Le guide ultime du logiciel de planification des restaurants en 2024

La révolution numérique a donné naissance à un très grand nombre d’options logicielles pour les restaurants, aidant les équipes à travailler plus efficacement. Des réservations en ligne aux listes d’attente numériques, il existe une pléthore d’outils électroniques à utiliser – et le logiciel de planification des restaurants fait désormais partie des outils indispensables pour les restaurateurs. Restez avec nous pour en savoir plus.

Les méthodes de planification à l’ancienne en pratique (« Schedule » par Maxime Guilbot via Flickr) Creative Commons 2.0

Qu’est-ce que la planification des restaurants ?

La répartition des horaires de travail implique une cohérence et une communication constante dans une équipe. Comme la plupart des entreprises, les restaurants fixent un jour dans la semaine pour publier le planning du personnel. Celui-ci indique aux employés les heures qu’ils doivent travailler au cours des semaines à venir.

Les restaurants utilisent donc des feuilles de calcul et des modèles de papier et de crayon pour :

  • établir un premier planning que le personnel peut accepter ou modifier
  • le placer dans un endroit très visible à l’arrière du restaurant
  • afficher des listes de choses à faire pour communiquer les changements et les informations clés, comme un changement de poste

Un bon planning de restaurant donne généralement au personnel un peu de temps, une fenêtre, pour y répondre. Ils peuvent échanger leurs postes avec d’autres membres de l’équipe ou noter leurs jours de travail préférés. Cela implique de soumettre des demandes de congés.

Quels sont les problèmes causés par un calendrier physique ?

La création d’un planning est une partie essentielle des opérations quotidiennes d’un restaurant. Les établissements en ont besoin pour se préparer adéquatement à la demande des clients, en sachant à l’avance quels sont les meilleurs membres de l’équipe à affecter à certains créneaux horaires dans la semaine de travail.

Cependant, malgré les avantages évidents, il existe une série de problèmes typiquement associés à la planification manuelle de type stylo/papier que chaque restaurant doit pouvoir  identifier aujourd’hui.

1. Une routine rigide

La planification manuelle est un fardeau plus lourd qu’on ne l’imagine. Le plus gros problème du planning manuel est son manque de flexibilité. Une fois que le directeur d’un restaurant a rempli un planning, il est difficile d’y apporter des modifications ultérieures.

Prenons l’exemple d’un calendrier de travail physique, imprimé sur papier et affiché dans une salle du personnel. Si quelqu’un veut faire un changement, il doit utiliser un stylo pour marquer ses nouvelles heures. Cela devient vite compliqué : après que dix membres du personnel ont modifié leurs horaires, le calendrier est à peine lisible.

2. Une mauvaise communication

S’il utilise un calendrier physique, le manager doit établir tous les changements et informer tous les employés concernés. Or, pendant les heures de fermeture, les managers peuvent avoir du mal à croiser et à communiquer avec leurs employés. Peut-être qu’un membre du personnel manque à l’appel, peut-être qu’il oublie de vérifier ses mails. Quelle qu’en soit la raison, cela ouvre la voie à des erreurs, et les membres du personnel pourraient louper des informations clés sur leurs prochaines heures ou faire des heures en trop.

3. Une lenteur trop importante

La gestion d’un planning papier peut être pratique pour les managers, car tout ce dont ils ont besoin, c’est d’un carnet et d’un modèle ; mais ce système est peu pratique pour tous les autres. Avec cette méthode, les managers ne peuvent pas établir et distribuer rapidement les horaires des restaurants. De plus, c’est au manager qu’il incombe de s’assurer que chacun comprend ses horaires. Il doit s’assurer que le personnel ait bien compris :

  • les jours où chacun peut travailler
  • les créneaux horaires pour lesquels chacun peut travailler
  • les vacances que chacun doit organiser

La planification physique accroît donc la pression dans la salle du personnel, empêchant l’accès instantané aux informations les plus importantes.

Les méthodes manuelles de planification ont leurs inconvénients (« Macbook » par Ryan Adams via Flickr) Creative Commons 2.0

Qu’est-ce qu’un logiciel de planification de restaurant ?

