completa autonomia. Ci sono molti motivi per cui un ristorante dovrebbe accettare le prenotazioni online, tra cui:

  1. Minor carico di lavoro per il personale

Le prenotazioni online automatizzano il processo di prenotazione, e il cliente svolge la maggior parte del lavoro di inserimento dati. Il sistema assicura la migliore gestione delle prenotazioni e un aggiornamento continuo, in questo modo il personale del ristorante si può concentrare sul fornire il miglior servizio senza essere distratti ogni 5 minuti da una chiamata. 

  1. Sempre operativi

I sistemi automatizzati per le prenotazioni mettono a disposizione una pagina consultabile tutto il giorno, tutti i giorni. Questo ha molti vantaggi, tra cui: 

    • Nessuna prenotazione persa. Le prenotazioni online automatizzate permettono al cliente di prenotare in completa autonomia, per questo motivo il ristorante non perderà più nessun cliente a causa della sua mancata disponibilità – per esempio non potendo rispondere al telefono o alle mail. 
    • Clienti più felici. Per i clienti prenotare online è diventata la normalità. Dalle camere degli hotel ai voli aerei, i clienti si aspettano di interagire con altri servizi sfruttando internet. 
    • Un nuova generazione. Il tuo ristorante avrà la possibilità di attirare più clienti, soprattutto quelli che passano molto tempo online – dove, al giorno d’oggi, non è inusuale scoprire un ristorante. Google Maps, piattaforme per la prenotazione, social media: ci sono moltissime nuove opportunità per pubblicizzare e fare conoscere il tuo ristorante. 
  1. Migliore gestione dello staff 

Una visione accurata delle prenotazioni del cliente aiuta i ristoranti a gestire al meglio i turni, sviluppandoli sulla base di dati ricavati da un sistema di prenotazione digitale.

  1. Migliora la tua relazione con il cliente

Un sistema di prenotazione per ristoranti può raccogliere più informazioni dai clienti, e questo significa che il locale può capire quali sono i bisogni dei suoi ospiti (piatti preferiti, allergie, tavoli più richiesti, ecc.). Prima i ristoranti facevano affidamento sul responsabile di sala per raccogliere più informazioni possibili, mentre adesso sono a portata di mano in qualsiasi momento. 

  1. Analisi e risultati

Alcuni sistemi di prenotazione online offrono una funzione per l’analisi dei dati, inclusi resoconti statistici per:

    • Controllare quanti clienti sono stati fatti sedere e quanti non si sono presentati. Questa funzione offre ai ristoranti un punto di vista unico per conoscere il numero totale delle prenotazioni, quanti clienti si sono presentati, quanti hanno annullato e quanti non sono arrivati. 
    • Identifica e gestisci i periodi più intensi. L’analisi dei dati ti permette di capire quali sono i momenti in cui il ristorante lavora di più o di meno, aiutandoti a capire il perché. 

L’analisi dei dati per i ristoranti può aiutarti a prendere decisioni sul futuro della tua attività, migliorando i servizi offerti senza dover raccogliere i dati manualmente. In precedenza, a meno che i ristoranti non avessero molto tempo per segnarsi tutto meticolosamente, non erano a conoscenza delle medie statistiche giornaliere.

  1. Un feedback più chiaro

Un bonus finale riguarda un elemento essenziale di cui tutti i ristoranti hanno bisogno: il feedback del cliente. I ristoranti possono facilmente reperire i commenti e i feedback dei clienti dai canali digitali, come email o messaggi sui social. Usando un servizio per le prenotazioni online, le informazioni digitali sono a portata di mano, creando un processo fluido e senza intoppi. 

Come funzionano le prenotazioni online?

I software per le prenotazioni creano un’interfaccia per il cliente e una per il ristorante, permettendo alle persone di effettuare una prenotazione quando preferiscono e al ristorante di tenere tutto sotto controllo tramite la piattaforma fornita per le prenotazioni. 

