Guida definitiva ai programmi di gestione dei ristoranti nel 2024

La rivoluzione digitale ha dato vita ad un numero elevato di programmi di gestione dei ristoranti in grado di aiutare i team a lavorare in modo più efficiente. Dalle prenotazioni online alle liste d’attesa digitali, esistono una moltitudine di strumenti elettronici disponibili, e la pianificazione del ristorante è ora parte del mix. Scopri tutto quello che c’è da sapere.

Metodi di pianificazione tradizionali (“Schedule”, pubblicato da Maxime Guilbot su Flickr) Creative Commons 2.0

La gestione di un ristorante

L’assegnazione dei turni implica coerenza e una comunicazione fluida. Così come la maggior parte delle aziende, i ristoranti dedicano un giorno alla settimana alla pubblicazione degli orari del personale. In questo modo, il team riceverà le ore di lavoro che dovrà svolgere nei giorni successivi.

I ristoranti utilizzano spesso fogli di calcolo e schemi di carta, scritti a matita, per:

  • stabilire un orario iniziale che il personale potrà accettare o modificare;
  • appenderlo in un luogo ben visibile, solitamente nella cucina del ristorante;
  • affiggere liste di cose da fare per comunicare cambiamenti e informazioni chiave, ad esempio, un cambio turno.

Una buona programmazione del ristorante di solito dà al personale un po’ di tempo per studiare il programma. Si possono effettuare cambi turni con altri membri del team o elencare i giorni di lavoro che si preferiscono. Inoltre, si assiste alla richieste di periodi di ferie.

Quali sono i problemi associati alla pianificazione fisica?

La creazione di una pianificazione è una parte essenziale delle operazioni quotidiane di un ristorante. I locali ne hanno bisogno per prepararsi adeguatamente alla domanda degli ospiti, sapendo in anticipo quali membri del team assegnare a determinati turni durante la settimana lavorativa.

Nonostante gli ovvi vantaggi, tuttavia, ci sono una serie di problemi tipicamente associati alla pianificazione cartacea manuale.

  1. Una routine rigida

La programmazione fisica è più onerosa di quanto si possa immaginare. Il problema principale della programmazione manuale è la sua rigidità. Nel momento in cui il direttore di un ristorante completa la programmazione, è difficile far quadrare eventuali modifiche future.

Basterebbe pensare ad un programma di turni fisico, stampato su carta e appeso nella stanza del personale. Se qualcuno vorrà effettuare una modifica, dovrà usare una penna per segnare il nuovo orario. Questo provocherebbe molto disordine: dopo dieci cambi il calendario sarà a malapena leggibile.

  1. Scarsa comunicazione

Utilizzando un calendario fisico, il manager dovrà stabilire tutte le modifiche e informare tutti i dipendenti coinvolti. Tuttavia, durante la chiusura, questi potrebbero avere difficoltà a comunicare con i propri dipendenti. Un membro del personale potrebbe non rispondere, o potrebbe dimenticare di controllare la posta elettronica. Qualunque sia il motivo, si verificherebbero degli errori e i dipendenti potrebbero non ricevere informazioni importanti riguardanti turni imminenti o straordinari.

     3. Una lentezza che porterebbe all’esasperazione

Gestire un orario con carta e penna potrebbe essere comodo per i manager, i quali avrebbero bisogno solo di un taccuino e di un modello; ma sarà pesante per tutti gli altri. Con questo metodo, i manager non potranno creare e distribuire rapidamente gli orari dei ristoranti. Inoltre, il manager ha l’onere di assicurarsi che tutti comprendano i propri turni. Deve assicurarsi che il personale capisca:

  • i giorni in cui lavorare
  • i giorni festivi
  • le fasce orarie in cui lavorare

Pertanto, l’uso di un orario fisico aumenta la pressione nella sala pausa, impedendo l’accesso immediato a informazioni vitali per tutti.

La gestione manuale dei ristoranti non è priva di svantaggi (“Macbook”, postato da Ryan Adams su Flickr) Creative Commons 2.0

Che cos’è un programma di gestione per ristoranti?

