Al giorno d’oggi, molti clienti sono abituati a prenotare e un’app per effettuare prenotazioni rende tutto più semplice, lascia che i clienti prenotino quando preferiscono. Tuttavia, moltissimi ristoranti stanno stabilendo dei limiti per la permanenza al tavolo (tra i 90 e i 120 minuti), quindi si deve cercare di assicurarsi che i clienti non si sentano come se gli si stesse mettendo fretta.
Cercheremo di capire insieme come far mangiare i clienti tranquilli continuando a rispettare le politiche del tuo ristorante riguardanti la durata massima di una prenotazione. E in caso avessi altre domande sull’argomento, non esitare a inviarci un’email.
Stabilire dei limiti di tempo per le prenotazioni è una buona idea
La prenotazione in un ristorante è come una negoziazione. I clienti devono trovare un momento che vada bene per il loro gruppo, mentre i ristoratori devono assicurarsi che la prenotazione non vada in conflitto con quelle preesistenti. Purtroppo potrebbe anche verificarsi il cosiddetto “overbooking”, ovvero una “sovraprenotazione”, ma questo accade maggiormente ai ristoranti che hanno spesso a che fare con persone che prenotano e poi non si presentano (scopri qui come prevenire questo fastidio).
Nella maggior parte dei casi, un’app per le prenotazioni velocizza il processo: i clienti possono semplicemente scegliere la fascia oraria che più li aggrada, mentre i ristoranti hanno la possibilità di vedere tutte le prenotazioni sull’app in una sola occhiata.
Tuttavia, con le restrizioni ancora in vigore oggi, i ristoranti dovrebbero prendere in considerazione di limitare la permanenza al tavolo a due ore o anche meno. La decisione non è affatto semplice, ma può portare numerosi benefici, scopriamo insieme quali.
Figura 1. Ristorante Rambla, Copenhagen (Ørestaden), di Kristoffer Trolle via Flickr
Perché i limiti di tempo sono importanti
Se il tuo ristorante è molto popolare e le prenotazioni esauriscono in fretta, il tuo personale non avrà molto spazio per far sedere persone extra.
Considerando le ore più piene, diciamo dalle 19:30 alle 21:30, un tavolo che viene occupato da un solo gruppo di clienti per tutta la serata significa una perdita per il ristorante. Supponiamo che in quel lasso di tempo arrivino altri 3 gruppi di persone; senza una politica di prenotazione ben chiara, potrebbero rischiare di non sedersi.
Bisogna sottolineare che una politica per la gestione dei tavoli trasparente può aiutarti a massimizzare il fatturato del tuo ristorante. Stabilire dei limiti al tempo in cui i clienti possono stare seduti al tavolo permetterebbe di far sedere due o più gruppi di clienti ad un solo tavolo nel giro di 3 ore – aumentando esponenzialmente il guadagno per un singolo tavolo.
I giornalisti del settore si sono già espressi a riguardo. L’Irish Times, un giornale molto popolare in Irlanda, ha raccomandato ai ristoranti “in ascesa” di applicare le limitazioni sulle prenotazioni, definendole un’idea eccellente. Un buon lasso di tempo con cui cominciare potrebbe essere 105 minuti (un’ora e 45 minuti), ma ovviamente questo può variare a seconda del giro d’affari del ristorante.
In questi anni c’è un altro fattore molto importante che bisogna considerare: l’esteso impatto del Covid-19 e le misure prolungate che ha causato.
In questo periodo, non bisogna tralasciare le misure ancora in vigore per contenere la minaccia legata al Coronavirus, non solo in Italia ma in tutto il mondo. Per la sicurezza generale, infatti, è stato introdotto in green pass (o pass sanitario) per poter mangiare all’interno dei ristoranti (non necessario invece per sedersi fuori); quindi, anche se le restrizioni sulla capienza e sul numero di persone da far sedere ad un tavolo non sono più in vigore, ci sono altre regole che non bisogna dimenticare.
La risposta dei clienti ai limiti di tempo sulle prenotazioni
Grazie ad un forum su Tripadvisor che si interrogava proprio su come venissero percepiti i limiti di tempo sulle prenotazioni dalle persone, si è notato come molti clienti abbiano un atteggiamento sospettoso riguardo questa nuova politica ristorativa, che “mette i clienti alla porta” ancora prima che comincino a mangiare. Rispondendo alla domanda “Perché esistono?”, un cliente scherzando ha affermato che si tratta solo di un pretesto dei ristoratori per presentare il conto.
