Per migliaia di ristoranti in tutto il mondo le prenotazioni online si sono dimostrate uno strumento irrinunciabile, ma nonostante questo molti ristoratori non hanno ancora cominciato a utilizzarle. Ciò dipende spesso da una serie di concezioni sbagliate che si sono diffuse nel settore, una sopra tutte: l’idea che si possa perdere il controllo usando le prenotazioni online.
In questo articolo cercheremo di capire insieme cosa si cela dietro questa paura, dimostrando come in realtà sia una delle concezioni più sbagliate che si sono sviluppate negli ultimi anni.
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Smentiamo le credenze più diffuse
Normalmente i ristoranti menzionano sempre le stesse preoccupazioni riguardo le prenotazioni online, e per questo sono sempre un po’ restii a provarle. Ci sono alcuni malintesi che possono aver trattenuto alcuni locali dal trarre tutti i benefici che un sistema digitale può portare.
Il primo fra tutti è che un software per la gestione delle prenotazioni sia un sistema “ad approvazione”, che richiede cioè la costante vigilanza da parte del ristorante e del personale. Al contrario, l’obiettivo principale di un sistema digitale è rivoluzionare il processo di prenotazione eliminando il fatto di dover inserire manualmente tutte le prenotazioni dei clienti.
Un sistema di prenotazione per ristoranti automatizza le prenotazioni dei clienti senza intaccare il controllo del ristoratore sulla collocazione e sulla gestione dei tavoli, il tutto senza avere la scocciatura di aggiungere manualmente le prenotazioni al sistema e dover ricordare ai clienti la loro prenotazione.
Ciononostante ci sono ancora quattro concezioni sbagliate che sono la causa dei dubbi dei ristoratori. In questo articolo cercheremo di approfondirle per far sì che i ristoranti non perdano la possibilità di trarre tutti i benefici possibili dall’utilizzo di un sistema per le prenotazioni online.
1. Le prenotazioni online fanno perdere il controllo
In generale, la maggior parte dei ristoratori con i quali abbiamo parlato hanno affermato di non voler cominciare ad accettare prenotazioni online per non perdere il controllo sulle prenotazioni dei loro clienti.
Facciamo un passo indietro e riflettiamo su questo tema: se le prenotazioni online facessero davvero perdere il controllo, perché sarebbero così popolari nel settore della ristorazione?
La realtà è questa: un sistema per le prenotazioni online favorisce il controllo del ristoratore sulle prenotazioni.
Il software registra le informazioni più importanti del cliente senza mai effettuare errori. Il personale può accedervi senza il bisogno di doverle condividere manualmente mostrando un’agenda cartacea, e il sistema digitale si assicura che non ci siano fraintendimenti causati da una scrittura disordinata e illeggibile. Le prenotazioni vengono gestite in base alla lista dei tavoli disponibili e il personale riceve una notifica ogni volta che viene effettuata una nuova prenotazione.
Scopri di più sulle basi di un sistema di prenotazione.
2. Le prenotazioni online portano sempre all’overbooking
Cosa significa overbooking? Con questo termine si fa riferimento a quelle situazioni poco piacevoli in cui vengono accettate più prenotazioni di quante un ristorante non possa gestire. Ad esempio, il fenomeno di overbooking si può verificare quando si hanno 50 coperti disponibili e si prendono prenotazioni per 60. Ovviamente si tratta di una circostanza odiata e temuta dai ristoratori di tutto il mondo, e si teme che accettando le prenotazioni online si arrivi sempre all’overbooking. In realtà, prima di accettare le prenotazioni online il ristorante deve configurare la lista dei tavoli disponibili in base alle sue preferenze. Quando un cliente prenota un tavolo, quest’ultimo viene rimosso dalla pagina delle prenotazioni per un periodo di tempo specifico predeterminato dal ristoratore, ovvero il tempo di permanenza del cliente a quel tavolo.
Di conseguenza il sistema gestisce e aggiorna la lista tavoli del ristorante in tempo reale, per questo motivo non si potrà mai verificare l’overbooking.