Il programma di gestione per ristoranti consente ai locali e ai loro team di accedere a una panoramica digitale della gestione dei turni. Un sistema di programmazione dei ristoranti aiuta i locali a:

  • Ridurre i costi del lavoro
  • Migliorare le relazioni con il personale
  • Adattare le ore del personale in pochissimo tempo
  • Promuovere la sincronizzazione dei team

Creando i turni e fornendo le informazioni importanti ai dipendenti del ristorante tramite un unico luogo, il programma di gestione per ristoranti servirà a velocizzare l’intero processo di programmazione, rendendolo più efficiente per tutti. Pertanto, la programmazione nei ristoranti si trasformerà in un compito più semplice e meno complicato.

Il programma di gestione per ristoranti consente ai titolari di creare orari digitali con strumenti che includono funzioni importanti, quali avvisi e notifiche. In questo modo, il personale riceverà informazioni su questioni vitali come i conflitti di orario e le richieste di straordinari.

Il programma di gestione per ristoranti automatizza la maggior parte dei processi manuali coinvolti nella programmazione: ad esempio, l’invio di comunicazioni sui cambi di turno. In questo modo, migliorerà il controllo del ristorante sulla distribuzione dei turni. Al giorno d’oggi, esistono anche altre funzioni digitali, come le prenotazioni online, che mirano a semplificare il controllo dei ristoratori sulla loro attività.

5 Cose da tenere in considerazione parlando di programmi di gestione per ristoranti

I ristoranti perdono tempo a creare manualmente fogli di calcolo, documenti e tabelle per organizzare il personale. Grazie all’aiuto di un programma di pianificazione automatizzato, potranno ottimizzare al massimo il loro tempo. Ecco 5 cose importanti da considerare.

  1. Facilità di utilizzo

È fondamentale assicurarsi che un programma sia facile da usare. I manager devono essere in grado di:

  • condividere i programmi facilmente;
  • notificare al personale le modifiche agli orari;
  • comunicare immediatamente con i dipendenti attraverso un sistema di messaggistica interna;
  • accedere al sistema sia tramite desktop che smartphone;
  • prendere appunti su un registro digitale per valutare le prestazioni dei dipendenti.

Il programma di gestione degli orari dei ristoranti funziona sulla base di servizi online istantanei, come la posta elettronica. Si può prendere come esempio la funzione di messaggistica di gruppo. Questa funzione consente ai ristoranti di comunicare con l’intero team, facilitando la disponibilità in tempo reale del personale per una programmazione efficiente. Altre funzioni specializzate sono:

  • Orologio che permette di tenere traccia delle presenze dei dipendenti, sia in orario che fuori orario;
  • Buste paga, utili per calcolare con precisione le ore dei dipendenti e, di conseguenza, pagare l’importo corrispondente;
  • Previsione della manodopera per pianificare il servizio con precisione e far coincidere la manodopera del ristorante con la domanda.

      2. Accesso mobile

Il programma di gestione per ristoranti deve fondamentalmente essere accessibile tramite smartphone. Questo potrebbe comportare serie implicazioni per il flusso di lavoro del ristorante. Ad esempio, se un software offre scarse funzionalità per i dispositivi mobili, il personale potrebbe avere difficoltà a:

  • Accedere al sistema da qualsiasi punto del ristorante;
  • Timbrare il cartellino in entrata e in uscita in modo coerente, il che potrebbe portare a problemi collegati con le buste paga;
  • Essere informato di eventuali modifiche riguardanti l’orario.

3. Integrazione con i calendari

È possibile integrare il programma di gestione per ristoranti con altre applicazioni, come Google Calendar? I migliori software sono in grado di:

  • Sincronizzare gli appuntamenti del calendario digitale;
  • Integrare e adattare le prenotazioni dei ristoranti nel calendario;
  • Notificare ai manager le ferie, i permessi e le pause del personale.

