¿No sabes si un sistema de reservas en línea para restaurantes te podría beneficiar? La buena noticia es que sí: las reservas por Internet son de gran ayuda para los restaurantes.
Sin embargo, muchos restaurantes creen que van a perder el control de la gestión de reservas, o que un aumento de las reservas online saturará la capacidad del restaurante. En esta guía, te vamos a demostrar lo contrario, que la digitalización simplifica la gestión de reservas.
Las reservas: un repaso en el tiempo
A principios del siglo XX, las reservas en restaurantes tomaron impulso.
La introducción masiva de la telefonía revolucionó la gestión de las reservas en los restaurantes. En la década de 1910, se concretizó este cambio radical y se transformó en el sistema que todos conocemos hoy en día. Se adoptó un sistema de reservas que tiraba de teléfono y libreta para registrar los datos de los clientes, incluido su número de teléfono para notificar cualquier tipo de modificación en la reserva.
El jefe de sala, galicismo de Maître d'hôtel, siempre ha desempeñado un papel fundamental en este proceso. A fin de cuentas, son los supervisores del servicio global en los restaurantes. Entre sus cometidos está el de confirmar todas las reservas de los clientes que van llegando. No se puede prescindir de esta figura supervisora, que se encarga de la experiencia de los clientes o de la limpieza e imagen del restaurante. Durante mucho tiempo, sin un jefe de sala, un restaurante estaba condenado al fracaso en la gestión de reservas.
Las aerolíneas fueron las primeras en recurrir a la tecnología de reservas por ordenador, siendo pioneras en el uso de programas informáticos durante la década de 1960 para el seguimiento de las reservas y la asignación de los vuelos. El programa Sabre, el primero de su categoría, se sigue utilizando en la actualidad para asignar las reservas de vuelos. Tardó algunas décadas, pero al final los restaurantes tomaron el relevo y los desarrolladores modelaron un sistema de reserva en línea siguiendo el modelo de las aerolíneas estadounidenses.
¿Qué son las reservas en línea para restaurantes?
En 1999 aparece la posibilidad de aceptar reservas por Internet. Los pioneros en la gestión de estos programas se dieron cuenta de lo difícil que era reservar una mesa en un restaurante con los métodos tradicionales.
En las reservas online, la comodidad prima ante todo. A Chuck Templeton, el fundador del sistema de gestión de reservas OpenTable, se le ocurrió esta idea después de ver a un amigo batallando para reservar por teléfono.
En los últimos veinte años, los clientes del sector de la restauración han venido haciendo sus propias reservas por Internet. De este modo, gracias a las reservas en línea, ya no es el propio hostelero el que se encarga de anotar las reservas: un sistema de reservas en línea automatiza esta parte del proceso.
Al servicio de los clientes: algunos restaurantes utilizan libretas para gestionar la demanda de los clientes (en Flickr)
¿Por qué conviene incorporar un sistema de reservas en línea para restaurantes?
Las reservas en línea facilitan el proceso de reserva en los restaurantes por Internet. Existen muchas razones para incorporar un sistema de reservas en línea para tu restaurante:
Carga de trabajo más fluida
Las reservas en línea automatizan todo el proceso de reserva ,por lo que el cliente es el que se encarga de introducir la mayor parte de los datos. Estos sistemas son capaces de sincronizar las reservas y actualizar el calendario de reservas a tiempo real, de modo que todo el personal tiene vía libre para dedicarse en cuerpo y alma a optimizar el trato con el cliente.
¡Siempre abiertos!
Al automatizar las reservas en línea se genera una página para reservar en restaurantes las 24 horas del día. Son muchas las ventajas que ofrece, destacando las siguientes:
- No te pierdes posibles clientes: Las reservas online automatizadas facilitan el proceso de reserva al cliente por su cuenta. De este modo, se evita la pérdida de posibles clientes por falta de atención al cliente, ya sea por no responder a un correo electrónico o no devolver una llamada.
- Mayor satisfacción para el cliente: Actualmente, reservar en línea es lo normal para los clientes, desde habitaciones de hotel hasta billetes de avión.