Per prima cosa, il ristorante decide quali funzioni del sistema di prenotazione attivare e configurare; deve scegliere quali tavoli rendere “prenotabili” (ovvero disponibili per le prenotazioni online), i quali appariranno poi nell’interfaccia del cliente, che potrà esprimere delle preferenze sul tavolo dove sedersi. 

Queste funzioni, che possono comodamente essere gestite dalle impostazioni, aiutano a creare un sistema di prenotazione per ristoranti completamente funzionante. Usando i dati forniti dal ristorante, un sistema automatizzato permette ai clienti di effettuare prenotazioni tramite il web. Per questo:

  • Il sistema rimuove automaticamente un tavolo dalla lista online quando un cliente effettua una prenotazione
  • Successivamente, il software aggiorna il sistema online per mostrare agli altri clienti che il tavolo selezionato non è più disponibile. 
  • Per il prossimo cliente che cerca di effettuare una prenotazione, il tavolo non risulterà più disponibile.

Gli altri tavoli disponibili rimarranno prenotabili per lo stesso orario. Nel momento in cui tutti i tavoli disponibili vengono prenotati, il sistema mostra questa informazione al cliente. 

Un sistema per le prenotazioni normalmente fa seguire alla prenotazione del cliente una notifica o un promemoria. Ricevere queste notifiche via mail, messaggio o altri servizi di messaggistica (come Whatsapp) permette ai clienti di rimanere costantemente aggiornati e di ricordarsi delle loro prenotazioni. 

Dalla parte del ristorante, i membri del personale ricevono una notifica tramite il sistema che può essere visualizzata anche da dispositivi mobili connessi con il sistema. Il ristorante può poi visualizzare e controllare le nuove prenotazioni in arrivo sull’agenda digitale. 

Le prenotazioni online non sono un sistema a richiesta

La più grande paura di molti ristoranti è che i computer non siano adatti a svolgere il compito di smistare le prenotazioni online. Tuttavia, questa è una concezione sbagliata. Un sistema per le prenotazioni online non è un sistema a richiesta. Per riassumere, un sistema per le prenotazioni: 

  • Automatizza solo il processo di prenotazione del cliente, facendo risparmiare al ristorante molto tempo. 
  • Riunisce automaticamente le prenotazioni degli ospiti in arrivo, permettendo al ristorante di capire quanti tavoli sono stati prenotati in una determinata fascia oraria e gestire i bisogni del ristorante. 
  • Organizza una lista di prenotazioni per organizzare e tenere sotto controllo gli ospiti in arrivo

Un sistema per le prenotazioni online automatizza il processo di prenotazione e non invalida il controllo del ristoratore sulla collocazione dei tavoli. Questo significa meno lavoro per il personale del ristorante, ma allo stesso tempo un flusso di lavoro aumentato. 

4 modi per personalizzare le prenotazioni online

Per aumentare l’afflusso di prenotazioni online, ci sono alcune cose che si possono fare. 

  1. Stabilire gli orari in cui accettare le prenotazioni online

È la parte più importante della personalizzazione delle prenotazioni online: scegliere l’orario di apertura e i limiti del ristorante. Un sistema fornisce una finestra nelle impostazioni dove è possibile cambiare gli orari, ad esempio si potrebbe scegliere dalle 12.00 alle 21.00, dal lunedì al venerdì. 

Inoltre i ristoranti possono stabilire delle limitazioni, come dei giorni di chiusura, il numero massimo di coperti che si vogliono accettare per una prenotazione online o quante persone avere per ogni turno. 

  1. Punti di contatto

Le prenotazioni online hanno l’obiettivo di rendere le prenotazioni più semplici per i clienti, e personalizzarle sarà un punto di partenza del processo.

I punti di contatto fanno riferimento al modo in cui i clienti interagiscono con il ristorante tramite il sito web. Per quanto riguarda le prenotazioni, avere più punti di contatto significa avere alcuni tasti che permettano ai clienti di prenotare un tavolo nel locale. 

