Ogni giorno molti ristoranti ci chiedono come funzionano le prenotazioni online; leggi questo articolo per scoprirne i segreti e i benefici.
Impostazioni ristorante
Passo 1 — Elenco tavoli
Per offrire le prenotazioni online, i ristoranti devono cominciare a creare una lista dei tavoli del loro locale; infatti sono proprio questi i tavoli che verranno resi disponibili per le prenotazioni online. Quando si procede con la creazione di questa lista, bisogna tenere a mente due dettagli chiave:
- Numeri dei tavoli: identificano in modo unico ciascun tavolo.
- Capienza Tavolo: indica quante persone possono sedersi a un tavolo.
Alcune impostazioni più avanzate potrebbero includere anche:
- Unione di più tavoli: permette ai ristoratori di unire o spostare i tavoli.
- Aggiungere posti a sedere: permette ai ristoranti di stabilire a quali tavoli si può aggiungere un posto o due (inserendoli ad esempio agli estremi del tavolo).
Passo 2 – impostazioni orario
Successivamente il ristorante deve stabilire le fasce orarie in cui accettare le prenotazioni online. Ecco le impostazioni base che ogni ristorante dovrebbe prendere in considerazione:
- Giorni della settimana. Mostra in quali giorni il ristorante è aperto o chiuso, inclusi i giorni in cui il locale accetta prenotazioni (es. non si accettano prenotazioni il sabato o la domenica).
- Orario. Mostra in quali orari il ristorante è aperto (specificando anche se per pranzo o cena) e permette di prenotare.
- Periodo di tempo nel quale è possibile effettuare una prenotazione. Specifica con quanto anticipo un ristorante accetterebbe prenotazioni, da uno a 12 mesi di anticipo.
- Giorni di chiusura. Mostrano in quali date il ristorante è chiuso (es. Natale, Pasqua, ecc).
Passo 3 – Personalizzazione delle impostazioni
Ci sono diverse impostazioni che rendono le prenotazioni online perfette per un ristorante. Ecco alcune tra le funzioni più comuni:
- Dimensione massima e minima della prenotazione. Stabilisci il numero di persone che possono prenotare online (es. massimo 8 persone). Per prenotazioni più grandi, il sistema chiede al cliente di contattare direttamente il ristorante.
- Numero massimo di coperti per intervallo di tempo. Scagliona le prenotazioni ogni tot minuti. I ristoranti potrebbero non voler accettare più di 20 coperti ogni 15 minuti così da non sovraccaricare di lavoro la cucina e lo staff. Questo riproduce il modo in cui le persone gestiscono normalmente le prenotazioni, inserendole nelle diverse fasce orarie.
- Area tavolo. Chiedi ai clienti di scegliere una zona specifica nella quale sedersi (es. nella terrazza/giardino).
- Note. Chiedi ai clienti di condividere le informazioni importanti, come bisogni alimentari specifici o evento speciale (es. se la prenotazione viene effettuata per una festa di compleanno).
- Deposito. Richiedi le informazioni della carta di credito di un cliente per addebitargli un costo in caso di cancellazione dell’ultimo minuto o di mancata presentazione.
Passo 4 – Rendi disponibile il link per le prenotazioni
Una volta configurate le prenotazioni online, l’ultimo passo è pubblicare il link per le prenotazioni online così che i clienti possano effettivamente usarlo.
- Sito web: il link viene mostrato nel sito web del ristorante.
- Google My Business permette di dare visibilità al ristorante su Google Maps e durante normali ricerche su Google. I ristoranti interessati a postare il link per le prenotazioni online su Google dovranno configurare una pagina su Google my Business. Scopri come ottimizzare le prenotazioni online grazie a questo processo di configurazione!
- Social media. Aggiungi il link per le prenotazioni a Facebook o Instagram. Ecco alcuni consigli utili per aggiungere il link a Facebook e Instagram.
Cosa vedono i clienti
Dopo che il ristorante ha pubblicato il link per le prenotazioni online, i clienti possono prenotare direttamente da lì. In questo caso l’esperienza del cliente è tipicamente caratterizzata da due momenti:
- Verificare la disponibilità
A seconda della grandezza della prenotazione (2 persone, 4 persone, ecc) l’interfaccia mostra i tavoli disponibili per una determinata giornata. Questo dipende dalle impostazioni personalizzate del ristorante, visto che alcune giornate potrebbero essere bloccate.
- Informazioni del cliente
Dopo che il cliente indica il giorno e l’ora della prenotazione, il sistema gli chiede di inserire informazioni aggiuntive, tra cui:
- Numero di persone della prenotazione
- Nome
- Informazioni di contatto (telefono o email)
- Note (preferenze, allergie…)
Operazioni giornaliere
Attivando le prenotazioni online, un sistema digitale per le prenotazioni gestisce i tavoli del tuo ristorante.
Ci sono altre funzioni interessanti da sottolineare, soprattutto per quanto concerne la comunicazione:
- Notifiche al ristorante. Il ristorante riceve una notifica quando un cliente effettua una prenotazione online. Questa può arrivare sia in forma di email, sia in forma di notifica sul cellulare, o come una lista ricapitolativa giornaliera delle prenotazioni.
- Messaggi ai clienti. Quando un cliente effettua una prenotazione, riceve una conferma inviata tipicamente tramite email, sms o messaggio su WhatsApp). Inoltre, un buon sistema di prenotazione include un messaggio di promemoria che viene inviato poco prima della prenotazione (solitamente 1 o 2 ore prima della prenotazione) per limitare i no-show (ovvero quelle persone che prenotano e non si presentano).
Attenzione: le prenotazioni online non sono un sistema a richiesta
Spesso i ristoratori vogliono configurare le prenotazioni online senza che però i clienti abbiano la possibilità di prenotare in autonomia. Alcuni ristoranti vogliono ricevere la richiesta di prenotazione e accettarla successivamente.
Comunque non è questo il modo in cui funzionano le prenotazioni online: l’idea di fondo non è tanto diversa dalle prenotazioni telefoniche, per email o via messaggio.
Le prenotazioni online sono automatiche e istantanee, non hanno bisogno di essere approvate dal ristorante o dallo staff. Le prenotazioni online sfruttano delle impostazioni avanzate e personalizzabili, per questo motivo sono immediate e non necessitano di conferma.
Scopri perché le prenotazioni online non sono un sistema a richiesta.
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