- Un nuevo grupo demográfico: Podrás captar la atención de esos clientes que se pasan día y noche pegados al móvil. Hoy en día, los clientes suelen descubrir nuevos restaurantes por Internet. Las plataformas de reservas, Google Maps y las redes sociales, son un escaparate perfecto para darse a conocer y publicitarse.
Una gestión precisa en tu plantilla
Disponer de una visión detallada de las reservas de los clientes puede ser útil para regular los turnos de trabajo y determinar el horario de la plantilla en función de un sistema digital de reservas actualizado.
Mejora la atención al cliente
Un sistema de reservas online recopila más información de los clientes, lo que te permite descifrar las necesidades de los clientes (preferencias culinarias, alergias, mesa preferida, etc.). Hasta ahora, los restaurantes dependían del jefe de sala o encargado de las reservas para recabar estos datos tan importantes. ¡Ahora están al alcance de tu mano!
Analíticas y conclusiones
Hay sistemas de reservas en línea que incorporan herramientas analíticas, lo que incluye informes estadísticos para los siguientes aspectos:
- Hacer un seguimiento de los clientes que se han sentado y de las reservas fantasmas (no-show): Esta función proporciona una perspectiva del número de clientes que cumplen con su reserva, así como del número de clientes que cancelan la reserva con antelación y de las reservas fantasmas.
- Determinar y gestionar las horas punta: Los análisis de datos revelan cuáles son los períodos del servicio más concurridos. Por otro lado, las analíticas también determinan los periodos más bajos del restaurante y te da una idea de su causa.
Las analíticas para restaurantes te ayudan a la hora de tomar decisiones sobre tus servicios y cómo mejorarlos sin necesidad de recopilar información manualmente. En el pasado, a no ser que se tuviese un papel y boli a mano, las estadísticas y medias diarias eran imposibles de calcular.
Críticas más positivas
Por último, hay un factor clave para todos los restaurantes: las opiniones de los clientes. Es fácil recopilar comentarios y críticas de los clientes por medio de canales digitales, como el correo electrónico. Con un sistema de reservas en línea, la información es fácilmente accesible en formato digital, lo que facilita enormemente la labor de los restaurantes.
¿Cómo funcionan realmente las reservas en línea?
Un sistema de reservas crea una interfaz orientada tanto al cliente como al restaurante, lo que facilita el proceso de reserva. De este modo, se ofrece a los restaurantes una plataforma fácil de usar para organizar las reservas en línea.
En primer lugar, es el propio restaurante el que define qué función desempeña el sistema de reservas. El restaurante pone a disposición de los clientes un número determinado de mesas en su inventario en línea y las categoriza como «aptas o no para reservas». Después, estas mesas se muestran al cliente y los clientes deciden la fecha y mesa de la reserva.
Gracias a estas características, entre las que se incluyen ajustes suplementarios para su gestión, se consigue un sistema de reservas en línea para restaurantes que funciona a la perfección. A partir de los datos facilitados por el restaurante, un sistema automatizado le ofrece a los clientes la posibilidad de hacer reservas a través de la web.
- Cuando un cliente efectúa una reserva en línea, el sistema retira una mesa del inventario.
- A continuación, el sistema actualiza el inventario online para informar al resto de clientes de que la mesa seleccionada ya no está disponible.
- Por consiguiente, para los clientes posteriores, esa mesa ya no se podrá reservar.
El resto de mesas que estén disponibles seguirán abiertas para reservas en el mismo intervalo de tiempo. Cuando no queden mesas disponibles en una determinada franja horaria, el sistema se lo hará saber al cliente.
Normalmente, un sistema de reservas realiza un seguimiento de la reserva de un cliente a través de notificaciones y recordatorios. Al enviar dichas notificaciones por correo electrónico, mensaje SMS o por un servicio de mensajería instantánea (como WhatsApp), el sistema de reservas mantiene al cliente al tanto de la reserva.
En el caso del restaurante, la plantilla recibe un aviso del sistema a través de un smartphone o tableta interconectado con el sistema. Así, el restaurante podrá visualizar y controlar las nuevas reservas en su agenda.
