Spesso le compagnie che forniscono software per le prenotazioni hanno un costo per l’utilizzo del loro servizio, ovvero una tassa per ogni persona che prenota al ristorante.
Il miglior sistema per gestire le prenotazioni non ti costerà una fortuna, leggi questo articolo per capire come può aiutarti a gestire al meglio il tuo ristorante e venire incontro alle tue necessità.
Figura 1. Monete di Pictures of Money via Flickr
Il migliore sistema per le prenotazioni online – Un po’ di storia
Le prenotazioni online vedono la loro origine in un momento storico ben preciso: sono cominciate nel diciottesimo secolo, e al giorno d’oggi continuano ad essere largamente utilizzate.
A quel tempo i ristoranti hanno cominciato ad acquisire popolarità tra il ceto medio sia Londra sia a Parigi, quindi dare la possibilità ai clienti di prenotare è stato un modo “educato” per permettere alle persone di scegliere un tavolo a loro piacimento. Il ristorante divideva le varie aree del locale in base al numero di clienti che aveva prenotato un tavolo.
Ma da quando i ristoranti hanno dovuto pagare per le prenotazioni?
All’inizio degli anni 2000 sono nate le prime aziende che sviluppavano software per la prenotazione, e crescendo hanno cominciato a creare un sistema di prenotazione “pay per booking”, ovvero che addebita ai ristoranti un costo per ogni persona che prenota un tavolo tramite il sistema.
Ovviamente un metodo del genere arricchisce l’azienda che fornisce il sistema di prenotazione e non il ristorante, per il quale la transizione verso una soluzione digitale diventa difficile e dispendiosa.
Per fortuna esistono dei sistemi di prenotazione che tengono davvero al bene del ristorante, e oggi i migliori software per ristoranti ti faranno pagare molto meno per usare le loro funzioni.
Figura 2. Ristorante di Robin Hall via Flickr
Piattaforma per le prenotazioni online – Perché esiste il Pay-per-booking?
Semplice, perché si tratta di un modello di business, nient’altro.
La razionalità che sta dietro i servizi di pay-per-booking deve fare i conti con la convenienza e il ritorno che hanno queste aziende. Loro vanno incontro alle necessità dei ristoranti, aiutandoli ad avere un buon giro di clienti e fornendogli un servizio che permetta alle persone di prenotare nel loro locale, ma vogliono qualche cosa in cambio, per questo addebitano una tassa per l’utilizzo della funzione offerta.
Tutto questo però fa sorgere molte domande riguardanti la natura basilare del settore della ristorazione.
In precedenza un ristorante non ha mai dovuto pagare perché venisse processata una prenotazione. I ristoratori hanno sempre pagato il loro personale per rispondere al telefono, prendere la prenotazione e scrivere i dati dei loro clienti, ma fino a questo momento non hanno mai dovuto pagare un costo variabile in base ai coperti fatti.
Se ci pensi è controproducente: usando un sistema leader del settore, il tuo ristorante dovrà pagare per registrare dei clienti che già avevano deciso di cenare nel tuo ristorante. Magari pensi di attirarli nel tuo locale, ma in realtà stai solo pagando per le loro prenotazioni.
Per anni i giornalisti di questo settore hanno discusso se fosse giusto o meno che i clienti pagassero da soli per le loro prenotazioni. Secondo alcuni potrebbe essere una buona idea, perché in questo modo i ristoranti potrebbero gestire la domanda in modo più efficiente (ad esempio i clienti potrebbero essere più propensi a cenare in orari diversi, perché al di fuori degli orari di punta i prezzi delle prenotazioni risulterebbero più bassi).
Far pagare i ristoranti per i loro stessi tavoli sembra sbagliato. Anche se il ristorante decidesse di far pagare i suoi clienti per le loro prenotazioni (in questo modo eviterebbe di dover pagare per ogni coperto), dovrebbe comunque tenere in considerazione altri costi legati all’utilizzo di un certo sistema di prenotazione.