L’integrazione permette ai gestori dei ristoranti di dedicare meno tempo alla prenotazione dei turni. Si parla, in questo caso, di sincronizzazione bidirezionale del calendario. Assicurati che il software scelto offra questa funzione per semplificare la pianificazione del tuo ristorante.

4. Gestione automatizzata

Questo è probabilmente l’aspetto più importante di un sistema di pianificazione, in quanto permette di risparmiare tempo. Una funzione di pianificazione automatica:

  • Utilizza dati come la disponibilità del personale per creare gli orari.
  • Elimina l’incertezza associata alla programmazione manuale degli orari.
  • Si adatta alle esigenze e alle preferenze dei dipendenti.
  • Riduce la probabilità di conflitti negli orari.

I vari sistemi offrono diverse funzioni di programmazione automatica. Alcuni offrono una funzione con un solo clic che consente ai manager di programmare in modo rapido e frequente. Tuttavia, tutti i sistemi richiedono lo stesso prerequisito: l’inserimento manuale dei dati. Per attivare la programmazione automatica, i ristoranti devono conoscere in anticipo le preferenze del personale:

  • Preferenze in materia di turni.
  • Le richieste di ferie dei dipendenti.
  • Le modifiche stagionali.
  • Previsioni sul traffico dei clienti.

Una volta completata l’operazione, la ricompensa varrà lo sforzo. Scopri i vantaggi di una programmazione automatica.

Le funzioni aggiuntive, come il rilevatore di geolocalizzazione, aiutano i gestori dei ristoranti a monitorare gli spostamenti dei dipendenti durante i loro turni. Tuttavia, bisogna sicuramente considerare diversi aspetti quando si implementa una funzione del genere, più adatta alle grandi catene di ristoranti.

5. Resoconti

Quanti dipendenti meritano una promozione? Chi fa più straordinari di altri? Il programma di gestione per ristoranti offre resoconti digitali periodici in grado di aiutare il direttore del ristorante, o il dipartimento delle risorse umane, a prendere decisioni in merito a tali questioni. Queste metriche aiutano i ristoranti a tenere sotto controllo i loro bilanci.

3 vantaggi generali di un programma di gestione per ristoranti

1. Maggior controllo

Un sistema digitale migliora la supervisione complessiva dell’assegnazione del personale da parte del gestore di un ristorante. Con un solo sguardo, gli utenti potranno consultare il programma dei turni con aggiornamenti in tempo reale. I manager non dovranno più preoccuparsi per eventuali errori o di confondere alcuni membri del personale con determinati turni. Il gestore non dovrà più preoccuparsi di errori importanti: ad esempio, trascurare una richiesta di cambio turno o dimenticare di assegnare qualcuno al turno del sabato pomeriggio. I ristoratori avranno il pieno controllo del proprio locale.

2. Meno confusione

Il programma di gestione per ristoranti aiuta a risolvere i problemi legati alla programmazione manuale dei locali. I problemi di esternalizzazione durante i picchi di presenza o di esubero di personale durante il resto della giornata sono l’area di competenza di un software. Uno studio ha rilevato che la programmazione guidata da un software ha contribuito a ridurre l’insufficienza e l’eccesso di personale nel settore della vendita al dettaglio, fornendo una soluzione in tempo reale per la programmazione del personale, consentendo alle aziende di risparmiare denaro.

3. Maggiori entrate

Prendiamo come esempio i compiti di un manager. Se impiega circa tre o quattro ore per elaborare un programma e guadagna circa 20 sterline all’ora, costerà circa 3.840 sterline all’anno. Eliminare questa parte della giornata lavorativa aiuterà i ristoranti a realizzare un profitto. Tutto ciò che i ristoranti possono fare per ridurre il tempo dedicato alla programmazione porta inevitabilmente a un aumento dei ricavi.