Un logiciel de planification permet aux restaurants et à leurs équipes d’accéder à une vue d’ensemble numérique de la gestion des équipes et aide les établissements à

  • réduire les coûts de main-d’œuvre
  • améliorer les relations avec le personnel
  • adapter les horaires du personnel sur place
  • favoriser la synchronisation des équipes

En créant les horaires et en informant les employés du restaurant en un seul endroit, le logiciel permet d’accélérer l’ensemble du processus de planification, le rendant plus efficace pour tous. Ainsi, l’établissement des horaires d’un restaurant devient une tâche très simple à réaliser.

Le logiciel permet aux managers de créer des plannings numériques grâce à des outils de création dotés de fonctionnalités importantes telles que la configuration des notifications et des alertes. Ainsi, les équipes reçoivent des informations sur des sujets essentiels, tels que les conflits d’horaires et les demandes d’heures supplémentaires.

Il s’agit également d’un outil pour les travailleurs. Les logiciels de planification permettent aux employés d’afficher numériquement leur disponibilité au travail. Cela signifie qu’ils peuvent adapter un horaire à leurs besoins. Par exemple, un serveur peut indiquer qu’il ne peut travailler que du lundi au jeudi. Cela permet d’éviter toute complication inutile, de réduire les demandes de changement et d’encourager l’efficacité opérationnelle.

Le logiciel automatise la plupart des processus manuels associés à la planification – l’envoi de communications sur les changements d’équipes, par exemple. Cela permet aux restaurants de mieux contrôler l’affectation de leurs collaborateurs. Découvrez comment les autres fonctionnalités numériques disponibles aujourd’hui, telles que les réservations en ligne, renforcent le contrôle des restaurateurs sur leur activité.

5 points à surveiller

Les restaurants perdent du temps à créer manuellement des feuilles de calcul, des documents et des calendriers pour organiser leurs équipes. Avec l’aide d’un programme de planification automatisé, les établissements peuvent tirer le meilleur parti de leur temps. Voici 5 points essentiels à retenir.

1. La facilité d’utilisation

Il est essentiel de certifier qu’un logiciel est facile à utiliser. Les gestionnaires doivent pouvoir :

  • partager les horaires lorsqu’ils sont prêts
  • notifier le personnel lorsqu’ils apportent des modifications au planning
  • communiquer instantanément avec les employés via un système de messagerie interne
  • accéder au système à la fois via un ordinateur de bureau et un smartphone
  • prendre des notes dans un journal de bord numérique pour suivre les performances des employés.

Les logiciels de gestion des horaires de restaurant fonctionnent selon les mêmes principes que les services en ligne instantanés tels que les mails. Prenons l’exemple d’une fonction de messagerie de groupe. Elle permet aux restaurants de communiquer avec tous les membres de l’équipe et de connaître la disponibilité des employés en temps réel afin de créer efficacement les plannings du personnel. Parmi les autres fonctions spécialisées, citons :

  • un compteur de temps pour suivre les présences des employés, qu’ils soient à l’heure ou non
  • un système de paye pour calculer avec précision les heures des employés et les payer en conséquence
  • la prévision de la main-d’œuvre pour planifier avec précision et faire correspondre la main-d’œuvre du restaurant à la demande

2. Accès mobile

Assurez-vous que les logiciels sont facilement accessibles via les smartphones. Cela peut avoir de sérieuses implications sur le flux de travail de votre restaurant. Par exemple, si un logiciel n’offre qu’une faible fonctionnalité mobile, il peut résulter difficile au personnel de

  • pointer régulièrement, ce qui entraîne directement des problèmes de paie
  • accéder au système depuis n’importe quel endroit du restaurant
  • rester informé de tout changement d’horaire

3. Intégration du calendrier

Vous pouvez intégrer le logiciel à des applications comme Google Calendar. Les meilleures options logicielles peuvent :

  • synchroniser les rendez-vous du calendrier numérique
  • intégrer et utiliser les réservations du restaurant sur le calendrier
  • informer les responsables des vacances, des congés et des pauses du personnel

L’intégration signifie que les managers peuvent passer moins de temps à réserver deux fois des créneaux horaires. C’est ce qu’on appelle la synchronisation bidirectionnelle du calendrier. Assurez-vous qu’un logiciel offre cette fonctionnalité afin de rationaliser la planification des horaires en place.