Figura 3. Chartier di Mack Male via Flickr
Piattaforma online per le prenotazioni – Come funziona il pay-per-booking
Prezzo del contratto, pagamenti una tantum e limiti sulle prenotazioni fanno tutti parte del modo in cui le aziende che forniscono un servizio di prenotazione gestiscono i costi. Le soluzioni possono essere diverse, da un costo per ciascuna persona che prenota tramite il sistema, a una formula “pay per use”, ovvero che farà pagare in base all’utilizzo.
Il costo che verrà addebitato al ristorante sarà fisso, indipendentemente da come viene permesso al cliente di effettuare la prenotazione (tramite una sezione del sito web del locale o direttamente dal sito del fornitore). Il tuo ristorante dovrà pagare per ogni prenotazione che viene effettuata dal cliente; per esempio, un tavolo potrebbe costare 1€, due 2€ e così via.
Questi prezzi presi singolarmente potrebbero sembrare irrisori, ma potrebbero variare da mese a mese. Diamo un’occhiata alle possibili situazioni.
Supponiamo che tu abbia un piccolo ristorante che gestisce circa 300 coperti ogni mese, e decidi di optare per un sistema di prenotazione che ti fa pagare 25 centesimi a coperto.
All’inizio è una cifra bassa, ma man mano che passano i giorni aumenta sempre di più. Alla fine del mese dovrai pagare circa 80€ solo per il costo per coperto, al quale poi si potrebbero aggiungere altri costi, come la tassa di iscrizione o altri costi correlati.
Supponiamo poi che nel corso del tempo la popolarità del tuo ristorante aumenti e che molte più persone decidono di venire a mangiare nel tuo locale: in questo caso il costo del coperto potrebbe cambiare e diventare di 2€: comincia a diventare costoso. Il tuo ristorante – che gestisce più di 300 coperti al mese – sarà costretto a pagare tra i 700 e gli 800€, un costo non indifferente solo per gestire le prenotazioni. La cattiva notizia è che più la popolarità del tuo ristorante crescerà (e di conseguenza anche il numero di clienti e – forse – il numero di tavoli) anche il costo è destinato a salire.
Se stai ancora considerando questa opzione, calcola quante prenotazioni mensili accetti, in questo modo potrai avere una stima approssimativa dei costi.
Non dimenticare di considerare anche le persone che prenotano e poi non si presentano; in quel caso non solo dovrai pagare per quel coperto, ma avrai anche un tavolo vuoto. Alcuni fornitori ti permettono di indicare quando un cliente che ha prenotato non si presenta, ma spesso i tempi ristretti lo fanno dimenticare e il ristorante deve comunque pagare il costo.
Alla luce di tutto questo, l’opzione finale è quella di scegliere il miglior software per le prenotazioni per ristoranti in circolazione: uno a basso prezzo.
Qual è il migliore sistema di prenotazione per ristoranti?
Le varie aziende che offrono i servizi per le prenotazioni online ti venderanno il loro prodotto e giustificheranno il fatto di farti pagare per ogni prenotazione portando alcuni argomenti a loro favore.
- Un sistema di prenotazione per ristoranti attira più clienti. I promemoria automatici vengono inviati tramite SMS ai clienti che hanno già prenotato, in modo da assicurare che si presentino al locale. Ovviamente sono molto utili, poiché riducono la possibilità che le persone non si presentino al ristorante.
- Una piattaforma online per le prenotazioni migliora la precisione dell’agenda. Con l’aiuto della tecnologia, un sistema di prenotazione online elimina i possibili errori che sono frequenti usando un libro cartaceo e permette ai clienti di inserire da soli le loro informazioni (come nome, numero di persone) evitando così spiacevoli equivoci.
- Il miglior sistema di prenotazione online fornirà ai ristoranti anche l’analisi dei dati per avere un punto di vista unico sulla tua attività e per migliorare il tuo rapporto con i clienti.
Questi argomenti a favore di un sistema per le prenotazioni online sono fantastici, e se tutto questo fosse possibile a portata di portafoglio?
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