3. Le prenotazioni online aumenteranno il carico di lavoro dello staff
Molti ristoratori sono convinti che non esista nessun sistema digitale che possa gestire in modo accurato le prenotazioni, e che un sistema per le prenotazioni online creerebbe un afflusso massivo di clienti, sopraffacendo il personale.
Torniamo indietro al commento iniziale. Se il problema fossero le prenotazioni online, perché verrebbero utilizzate da moltissimi ristoranti?
Un sistema di prenotazione ben organizzato si assicura che le prenotazioni avvengano ogni 15 o 30 minuti (a seconda delle preferenze del ristoratore).
Il sistema potrebbe ad esempio avere un limite di 20 coperti per ogni 15 minuti, e questo garantisce non solo che l’arrivo dei clienti sia ben distribuito e il personale di sala non venga sovraccaricato di lavoro, ma anche un servizio efficiente per il cliente.
4. Con le prenotazioni online non si possono gestire gruppi numerosi
Tutti i sistemi di prenotazione hanno una funzione basilare che permette di gestire i gruppi più numerosi stabilendo in totale autonomia la dimensione massima della prenotazione. Ogni ristorante sarà dunque libero di scegliere oltre quale numero di ospiti non permettere più le prenotazioni online.
Se ad esempio si decidesse di accettare le prenotazioni online per un massimo di 6 persone, i gruppi di 7 o più dovranno contattare direttamente il ristorante (telefonicamente o via mail) per effettuare una prenotazione. Grazie a questo tipo di funzione la maggior parte dei clienti potrà prenotare senza indugio, mentre il personale interverrà per i gruppi più numerosi.
Può anche succedere che si voglia inserire un numero minimo di persone per effettuare una prenotazione online (ad esempio, solo i gruppi di 4 o più persone possono prenotare online).
Figura 1. App Carbonara utilizzata dal personale del ristorante all’entrata
Tiriamo le somme
La concezione sbagliata che le prenotazioni online possano far perdere il controllo organizzativo si fonda su un sentimento umano molto comune: la paura dell’ignoto, la paura delle novità. Spesso dimentichiamo che i metodi ormai consolidati – come il fatto di accettare prenotazioni telefonicamente con il successivo appunto su un’agenda – sono stati un tempo un’innovazione che ha impiegato decenni a consolidarsi e ad essere accettata dai ristoranti.
I cambiamenti sociali vanno e vengono, come ha sottolineato il giornale The Atlantic, e le prenotazioni per ristoranti hanno affrontato molte trasformazioni, cambiando continuamento per stare al passo che le richieste e i bisogni dei clienti, dall’uso di massa dei telefoni cellulari ai software digitale e internet.
Bisogna comunque considerare che le prenotazioni online sono ormai uno strumento consolidato e vengono usate da più di 20 anni.
Alla fine risulta utile pensare a come queste tecniche vengono impiegate negli altri settori. Le compagnie aeree, per esempio, usano le prenotazioni online per gestire i voli efficientemente. Il procedimento online permette alle compagnie aeree di assegnare i posti velocemente, senza che i clienti debbano chiamare per prenotare i biglietti, scegliere i posti e organizzarsi per pagare. In questo modo, il settore risparmia tantissimo tempo nella gestione dell’attività.
Le prenotazioni online migliorano la gestione
La parte migliore di un sistema online per le prenotazioni è che si adatta perfettamente ai bisogni di un ristorante. Per soddisfare qualunque necessità tutto quello che si deve fare è personalizzare le impostazioni del sistema, dopodiché si è pronti a partire.
C’è anche un vantaggio: i ristoranti possono avere tutto questo senza pagare una fortuna.
Con l’app Carbonara, i ristoranti hanno il controllo sulle prenotazioni accentandole online per facilitare a tutti il processo. Le prenotazioni online possono adattarsi comodamente alla strategia portata avanti da ogni ristorante, soprattutto se l’app Carbonara fornisce accesso sia dal computer sia dallo smartphone.
Metti da parte le concezioni sbagliate e prova l’app Carbonara. Scopri come molti dei nostri utenti hanno già visto dei miglioramenti nella gestione della loro attività.