4. Programmation automatique

Il s’agit probablement de la fonction de gain de temps la plus importante offerte par un système de planification. Une fonction de programmation automatique :

  • utilise des données telles que la disponibilité du personnel pour créer des horaires
  • élimine l’incertitude associée à l’élaboration manuelle des horaires
  • s’adapte aux besoins et aux préférences des employés
  • réduit les risques de conflits d’horaires.

Les différents systèmes offrent différentes fonctions de programmation automatique. Certains offrent une fonction en un seul clic, permettant aux gestionnaires de créer des horaires automatiques fréquemment et rapidement. Cependant, tous les systèmes exigent le même pré-requis : la saisie manuelle des données. Pour activer les horaires automatiques, les restaurants doivent connaître à l’avance

  • les préférences du personnel en matière d’horaires
  • les demandes de congés des employés
  • les ajustements saisonniers
  • les prévisions de fréquentation des clients

Une fois l’opération terminée, le jeu en vaut la chandelle. Découvrez les avantages d’une fonction de planification automatique.

Des fonctions spéciales, comme le suivi de la géolocalisation, aident les gestionnaires de restaurants à suivre les mouvements des employés pendant leur shift de travail. Cependant, il y a beaucoup à prendre en compte lors de la mise en œuvre d’une telle fonction, qui convient mieux aux grandes chaînes de restaurants.

5. Rapports

Combien d’employés méritent une promotion ? Qui fait plus d’heures supplémentaires que les autres ? Le logiciel de gestion des horaires de restaurant fournit des rapports numériques réguliers pour aider le directeur d’un restaurant ou le service des ressources humaines à prendre des décisions sur ces questions. Ces mesures aident les restaurants à garder leur budget sous contrôle.

3 avantages des logiciels de planification des horaires pour restaurant

1. Un meilleur contrôle

Un système numérique améliore le contrôle total qu’un gérant de restaurant a sur l’affectation du personnel. D’un seul coup d’œil, les utilisateurs peuvent voir les horaires de travail avec des mises à jour en temps réel. Les gérants n’ont pas à s’inquiéter de se tromper et de mélanger certains membres du personnel avec certains postes. Comme les systèmes tiennent compte de tout le monde, les restaurants n’ont plus à s’inquiéter d’erreurs simples mais lourdes de conséquences : manquer une demande de changement d’équipe, par exemple, ou oublier d’affecter quelqu’un au créneau du samedi après-midi. Les restaurants ont beaucoup plus de contrôle.

2. Moins de confusion

Les logiciels aident à résoudre les problèmes liés à la planification manuelle des horaires. Les problèmes liés au manque de personnel pendant les périodes de pointe ou au sureffectif pendant le reste des heures sont le domaine d’expertise d’un plan logiciel. Une étude a révélé que la dotation en personnel pilotée par logiciel avait permis de réduire le sous-effectif et le sureffectif dans le secteur de la vente au détail dans quarante et un magasins. Le logiciel a fourni une solution en temps réel pour la dotation en personnel, ce qui a permis aux entreprises de réaliser des économies.

3. Plus d’argent

Pensez aux tâches d’un manager. S’il lui faut trois ou quatre heures pour établir un planning et qu’il est payé environ 20 € de l’heure, cela représente environ 3 840 € par an. En supprimant cette partie de la journée de travail, les restaurants peuvent réaliser des gains. Tout ce que les restaurants font pour réduire le temps consacré à l’établissement des plannings conduit inévitablement à un meilleur rendement.

Une répartition des prix

Bien que de nombreux logiciels de gestion des horaires de restaurant proposent une version gratuite, toutes les entreprises trouvent des moyens pour gagner de l’argent grâce aux restaurants, en offrant des fonctionnalités en fonction du prix payé. En voici une aperçu.

Tout compte

Le prix global dépend de la taille de l’entreprise. Qu’il soit grand ou petit, un restaurant devra tenir compte de deux éléments : d’abord, le nombre d’employés dont il dispose, ensuite, le nombre de salles qu’il possède. En effet, la plupart des entreprises facturent sur une base par utilisateur. Un plan type peut coûter 4,50 € par utilisateur. Si un restaurant est une chaîne avec plusieurs succursales, les frais par emplacement peuvent aller jusqu’à 80 €. Il est certain que cela est logique. Les grandes entreprises ont plus d’argent à dépenser. Les éditeurs de logiciels le reconnaissent et l’intègrent dans leurs modèles de tarification.

