Come Funzionano le Prenotazioni Online per i Ristoranti

Ogni giorno molti ristoranti ci chiedono come funzionano le prenotazioni online; leggi questo articolo per scoprirne i segreti e i benefici.

Impostazioni ristorante

Passo 1 — Elenco tavoli

Per offrire le prenotazioni online, i ristoranti devono cominciare a creare una lista dei tavoli del loro locale; infatti sono proprio questi i tavoli che verranno resi disponibili per le prenotazioni online. Quando si procede con la creazione di questa lista, bisogna tenere a mente due dettagli chiave:

  • Numeri dei tavoli: identificano in modo unico ciascun tavolo. 
  • Capienza Tavolo: indica quante persone possono sedersi a un tavolo. 

Alcune impostazioni più avanzate potrebbero includere anche: 

  • Unione di più tavoli: permette ai ristoratori di unire o spostare i tavoli.
  • Aggiungere posti a sedere: permette ai ristoranti di stabilire a quali tavoli si può aggiungere un posto o due (inserendoli ad esempio agli estremi del tavolo). 

Passo 2 – impostazioni orario

Successivamente il ristorante deve stabilire le fasce orarie in cui accettare le prenotazioni online. Ecco le impostazioni base che ogni ristorante dovrebbe prendere in considerazione:

  1. Giorni della settimana. Mostra in quali giorni il ristorante è aperto o chiuso, inclusi i giorni in cui il locale accetta prenotazioni (es. non si accettano prenotazioni il sabato o la domenica).
  2. Orario. Mostra in quali orari il ristorante è aperto (specificando anche se per pranzo o cena) e permette di prenotare. 
  3. Periodo di tempo nel quale è possibile effettuare una prenotazione. Specifica con quanto anticipo un ristorante accetterebbe prenotazioni, da uno a 12 mesi di anticipo. 
  4. Giorni di chiusura. Mostrano in quali date il ristorante è chiuso (es. Natale, Pasqua, ecc).

             

Passo 3 – Personalizzazione delle impostazioni

Ci sono diverse impostazioni che rendono le prenotazioni online perfette per un ristorante. Ecco alcune tra le funzioni più comuni:

  1. Dimensione massima e minima della prenotazione. Stabilisci il numero di persone che possono prenotare online (es. massimo 8 persone). Per prenotazioni più grandi, il sistema chiede al cliente di contattare direttamente il ristorante. 
  2. Numero massimo di coperti per intervallo di tempo. Scagliona le prenotazioni ogni tot minuti. I ristoranti potrebbero non voler accettare più di 20 coperti ogni 15 minuti così da non sovraccaricare di lavoro la cucina e lo staff. Questo riproduce il modo in cui le persone gestiscono normalmente le prenotazioni, inserendole nelle diverse fasce orarie.
  3. Area tavolo. Chiedi ai clienti di scegliere una zona specifica nella quale sedersi (es. nella terrazza/giardino).
  4. Note. Chiedi ai clienti di condividere le informazioni importanti, come bisogni alimentari specifici o evento speciale (es. se la prenotazione viene effettuata per una festa di compleanno).
  5. Deposito. Richiedi le informazioni della carta di credito di un cliente per addebitargli un costo in caso di cancellazione dell’ultimo minuto o di mancata presentazione.

Passo 4 – Rendi disponibile il link per le prenotazioni

Una volta configurate le prenotazioni online, l’ultimo passo è pubblicare il link per le prenotazioni online così che i clienti possano effettivamente usarlo.

  1. Sito web: il link viene mostrato nel sito web del ristorante. 
  2. Google My Business permette di dare visibilità al ristorante su Google Maps e durante normali ricerche su Google. I ristoranti interessati a postare il link per le prenotazioni online su Google dovranno configurare una pagina su Google my Business. Scopri come ottimizzare le prenotazioni online grazie a questo processo di configurazione!
  3. Social media. Aggiungi il link per le prenotazioni a Facebook o Instagram. Ecco alcuni consigli utili per aggiungere il link a Facebook e Instagram.

Cosa vedono i clienti 

Dopo che il ristorante ha pubblicato il link per le prenotazioni online, i clienti possono prenotare direttamente da lì. In questo caso l’esperienza del cliente è tipicamente caratterizzata da due momenti:

  1. Verificare la disponibilità 

A seconda della grandezza della prenotazione (2 persone, 4 persone, ecc) l’interfaccia mostra i tavoli disponibili per una determinata giornata. Questo dipende dalle impostazioni personalizzate del ristorante, visto che alcune giornate potrebbero essere bloccate.

  1. Informazioni del cliente

Dopo che il cliente indica il giorno e l’ora della prenotazione, il sistema gli chiede di inserire informazioni aggiuntive, tra cui: 

  • Numero di persone della prenotazione
  • Nome 
  • Informazioni di contatto (telefono o email)
  • Note (preferenze, allergie…)

Operazioni giornaliere 

Attivando le prenotazioni online, un sistema digitale per le prenotazioni gestisce i tavoli del tuo ristorante. 

Ci sono altre funzioni interessanti da sottolineare, soprattutto per quanto concerne la comunicazione:

  • Notifiche al ristorante. Il ristorante riceve una notifica quando un cliente effettua una prenotazione online. Questa può arrivare sia in forma di email, sia in forma di notifica sul cellulare, o come una lista ricapitolativa giornaliera delle prenotazioni.
  • Messaggi ai clienti. Quando un cliente effettua una prenotazione, riceve una conferma inviata tipicamente tramite email, sms o messaggio su WhatsApp). Inoltre, un buon sistema di prenotazione include un messaggio di promemoria che viene inviato poco prima della prenotazione (solitamente 1 o 2 ore prima della prenotazione) per limitare i no-show (ovvero quelle persone che prenotano e non si presentano).

Attenzione: le prenotazioni online non sono un sistema a richiesta

Spesso i ristoratori vogliono configurare le prenotazioni online senza che però i clienti abbiano la possibilità di prenotare in autonomia. Alcuni ristoranti vogliono ricevere la richiesta di prenotazione e accettarla successivamente. 

Comunque non è questo il modo in cui funzionano le prenotazioni online: l’idea di fondo non è tanto diversa dalle prenotazioni telefoniche, per email o via messaggio.

Le prenotazioni online sono automatiche e istantanee, non hanno bisogno di essere approvate dal ristorante o dallo staff. Le prenotazioni online sfruttano delle impostazioni avanzate e personalizzabili, per questo motivo sono immediate e non necessitano di conferma.

Scopri perché le prenotazioni online non sono un sistema a richiesta.

Leggi le risposte ad alcune delle domande che ci vengono poste più di frequente, sfatiamo insieme alcuni dei miti più comuni del settore della ristorazione.

Prova l’app Carbonara! Scaricala in meno di 5 minuti e configura le prenotazioni online in modo semplice. 

Hai qualche domanda? Siamo sempre disponibili per parlare con i ristoranti e ascoltare quello che hanno da dire sul loro modo di prendere prenotazioni. Contattaci oggi!