¿Cómo funcionan las reservas en línea para restaurantes?

No son pocos los restaurantes que nos suelen preguntar en qué consisten las reservas en línea. Infórmate sobre el funcionamiento de las reservas online y sus ventajas en este artículo.

Configuración del sistema

Paso 1 – Inventario de mesas

Para ofertar reservas en línea, un restaurante debe primero crear un inventario de mesas. Son las mesas que se mostrarán como aptas para reservar en línea. Al crear un inventario de mesas, hay que tener en cuenta dos detalles fundamentales:

  • Número de mesa: identifica de forma única cada mesa.
  • Capacidad de la mesa: indica cuántos comensales se pueden sentar en la mesa. 

Además, se pueden establecer algunos ajustes avanzados:

  • Unir mesas: sirve para unir o desplazar mesas. En la app de Carbonara, se unen mesas usando las comas entre los números de mesa.
  • Añadir comensales: sirve para especificar qué mesas acogen comensales extra.

Paso 2 – Configuración de horarios

Seguidamente, se debe ajustar el calendario en el que se aceptan las reservas en línea. Veamos los ajustes de base que todo restaurante ha de tener en cuenta a la hora de su configuración:

  1. Días de la semana: muestra los días en los que el restaurante está abierto/cerrado, incluidos los días en los que el restaurante acepta reservas.
  2. Horario: muestra las horas en que el restaurante está abierto, incluyendo las horas del día (almuerzo, cena, etc.) que el restaurante pretende aceptar reservas online. 
  3. Antelación: indica con cuánta antelación se aceptan reservas en el restaurante, que puede ser de 1 mes, 12 meses, etc.
  4. Días de cierre: muestra los días de cierre del restaurante (por ejemplo, el 25 de diciembre, etc.).

Paso 3 – Configuración personalizada

Hay una serie de ajustes que posibilitan el buen funcionamiento de las reservas en línea para un restaurante. Te presentamos algunas de las opciones más comunes: 

  1. Número mínimo y máximo de comensales: fija un número de comensales para las reservas en línea (por ejemplo, un máximo de 8 personas). Por lo general, el sistema informa al cliente de que deberá ponerse en contacto con el restaurante para efectuar una reserva que supere el tamaño establecido.
  2. Intervalos entre reservas: intercala las reservas a intervalos determinados. Tal vez un restaurante no quiera más de 20 reservas cada 15 minutos para que la cocina y el personal no se vean desbordados. Así se reproduce un proceso de reserva natural que se va espaciando en el tiempo de forma automática.
  3. Áreas de mesa: pide a los clientes que escojan un área específica para sentarse.
  4. Notas: pide a los clientes que compartan información clave, como requisitos alimenticios o eventos especiales (por ejemplo, si es una fiesta de cumpleaños o comida familiar).
  5. Fianza: solicita los datos de la tarjeta de crédito de un comensal para cobrarle un cargo por cancelación tardía o por no honrar la reserva.

Paso 4 – Habilita las reservas en línea

Una vez configuradas las reservas online, solo te faltaría colgar el enlace de la reserva para que los clientes lo puedan utilizar. Los emplazamientos más comunes son los siguientes:

  1. Sitio web: el sitio web de tu negocio.
  2. Google My Business: publícalo en Google Maps y hazlo visible en las búsquedas generales de Google. Si un restaurante quiere publicar el enlace de sus reservas en línea en Google, tendrá que crear una página de Google My Business. Consulta cómo optimizar tus reservas con nuestra guía exclusiva.
  3. Redes sociales: añade el enlace de reservas online en Facebook e Instagram. Te damos instrucciones sobre cómo puedes conseguirlo en esta guía que hemos preparado para ti.

Lo que ven los clientes

En cuanto se publica el enlace de reservas en línea del restaurante, los clientes podrán reservar en línea. Normalmente, existen dos elementos clave que influyen la experiencia que tiene el cliente al reservar: 

1. Disponibilidad


En función del tamaño de la reserva (es decir, 2 comensales, 4 comensales, etc.), la interfaz mostrará las mesas disponibles según el día y hora seleccionados. Evidentemente, todo ello depende de los ajustes personalizados del restaurante, ya que se pueden desactivar ciertos días, etc. 

2. Información del cliente

Una vez seleccionados el día y hora de la reserva, el sistema solicitará información al cliente, como:

  • Número de comensales en la reserva
  • Nombre
  • Datos de contacto (teléfono y/o correo electrónico)
  • Notas (como peticiones especiales)

Gestión del día a día

Con las reservas en línea operativas, un sistema de reservas digital se encarga de gestionar el inventario de mesas. 

Asimismo, se introducen mejoras notables, principalmente en lo que respecta a la comunicación:

  • Notificaciones al restaurante: el restaurante recibirá una notificación cada vez que se haga una reserva en línea. Dicha notificación puede ser : (1) un correo electrónico para el restaurante; (2) una notificación push en un smartphone, o (3) un resumen diario de las reservas.
  • Mensajes con el cliente: Cuando un cliente hace una reserva, recibirá una confirmación de la misma (normalmente por correo electrónico, SMS o WhatsApp). Es más, los mejores sistemas de gestión de reservas incorporan un mensaje recordatorio antes de la reserva para reducir el número de no-shows o reservas fantasmas. 

¡Aviso!: los sistemas de reserva en línea NO son sistemas de solicitud

A menudo, hay hosteleros que desean habilitar la modalidad de reserva en línea, pero no quieren que los clientes reserven automáticamente. Algunos restaurantes prefieren recibir una solicitud de reserva para luego confirmarla. 

No obstante, así no funcionan las reservas online: este concepto no difiere en absoluto del de un cliente que llama, envía un correo electrónico o un mensaje al restaurante con antelación para reservar.

Las reservas online son automáticas e instantáneas. No exigen la validación previa del restaurante. Las reservas en línea utilizan un marco con diversos ajustes para que el restaurante las admita al instante, lo que permite que el sistema se encargue de la recepción de reservas. 

Lee más información acerca de esta diferenciación clave entre sistemas de reservas en línea y sistemas de solicitud.

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¿Tienes alguna duda? Nos gusta saber qué opinan los restaurantes sobre los procesos de reserva actuales. ¡Ponte en contacto con nuestro equipo!