Factures mensuelles

C’est un standard dans toutes les entreprises de services aujourd’hui, du divertissement aux abonnements de magazines. Les restaurants peuvent choisir de payer une facture mensuelle pour utiliser le logiciel de planification de diverses manières.

  • Abonnements payants. Dans tous les cas, les systèmes sont généralement proposés dans une structure de paiement à trois niveaux. Le plan de démarrage est le moins cher, facturant les restaurants entre 1,80 € et 14 € par utilisateur et par mois. Un plan de niveau intermédiaire se situe généralement entre 30 et 35 €. Les formules supérieures varient considérablement : les entreprises ne divulguent généralement pas leurs prix en ligne, mais certaines, comme 7Shifts, sont heureuses d’annoncer qu’elles facturent 69,99 $ (env. 66 €) par mois.
  • Fonctionnalités. Les formules payantes donnent accès à davantage de fonctionnalités. Si vous optez pour un plan de base, vous serez assez vite limité dans l’utilisation. Par exemple, le plan de base de Homebase donne accès aux fonctions de paie et de suivi du temps, mais pas aux fonctions de rapport et de prévision. En résumé, payer plus cher signifie avoir accès à plus de fonctionnalités.
  • Gratuit. Bien sûr, de nombreux restaurants peuvent opter pour un abonnement gratuit, qui fournit un système de base avec ses fonctionnalités les plus basiques. Certains grands noms fournissent un système de planification gratuit pour un seul emplacement, prenant en charge un grand nombre d’utilisateurs.

Programmation automatique

Le plus important, c’est que certaines entreprises retiennent cette fonctionnalité essentielle – un moyen plus pratique de répartir les équipes – pour inciter les clients à payer davantage. Il s’agit d’une décision intelligente de la part des entreprises. Consultez les sites Web des principaux acteurs du secteur – c’est-à-dire Sling, 7Shifts, Planday – et vous constaterez qu’ils stipulent un coût plus élevé pour leur meilleure fonction : la programmation automatique. Cela n’est possible qu’avec leurs offres les plus élevées, la plus coûteuse étant celle de Planday (son option « Pro » coûte environ 281 € par mois).

Intégrations avec d’autres logiciels

Les éditeurs de logiciels ont développé leurs systèmes en tenant compte d’autres méthodes. L’intégration avec d’autres outils est une question importante lorsqu’il s’agit d’installer un logiciel de gestion des horaires pour restaurant. Découvrez comment le logiciel de gestion des horaires de restaurant peut s’intégrer à la messagerie électronique et à d’autres options logicielles de premier ordre, notamment les logiciels de réservation en ligne et les listes d’attente numériques.

Réseau avec Carbonara App

Les employés de restaurant d’aujourd’hui apprécient la certitude, à la fois dans leurs horaires et dans les clients qui arrivent. Les propriétaires et les gérants amélioreront leurs activités grâce aux méthodes numériques, afin d’intégrer le logiciel de gestion des horaires de restaurant dans leur vie quotidienne. Ils peuvent encore accroître leur efficacité avec un logiciel de réservation de restaurant à bas prix, doté de fonctions de liste d’attente numérique.

À mesure que la technologie progresse, les solutions technologiques à prix cassé rapprochent les restaurants des exigences de la vie moderne. Le nombre de personnes utilisant des smartphones est plus élevé que jamais. Pourquoi ne pas améliorer le service des restaurants avec une application économique pour les aider à profiter de choses comme les listes d’attente et les réservations instantanées de clients ?

Vous voulez connaître l’avis d’initiés de l’industrie de la restauration ? Personne ne connaît mieux que notre équipe les technologies de restauration d’aujourd’hui. Consultez-nous pour obtenir des conseils pratiques sur les meilleurs logiciels à bas prix disponibles pour aider les restaurants à gérer les clients.

Si vous avez aimé ce guide, lisez-en plus sur les autres fonctionnalités de Carbonara App et lisez notre article intitulé « Le guide ultime sur le logiciel de gestion des files d’attente en 2024 » pour en savoir plus sur la façon dont les restaurants peuvent gérer des flux constants de clients – y compris des conseils sur la façon d’éviter les files d’attente.