I ristoranti possono inserire un tasto “Prenota ora” in molti punti del sito web. Bisogna anche prestare un’attenzione particolare nei confronti del linguaggio: scrivere “Prenota ora” è molto meglio rispetto a “Prenotazione”, un imperativo attira più facilmente lo sguardo dei clienti. 

  1. Utilizza i social media

I ristoranti possono usare i social media a loro vantaggio, dai un’occhiata veloce alla nostra guida su come aggiungere il link per le prenotazioni online a Instagram.

Aggiungi semplicemente il link diretto al tuo sito per le prenotazioni online nella sezione biografia della tua pagina social. A seconda del numero di follower che hai, questo piccolo sforzo aumenterà esponenzialmente la tua presenza nel web. 

Sei interessato ad aggiungere il tuo ristorante a Google Maps? Scopri come leggendo la nostra guida.

  1. Ottimizza e rendi chiara la politica per le prenotazioni

Comprensibilmente molti ristoranti addebitano una tassa per ciascuna prenotazione effettuata al fine di mitigare la perdita che potrebbe derivare da un cliente che prenota e non si presenta. Tuttavia, questo potrebbe non essere molto allettante per i clienti.

Velocità e affidabilità permettono ai clienti del ristorante di prenotare online nel giro di pochi minuti. Senza dubbio, l’ultima cosa che vogliono è vedersi chiedere alla fine i dati della loro carta di credito per pagare una tassa. 

Ciononostante questa risulta una necessità per alcune attività, in particolare quelle che hanno spesso a che fare con persone che prenotano e non si presentano. I ristoranti dovrebbero spiegare in modo chiaro le loro politiche prima che i clienti comincino il processo di prenotazione. Questo si potrebbe fare con una nota sui social media oppure con un pop-up nel sito web. 

Grazie alle prenotazioni online è più facile attuare le politiche del ristorante (via Flickr)

Smentiamo le credenze più comuni

Nonostante siano innovative e veloci, molti ristoranti sono ancora restii a dare una possibilità alle prenotazioni online. Ecco quattro concezioni comuni che in realtà sono false. 

  • Le prenotazioni online mi faranno perdere il controllo. Un sistema per le prenotazioni online favorisce il controllo del ristoratore sulle prenotazioni, scopri come leggendo gli altri articoli a riguardo. 
  • Le prenotazioni online portano sempre all’overbooking. Una pagina per le prenotazioni online gestisce in modo accurato i tavoli del ristorante in tempo reale, assegnando i tavoli ai clienti nel momento in cui prenotano ed evitando la possibilità che si verifichi l’overbooking. 
  • Le prenotazioni online non permettono di gestire al meglio i tavoli. I sistemi digitali scaglionano le prenotazioni ogni 15 o 20 minuti (o più) a seconda del numero stabilito dal ristorante, in questo modo viene assicurata una corretta gestione dei tavoli. 
  • Le prenotazioni online non possono gestire grandi gruppi. Stabilire il numero massimo di clienti che possono essere inseriti nelle prenotazioni online è compito del ristorante e rappresenta una funzione chiave che permette ai clienti di visualizzare il numero massimo di persone che possono rientrare nella prenotazione. Esplora il nostro articolo su questa funzione per sfatare tutti i dubbi sulle prenotazioni online. 

I clienti preferiscono le prenotazioni online?

Al giorno d’oggi viviamo in un mondo pieno di servizi istantanei costantemente a portata di mano, per questo non si vuole più aspettare. Le persone usano i loro telefoni per sfruttare molti servizi, dall’acquisto di biglietti aerei alle indicazioni con Google Maps. 

I clienti hanno inoltre attraversato un cambiamento molto importante nel loro modo di mangiare fuori, ed è stato sottolineato anche dal Wall Street Journal analizzando il settore della ristorazione negli Stati Uniti. Le abitudini sono inevitabilmente cambiate, e spesso le persone preferiscono ordinare online la loro cena e consumarla a casa. Usando il loro telefono acquistano altri servizi – dallo shopping all’intrattenimento – tutti con una conferma istantanea. 