Detto questo, i ristoranti che decidono di inserire dei limiti di tempo per le prenotazioni devono trovare un equilibrio, cercando di introdurli senza sembrare eccessivamente insistenti. I clienti vogliono sentirsi accolti e godersi la loro cena, quindi bisognerebbe sempre cercare di mantenere un’atmosfera positiva, anche con i limiti di tempo sulle prenotazioni.
Per fortuna alcuni clienti hanno reagito positivamente a questa novità introdotta dai ristoranti. L’anno scorso, il Wall Street Journal ha intervistato alcuni clienti sull’argomento, e una persona era entusiasta di questa nuova politica sulle prenotazioni, lodando l’efficienza del ristorante, soprattutto perché offriva alle persone la possibilità di consultare il menu online prima di arrivare al locale.
Il cliente ha apprezzato in particolar modo la possibilità di scegliere velocemente cosa mangiare ancora prima di entrare al ristorante. “Avevamo ben chiaro in mente cosa ordinare”, ha affermato. Nessuna esitazione sugli antipasti, sul primo o sul dolce.
Tuttavia, le nuove politiche sulla gestione dei tavoli nei ristoranti saranno inevitabilmente percepite in modo diverso dalle persone. Quindi come possono i ristoranti adottare i limiti di tempo sulle prenotazioni senza creare troppo malcontento?
Come gestire i limiti di tempo e mantenere il cliente soddisfatto
La soluzione è una comunicazione chiara. Ecco alcuni modi in cui comunicare ai clienti che hanno prenotato un tavolo per un lasso di tempo ben definito.
- Creare un menu online, in questo modo i clienti possono decidere cosa ordinare ancora prima di sedersi al loro tavolo, riducendo il tempo che trascorreranno nel locale.
- Postare informazioni su come il tuo ristorante sta cercando di favorire un’esperienza positiva per tutti, inserendo i cambiamenti delle politiche sulle prenotazione sul sito web, nelle e-mail e sui social media.
- Crea dei media (come video o immagini) per diffondere le informazioni sulle politiche che metti in pratica con i tuoi clienti. Potrai sempre condividere questi contenuti anche nelle email o nei social media.
- Utilizza un’app per le prenotazioni con una funzione di comunicazione bidirezionale, in questo modo potrai inviare ai clienti aggiornamenti sulla loro prenotazione e informarli anche sui dettagli delle politiche del ristorante.
Tutto questo può essere fatto con una minima spesa, soprattutto quando l’applicazione per le prenotazioni è gratuita.
Figura 2. Fotografare il cibo di Marco Verch via Flickr
Gestire le prenotazioni con un’app gratuita
L’app Carbonara aiuta i ristoratori a gestire al meglio la loro attività, fornendo anche strumenti avanzati per stabilire la capienza massima di un tavolo e una funzionalità per impostare il tempo di permanenza al tavolo del cliente.
Se un cliente effettua una prenotazione, il tuo staff potrà usare l’app per stabilire quanto durerà il loro pasto – ad esempio un’ora o un’ora e mezza.
La classica tempistica impostata è 2 ore, un ampio lasso di tempo in cui i clienti possono non solo godersi il loro pasto ma anche assaporare a pieno l’atmosfera del locale; tuttavia, può essere cambiato inserendo tempistiche differenti. Se il periodo è più tranquillo o la prenotazione viene effettuata da un gruppo numeroso, il periodo di permanenza può essere cambiato a seconda delle diverse esigenze dei clienti; basta cliccare sul tasto dell’app per cambiare la tempistica.
Lavoriamo costantemente per creare nuove e avanzate funzioni per l’app Carbonara, per migliorare il lavoro di tutti i ristoranti, dai più grandi ai più piccoli. Aggiornamenti costanti permettono di apportare miglioramenti a tutte le funzioni dell’app – tra cui la gestione dei tavoli – permettendo ai ristoratori di stabilire una durata massima di permanenza al tavolo in determinati giorni della settimana.
Un gruppo di sei persone passerà più tempo al tavolo durante un brunch domenicale rispetto a due persone che mangiano fuori di venerdì sera (anche se consumassero una cena completa).
Detto questo, potresti voler adottare un limite di 2 ore e mezza di domenica e un’ora e mezza di venerdì. Qualunque siano le tue preferenze, l’app Carbonara si adatta perfettamente ai bisogni odierni dei ristoranti.
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