Ripartizione dei prezzi

Tutto conta

Il prezzo totale dipende dalle dimensioni dell’azienda. Che sia grande o piccolo, un ristorante dovrà tenere conto di due fattori: innanzitutto, il numero di dipendenti; in secondo luogo, il numero di sedi. La maggior parte delle aziende applica una tariffa per utente. Un piano tipico può costare 4,50 sterline per utente. Se il ristorante è una catena che dispone diverse filiali, il costo per ogni sede potrà arrivare fino a 80 sterline. Pensandoci, ha senso. Le aziende più grandi hanno più soldi da spendere. Le aziende di software lo riconoscono e includono questa variabile nelle loro fasce di prezzo.

Fatture mensili

È una pratica comune a tutti i servizi, dall’intrattenimento agli abbonamenti, fino alle riviste. I ristoranti possono scegliere di pagare un canone mensile per utilizzare il programma di gestione dei ristoranti in vari modi.

  • Piani di pagamento. In genere, i software offrono diversi piani con, ovviamente, diverse fasce di prezzo. Il piano iniziale è il più economico e prevede una fatturazione mensile per utente compresa tra 1,80 e 14 sterline. Il piano intermedio è in genere compreso tra le 30 e le 35 sterline. I piani più cari variano molto: le aziende di solito non rivelano i prezzi online, ma alcune, come 7Shifts, sono felici di condividere il loro costo di 69,99 dollari (55,75 sterline) al mese. Noi di Carbonara App non abbiamo nessun problema a condividere le nostre tariffe.
  • Funzioni incluse. I piani a pagamento offrono l’accesso a più funzioni. Ovviamente, un piano basico limiterà  l’uso di alcuni strumenti. Per esempio, il piano base di Homebase garantisce l’accesso alle funzioni di buste paga e monitoraggio del tempo, ma nega l’accesso alle funzioni di resoconti e previsioni. In parole  povere, pagare di più significa avere accesso a un maggior numero di strumenti.
  • Pianificazione automatica. Alcune aziende mantengono questa funzione chiave, un modo più pratico di assegnare i turni, per incentivare i clienti a pagare di più. Si tratta di una strategia intelligente utilizzata dalle aziende. Tramite una ricerca sui siti web dei principali operatori del settore, come Sling, 7Shifts e Planday, si è scoperto che richiedono un costo più elevato per accedere alla loro migliore funzione: la programmazione automatica dei turni, disponibile solo nei piani più costosi. Planday possiede, senza dubbio, il piano più costoso (la sua opzione “Pro” ha un prezzo di circa 281 sterline al mese).
  • Integrazione con altri sistemi. Le aziende di software hanno sviluppato i loro sistemi tenendo conto di altri metodi. L’integrazione con altri strumenti è un aspetto importante da considerare al momento di installare un programma di gestione per ristoranti.

Collegati con Carbonara App

Oggigiorno, i lavoratori dei ristoranti hanno la certezza degli orari e del traffico dei clienti. I proprietari e i gestori tenderanno ad aumentare sempre più le loro attività utilizzando metodi digitali, integrando il programma di gestione per ristoranti nelle loro operazioni quotidiane. Grazie ad un software a basso costo per le prenotazioni dei ristoranti potranno aumentare ulteriormente la loro efficienza includendo ulteriori funzioni, quali la lista d’attesa digitale.

Con il progredire della tecnologia, le soluzioni tecnologiche economiche mettono i ristoranti al passo con le esigenze di oggi. Sempre più persone utilizzano gli smartphone, quindi perché non migliorare il servizio di ristorazione con un’applicazione economica che li aiuti a usufruire di servizi come l’attesa e la prenotazione immediata?

Vuoi ascoltare gli esperti del settore della ristorazione? Nessuno conosce la tecnologia per i ristoranti di oggi meglio del nostro team. Rivolgiti a noi per richiedere consigli riguardanti i migliori software gratuiti disponibili per aiutare i ristoranti a gestire i propri clienti.

Se hai apprezzato questa guida, ti invitiamo a scoprire di più sulle funzioni aggiuntive dell’app Carbonara e leggere il nostro articolo “Sistemi digitali per gestire le file d’attesa“, per scoprire in che modo i ristoranti riescono a gestire un flusso costante di clienti, e come eliminare le file.