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El mejor sistema de reservas en línea: ¿con cargos por reserva?

A menudo, las empresas proveedoras de los sistemas de reservas cobran a los restaurantes por sus servicios, o sea, una cuota de reserva por cada cliente que reserve. Pero esto no tiene por qué ser así. 

El mejor sistema de reservas en línea para restaurantes no requiere cargos por reserva. En este artículo, te explicamos cómo tu restaurante se puede beneficiar del mejor sistema de reservas que se ajusta a sus necesidades.

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Imagen 1. Money, publicado por Pictures of Money en Flickr

El mejor sistema de reservas en línea para restaurantes: antecedentes

Las reservas en los restaurantes son una práctica del siglo XVIII que perdura hasta la actualidad

Con la popularidad en aumento de los restaurantes entre la clase media, tanto en París como en Londres, la alta sociedad hizo posible que los clientes reservaran una mesa a su antojo. Los restaurantes segmentaron sus interiores para dar cabida a las mesas reservadas y albergar a los clientes consumidores.

¿Y desde cuándo se tiene que pagar por las reservas en los restaurantes?

Desde principios de la década de 2000, empezaron a surgir empresas informáticas orientadas a las reservas. En su crecimiento, crearon un sistema de cargo por reserva para cobrar a los restaurantes. 

Lógicamente, un método de cargo por reserva sirve para financiar a la empresa proveedora, no al restaurante, lo que dificulta la transición de un sistema de reservas en papel y boli a un sistema de reservas para el propietario del restaurante.

Por suerte, existe un sistema de reservas que encaja con todos los restaurantes. Hoy en día, el mejor sistema de reservas en línea para restaurantes cobra muchísimo menos por sus servicios.

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Imagen 2. 25400003, publicado por Robin Hall en Flickr

Plataforma de reservas en línea: ¿por qué pagar por cada reserva?

En pocas palabras, se trata de un modelo de negocio. Nada más y nada menos. 

La razón de ser de estos cargos por reserva tiene que ver con la mayor comodidad que brindan estas empresas. Apoyan a los restaurantes y satisfacen las necesidades del negocio, es decir, permiten registrar las reservas de clientes y mantener unos niveles de facturación óptimos. Por lo tanto, la empresa informática presta un servicio, y una cuota por cliente lo costea.

Todo esto plantea interrogantes sobre las reglas básicas del sector de la restauración. 

En el pasado, al tramitar las reservas, un restaurante no desembolsaba ni un céntimo. Cierto es que los restaurantes podían contratar a profesionales para que asumiesen estas tareas, contestaran al teléfono y anotaran los datos de los clientes. El cargo por reserva es un concepto que hasta ahora no se había aplicado.

¡No atiende a ninguna lógica! Con un proveedor de sistemas de primera marca, tu restaurante va a pagar por atender a los clientes ya decididos a comer en tu negocio. Es como si pagaras por captar clientes, pero en realidad solo pagas por gestionar reservas.

Durante años, los expertos han debatido sobre si los clientes deben costearse ellos mismos estos cargos. Algunos opinan que es una buena idea porque permite a los restaurantes gestionar la demanda de forma más eficiente (un modelo que se base en la demanda garantizará que los clientes acudan en los tramos horarios con menor afluencia porque así las mesas de los restaurantes son más baratas).

Imponer a los restaurantes un cargo por el aprovechamiento de sus propias mesas es injusto. Por mucho que los restaurantes opten por cobrar a sus clientes para que se hagan cargo de sus propias reservas y así equilibrar los gastos, se deberá aún así contabilizar el gasto total que supone este sistema.

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Imagen 3. Chartier, publicado por Mack Male en Flickr

Plataforma de reservas en línea: cómo funciona el cargo por reserva

Los precios de contrato, los pagos únicos y las reservas limitadas conforman algunas de las maneras en que las empresas informáticas gestionan los costes. Por lo general, las soluciones de software desglosan los cargos por reserva a través de una fórmula de pago por cada uso.

Ya sea la propia plataforma o el módulo interactivo (widget) de tu sitio web, es un cargo fijo. Tu negocio pagará por cada reserva que efectúe un cliente. Por ejemplo, una mesa sale a 1 €, dos a 2 €, y así sucesivamente.

Por separado, estos precios pueden parecer insignificantes, incluso unas gangas, pero en realidad estos cargos mensuales hacen mella en los ingresos. Analicemos estas situaciones. 

Digamos que eres un pequeño restaurante que, de media, atiende a 320 comensales cada mes. De repente, tu restaurante crece en popularidad. Al darte cuenta de este aumento en la demanda, decides optar por un sistema de reservas que cobra 25 céntimos por comensal. 

En un principio, es una cantidad ínfima, pero a final de mes se convierte en una cifra considerable. Así, la empresa informática te cobra 80 euros sólo en concepto de cuotas por comensal. A esto hay que sumarle una cuota de suscripción y otros costes afines, pero al ser relativamente baja, piensas que este cargo es justificable.

Supongamos que el cargo por comensal es de 2 euros. En ese caso, las cosas se ponen más caras. Tu restaurante, que atiende a 320 comensales cada mes, tiene que pagar 640 euros, es decir, una buena parte de los gastos solo por la gestión de las reservas. La mala noticia es que, a medida que tu restaurante gane en popularidad o aumente el número de mesas, este coste también ira incrementándose. 

Si todavía está pensando en contratar este tipo de sistema, calcula tus reservas mensuales para hacer un presupuesto de las cuotas por cliente

¡Ah! Y no te olvides de que también hay que tener en cuenta las reservas fantasmas o no-shows. Si un cliente se ausenta de su reserva, el restaurante tendrá que pagar una cuota por cliente y una mesa desocupada sin facturar nada a cambio. Aunque algunos sistemas de reservas ofrecen la posibilidad de indicar las reservas fantasmas y evitar sus gastos añadidos, los plazos reducidos suelen suponer una pérdida de dinero para los restaurantes.

En vista de todo esto, solo te queda una única opción: el mejor sistema de reservas en línea para restaurantes disponible en el mercado de bajo coste.

¿Cuál es el mejor sistema de reservas en línea para restaurantes?

Las empresas informáticas te venderán su producto y justificarán las políticas de cargo por comensal con un puñado de argumentos.

  1. Un sistema de reservas para restaurantes atrae a más clientes. Los recordatorios automatizados se dirigen a los clientes que ya hayan hecho su reserva. Recibirán recordatorios por SMS para asegurarse de que no falta a su cita. Ciertamente, estos son útiles y ayudan a reducir la posibilidad de que te dejen tirado con la reserva.
  2. Una plataforma de reservas en línea aumenta la exactitud de la lista de clientes. Con ayuda de la tecnología, una plataforma de reservas en línea elimina todos los errores ocasionales que se producen con un sistema en papel y boli. Una plataforma de reservas en línea permite al cliente seleccionar el número correcto de comensales por mesa e introducir correctamente su nombre.
  3. El mejor sistema de reservas en línea para restaurantes elabora un análisis de datos, lo que dota a tu restaurante con información clave para mejorar el servicio de cara al futuro.

En conjunto, estos argumentos suenan muy bien. ¿Y si pudiéramos procesar digitalmente las reservas por casi nada? 

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