Los sistemas de reservas en línea son una herramienta valiosísima para miles de restaurantes por todo el mundo. Sin embargo, muchos empresarios del sector siguen sin dar el salto a las reservas en línea. Por lo general, se debe a una serie de temores infundados en el sector, como la pérdida del control organizativo.
En este artículo, abordamos esta inquietud, una de las principales y más erradas que han manifestado los restaurantes a lo largo de los años.
Si tienes preguntas urgentes sobre las reservas en línea para restaurantes, ponte en contacto con nuestro equipo y descubre algunos problemas que un software para restaurantes te ayuda a resolver.
Las preocupaciones más comunes al descubierto
Normalmente, el sector hostelero se escuda en unos cuantos temores comunes sobre las reservas en línea para no atreverse a probarlas. Existen algunos conceptos erróneos en este sentido que impiden a muchos restaurantes beneficiarse de las ventajas de un sistema digital.
El primero se refiere a que un software de gestión de reservas se basa en un sistema de validación que implica la debida supervisión de la plantilla del restaurante. Por el contrario, un sistema digital transforma el proceso de reserva y prescinde del trabajo que supone anotar manualmente las reservas.
Un sistema de reservas para restaurantes automatiza al máximo las reservas de los clientes y no bloquea el control del usuario en la asignación de mesas, ¡y todo ello sin anotar los datos de los clientes y mandar recordatorios manuales de las reservas!
Sin embargo, se dan cuatro preocupaciones muy comunes. Las desmentimos a continuación para que no te pierdas las ventajas que te ofrecen las reservas en línea.
1. Las reservas en línea me harán perder el control del restaurante
A grandes rasgos, la mayoría de restaurantes consultados se niegan a admitir reservas en línea porque no quieren perder el control de las reservas.
Piénsalo por un momento: Si las reservas en línea suponen una pérdida de control del restaurante, ¿por qué hay restaurantes que se molestan en utilizarlas?
La realidad es que un sistema de reservas en línea mejora el control que tiene el restaurante de sus reservas.
El sistema recopila la información de los clientes y la registra automáticamente. Ya que el personal accede a esa información sin problemas, no es necesario compartirla manualmente. Los sistemas digitales garantizan que no haya problemas de mala letra. Las reservas operan sobre el inventario de mesas disponibles y el personal recibe una notificación cuando se efectúan nuevas reservas.
¡Échale un vistazo a los fundamentos de las reservas en línea!
2. Las reservas en línea dan lugar a «sobrerreservas» (overbookings)
Para admitir reservas en línea, se debe establecer un inventario de mesas en el restaurante. Si un cliente hace una reserva, el inventario retira la mesa del sistema durante el intervalo de tiempo que haya fijado el responsable del restaurante.
De esta forma, el sistema se encarga de gestionar y actualizar en tiempo real el inventario de mesas del restaurante. No habrá nunca «sobrerreservas» (también conocido por la voz inglesa overbooking).
3. Las reservas en línea saturarán al personal
Lo que se piensa es que no hay ningún sistema tecnológico que gestione bien las reservas de los clientes, y que un sistema de reservas en línea genera una afluencia masiva de clientes que saturará al personal.
Volvamos a nuestro planteamiento inicial. Si las reservas en línea fuesen el origen de este problema, ¿por qué habría restaurantes que las usan?
Un sistema de reservas debidamente diseñado se encarga de espaciar las reservas cada 15, 30 o más minutos, siempre en función de lo que establezca el restaurante.
En este sentido, el sistema podría marcar un límite de 16 comensales cada 15 minutos. Este efecto de escalonamiento de las reservas garantiza que la afluencia de clientes se espacie lo suficiente, lo que asegura que tanto el personal de cocina como el de sala nunca se sientan desbordados. Además, se logra un mejor trato al cliente ya que el personal tiene tiempo para atenderlos.
4. Las reservas en línea no admiten grupos grandes
Los sistemas de reservas en línea para restaurantes cuentan con una configuración básica para administrar debidamente el tamaño de los grupos. Estas funciones suelen ofrecer un tamaño máximo para las reservas (por ejemplo, se puede reservar online hasta una mesa de 6 comensales).
Si la reserva supera los 7 comensales, el cliente se tendrá que poner en contacto con el restaurante por teléfono o correo electrónico. Con este ajuste, la mayoría de clientes podrán reservar de forma automática, aunque el personal tenga que intervenir en caso de tratarse de grupos de mayor envergadura.
Normalmente, también se establece un tamaño mínimo de reserva posible (por ejemplo, solo los grupos a partir de 4 personas podrán reservar online).
Imagen 1. Empleados usando la app de Carbonara en un restaurante
Recapitulando
La falsa creencia de que se pierde el control organizativo con las reservas en línea se nutre de un sentido humano primario: el miedo a lo desconocido, el miedo a salir de tu zona de confort. A menudo nos olvidamos de que muchas prácticas normalizadas hoy en día fueron una vez una innovación técnica que tardó décadas en aceptarse y adoptarse. Por ejemplo, la recepción de reservas se efectuaba por teléfono fijo y se anotaban los datos en un libro de reservas o cuaderno.
La sociedad está en constante evolución, y como ha demostrado la revista The Atlantic, los sistemas de reservas para restaurantes ha sufrido muchas transformaciones y ha mutado sin cesar para adaptarse a las exigencias de la sociedad moderna, desde la generalización del móvil, los programas informáticos digitales o Internet.
Puedes confiar en que las reservas en línea son una herramienta de eficacia probada que llevan más de 20 años en el mercado.
Al final, vale la pena detenerse a pensar en cómo otros sectores utilizan las mismas técnicas. En el caso de las aerolíneas, se gestionan los vuelos a través de reservas en línea. Gracias a este sistema digital, se asignan plazas en vuelos muy rápidamente, sin que los clientes tengan que llamar para comprar un billete, elegir el asiento y acordar la forma de pago. El sector se ahorra muchísimo tiempo a la hora de tramitar sus clientes.
Las reservas en línea para restaurantes optimizan la gestión
Lo mejor de un sistema de reservas online es que se adapta a las necesidades del restaurante. Sea cual sea la necesidad de tu negocio, solo tendrás que personalizar la configuración del sistema y ya tendrás todo listo para ponerlas en marcha.
¿Y sabes qué es lo mejor? ¡Que cualquier restaurante puede acceder a estos recursos sin gastarse una millonada!
Con la app de Carbonara, el restaurante controla las reservas en línea para agilizar todo el trámite. Las reservas en línea encajan a la perfección con cualquier tipo de cliente en un restaurante, y más aún teniendo en cuenta que la app de Carbonara se puede utilizar desde un smartphone, tableta u ordenador.
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