Las reservas en línea no se solicitan, se efectúan directamente
Son muchos los restaurantes que dudan de la capacidad de los ordenadores al gestionar reservas en línea. Sin embargo, esta visión es errónea. Y es que un sistema de reservas en línea no es un sistema para solicitar, sino para efectuar. Resumiendo, un sistema de reservas desempeña las siguientes funciones:
- Automatiza el proceso de reserva de los clientes, lo que ahorra una gran cantidad de tiempo a los restaurantes.
- Ensambla automáticamente el flujo de entrada de clientes en un restaurante, lo que permite escalonar el número de mesas reservadas utilizando tramos horario, adaptados a las necesidades individuales del restaurante.
- Organiza una lista de reservas para gestionar y controlar la afluencia de clientes.
Un sistema de reservas en línea automatiza el proceso de reserva de los clientes y no bloquea la asignación de las mesas por parte del restaurante. Esto supone menos trabajo para la plantilla y mejora el flujo de trabajo.
4 formas de personalizar las reservas de restaurantes en línea
Para aumentar el número de reservas en línea, se pueden llevar a cabo una serie de medidas:
Define el horario comercial
El horario comercial es fundamental para un sistema de reservas online. Este sistema establece unos horarios personalizables. Por ejemplo, de 10:00 a 18:00 de lunes a jueves, o solo los fines de semana de 14:00 a 21:00.
Es más, se pueden fijar límites. Por poner algunos ejemplos, un horario específico para que encaje con el cierre de cocina, el número máximo de comensales por grupo o durante una franja horaria, etc.
Puntos de contacto
Las reservas online tratan de simplificar el proceso de reserva. El punto de partida de este proceso es personalizar tu sitio web para que se adecue a las necesidades de los clientes.
El término «puntos de contacto» hace alusión a la interacción entre el cliente y el restaurante a través del sitio web. En cuanto a las reservas, contar con múltiples puntos de contacto se traduce en disponer de varios botones/enlaces para efectuar reservas.
En la mayoría de las áreas de tu sitio web, puedes incluir un botón para hacer una reserva. ¡Ten en cuenta también la redacción del mismo! «Haz una reserva» queda mucho mejor que un simple botón en el que ponga «Reserva». Una invitación directa atrae la atención del cliente.
Utiliza las redes sociales
Un restaurante puede sacarle un gran partido a las redes sociales. Échale un ojo a nuestra breve guía sobre cómo añadir un enlace de reservas a tu perfil de Instagram.
Tan solo tienes que añadir un vínculo directo a tu sitio de reservas en el apartado «Acerca de» en la cuenta Instagram del restaurante. En función del número de seguidores y de tu presencia en estos canales, con este mínimo esfuerzo conseguirás aumentar el alcance de tu restaurante entre el público.
¿Quieres añadir tu restaurante a Google Maps? Infórmate de cómo hacerlo en nuestra breve guía.
Optimiza la política de reservas
Es lógico que algunos restaurantes cobren un recargo por cada reserva para mitigar los costes de las reservas fantasmas. Ahora bien, esta opción no es que sea muy atractiva a la hora de reservar por Internet.
Su rapidez y fiabilidad empuja a los clientes a reservar a través de un sistema de reservas en línea, pero nadie quiere que le pidan por sorpresa los datos de su tarjeta de crédito para abonar una garantía de reserva.
A pesar de ello, es imprescindible para algunos locales, sobre todo para los que sufren una mayor tasa de reservas fantasmas. Ante todo, es conveniente señalar la política del negocio antes de que el cliente se lance a reservar. Puede ser mediante un pequeño aviso en tus redes sociales o en una ventana emergente de tu página web.
Las reservas online facilitan la aplicación de políticas de reserva (en Flickr)
Las inquietudes más comunes desmontadas
Es un sistema innovador y rápido, así que, naturalmente, a muchos restaurantes les da miedo probar las reservas en línea. A continuación se exponen cuatro inquietudes comunes que, en realidad, son falsas.
- Con las reservas en línea voy a perder el control. Un sistema de reservas en línea mejora el control que tiene el restaurante sobre las reservas.
- Las reservas en línea dan lugar a un exceso de reservas. Una página de reservas online gestiona con exactitud el inventario de mesas de un restaurante en tiempo real, acomodando a los clientes a medida que vayan reservando.