I ristoranti hanno bisogno di rendere il processo di prenotazione il più fluido possibile per i clienti. La semplicità nell’accesso ai canali digitali assicurerà un ampio giro di clienti, permettendo ai ristoranti di essere al passo con il resto del mondo. 

Scopri di più sulle richieste odierne dei clienti e sullo sguardo al futuro dei ristoranti. 

Quanto costa un sistema per le prenotazioni online

Moltissimi fornitori ancora faticano a comprenderlo, ma i ristoranti hanno giornalmente molti costi a cui far fronte. Per questo motivo pensiamo che un confronto sui prezzi dei sistemi per le prenotazioni online potrebbe essere di aiuto, soprattutto perché tendono ad essere molto alti. 

I ristoranti devono cercare di risparmiare, per quanto possibile. Dal costo dei prodotti al libro paga, i ristoranti hanno moltissimi costi da tenere in considerazione. Per questo motivo il ristoratore americano Joe Bastianich nella sua biografia ha sottolineato che i ristoranti “per fare soldi devono risparmiare”. I proprietari “devono apparire generosi, ma allo stesso tempo fare economia per far funzionare le cose”. 

Tenendo questo a mente i ristoranti devono considerare l’impatto finanziario che la maggior parte dei sistemi per le prenotazioni ha. I fornitori adattano il prezzo a seconda delle necessità dei ristoranti, tenendo in considerazione sei costi maggiori. 

  1. Costo di iscrizione. Questo normalmente è calcolato su base mensile o annuale, e indipendentemente da come vanno le cose al ristorante, si pagherà sempre questa tassa di iscrizione. 
  2. Un costo extra per ogni funzione aggiuntiva. In questo caso, per sbloccare più funzioni sarà necessario pagare di più. 
  3. Un costo per ciascun cliente. I fornitori possono far pagare a seconda di quanti clienti passano attraverso il sistema.
  4. Costo per i dispositivi. Spesso per utilizzare un sistema di prenotazione online è necessario avere un dispositivo aggiuntivo, e questo rappresenterebbe ovviamente un costo in più. Tuttavia alcuni sistemi permettono di aggirare questo costo lasciando libero il ristorante di usare i loro dispositivi grazie ad un’app disponibile su smartphone e tablet
  5. Un costo per l’installazione. Questa tariffa serve per l’attivazione del sistema online per le prenotazioni e permette ai tuoi clienti di usarlo. 
  6. Un costo per il POS. I ristoranti devono tenere in considerazione un costo per il sistema POS; in caso il ristorante ne avesse già uno installato e funzionante, il fornitore del sistema di prenotazione potrebbe addebitare un costo per integrare i due sistemi


Concentrati sulle cose che sono davvero importanti per i clienti grazie a un sistema per le prenotazioni online (via Flickr)

Utilizza le prenotazioni online

Con l’applicazione Carbonara potrai utilizzare le prenotazioni online. Utilizzando la tecnologia mobile, vengono offerte insieme ad altre funzioni, tra cui: 

  • Libro delle prenotazioni digitale. Mantieni sempre il controllo sulle prenotazioni. 
  • Gestione dei tavoli. Non perdere mai di vista tutti i tavoli durante la giornata. 
  • Statistiche giornaliere. Visualizza un rapporto regolare che analizza nel dettaglio l’afflusso di clienti e i tempi medi di attesa, aiutandoti a fare piani per il futuro del tuo ristorante. 
  • Interfaccia utente semplice da usare. Naviga in un’interfaccia intuitiva.
  • Sincronizzazione di più dispositivi. Chiunque in possesso di uno smartphone può accedere all’applicazione. 

Quando si tratta di offrire prenotazioni online a basso costo, Carbonara è qui per aiutarti. Contattaci per sapere come possiamo aiutarti a migliorare l’efficienza e l’organizzazione del tuo ristorante.