- Las reservas en línea no pueden "escalonar" las mesas. Los sistemas de reservas intercalan reservas con una frecuencia de 15, 30 o más minutos en función de lo que haya establecido el restaurante.
- Las reservas en línea no admiten grupos grandes. Limitar el número de comensales en mesa es un ajuste fundamental para el restaurante.
¿Los clientes prefieren las reservas en línea?
Hoy en día, hay todo un mundo de servicios instantáneos al alcance de la mano y los clientes ya no se conforman con menos. Se usa el móvil para todo, desde billetes de avión hasta direcciones por Google Maps.
Además, los clientes han dado un giro a sus constumbres. El Wall Street Journal ha publicado un informe sobre el sector de la restauración en EE.UU. en el que se afirma que se ha producido un cambio cultural a la hora de salir a comer en restaurantes. Los hábitos de consumo han cambiado. En consecuencia, un gran número de personas prefiere quedarse en casa, ya que los servicios online aportan soluciones al instante, que van desde las compras, el entretenimiento, o incluso la comida.
Hay que facilitar al máximo el proceso de reserva. La comodidad y el acceso a través de métodos digitales mantendrán el dinamismo de los clientes vivo, lo que garantiza estar a la par con el resto de sectores.
El precio de las reservas en línea para restaurantes
La mayoría de los proveedores no se dan cuenta de que, para los restaurantes, la gestión financiera es un trabajo muy duro. Por lo tanto, vale la pena comparar las tarifas de los sistemas de reserva en línea para restaurantes, ya que los proveedores acostumbran a ser caros.
Y es que los restaurantes tienen que ahorrar lo máximo posible. Desde los costes de venta hasta las nóminas, son muchos los gastos que se asumen en el sector. Por este motivo, el hostelero estadounidense Joe Bastianich apuntó en su biografía que los restaurantes han de «ahorrar para ganar». Tienen que aparentar generosidad, pero no abandonar su faceta tacaña.
Con esto en mente, los restaurantes se ven obligados a analizar el impacto financiero que tienen la mayoría de los sistemas de reserva. Los proveedores modifican sus tarifas para adaptarse a las necesidades del restaurante. Hablamos de seis grandes costes.
- Un coste de suscripción: Es un cargo mensual o anual para el restaurante, y no importa si tu negocio va de maravilla o está a punto de echar el cierre, vas a tener que pagar el coste de la suscripción.
- Un coste de funciones. Si gastas más, tendrás un mayor acceso a sus funciones.
- Un coste para el cliente. Hay proveedores que te cobran en función del número de reservas que consigas a través de su sistema. Analiza si los costes del proveedor te convienen o no.
- Un coste por equipo. A veces, el equipamiento adicional es un requisito para utilizar las reservas de restaurantes en línea. También es posible eludir este coste usando tus propios dispositivos con funciones similares a las de una aplicación móvil.
- Un coste de instalación. Este cargo habilita las reservas para restaurantes en línea.
- Un coste de TPV. Hay que tener en cuenta el coste que supone el TPV. Si un restaurante ya cuenta con un sistema de TPV instalado y en marcha, el proveedor de sistemas de reservas le cobrará por integrar los dos sistemas.
Céntrate en lo que más le importa a tus clientes con un sistema de reservas de restaurantes en línea (en Flickr)
Utiliza un sistema de reservas en línea para restaurantes DE BAJO COSTE
Con la app de Carbonara, el servicio de reservas en línea incluyen varias funciones por medio de tecnología móvil:
- Libro de reservas digital. Mantén el control de las reservas.
- Gestión de mesas. Controla la distribución de mesas a lo largo del día.
- Estadísticas diarias. Consulta un informe periódico que desmenuza la afluencia de clientes y los tiempos de espera promedio, lo que te permitirá planificar el servicio de tu restaurante.
- Interfaz intuitiva. Navega por una interfaz de lo más sencilla.
- Sincronización de dispositivos. Si tienes un smartphone, puedes utilizar la app de Carbonara.
Si buscas un sistema de reservas en línea para restaurantes asequible y económico, Carbonara App es tu mejor aliado. Ponte en contacto con nuestro equipo para descubrir cómo podemos mejorar el rendimiento de tu negocio.
