La guía definitiva sobre software de gestión para restaurantes en 2024

La revolución digital ha dado fruto a una gran cantidad de opciones de software para restaurantes que ayudan a optimizar la eficiencia del sector. De reservas en línea a listas de espera virtuales, existen una multitud de herramientas electrónicas a tu disposición, y la gestión hostelera también forma parte de la carta.

La gestión de un restaurante

La asignación de turnos implica consistencia y comunicación fluida. Como pasa en la mayoría de negocios, los restaurantes asignan un día a la semana para publicar el horario de la plantilla para que sepa las horas que han que trabajar en las próximas semanas.

Los restaurantes suelen tirar de hojas de cálculo y agendas para:

  • establecer un horario inicial para que el personal lo acepte o modifique
  • colgarlo en un lugar visible, como en la parte trasera del restaurante
  • publicar listas de tareas para comunicar información clave, como un cambio de turno

Una buena gestión para restaurantes suele resultar en una buena planificación. El equipo podrá intercambiar turnos con otros compañeros o hacer una lista de sus días de trabajo para organizarse la vida personal, solicitar días libres o vacaciones, etc.

Métodos de planificación tradicionales en práctica (“Schedule”, publicado por Maxime Guilbot en Flickr) Creative Commons 2.0

¿Cuáles son los problemas asociados con la gestión física?

Crear un horario es una parte esencial de las operaciones diarias de un restaurante. Son necesarios para prepararse ante la demanda de los clientes, sabiendo con antelación a qué miembros del equipo asignar ciertos turnos durante la semana.

A pesar de las ventajas obvias, sin embargo, hay una gran cantidad de problemas típicamente asociados con la gestión manual a papel y boli que no son ajenos en algunos restaurantes hoy en día.

1. Una rutina rígida

La gestión física es más una carga que una solución. El mayor problema con la programación manual es su falta de flexibilidad. Cuando el gerente de un restaurante completa el horario, los contratiempos futuros se vuelven difíciles de cuadrar.

Piensa en un calendario de turnos físico, impreso en papel y colgado en el despacho. Si alguien quiere hacer un cambio, tiene que apuntarlo con un bolígrafo, lo que no tarda en tornarse todo un caos. Tras un par de cambios, el calendario es apenas legible.

2. Comunicación deficiente

Si se utiliza un calendario físico, el gerente tiene que tramitar todos los cambios e informar a todos los trabajadores involucrados. Ahora bien, durante el cierre, a los gerentes se les puede hacer cuesta arriba la comunicación con el equipo. Quizás una persona no contesta, la otra no revisa su correo electrónico… Sea cual sea la razón, esto abre la puerta a errores y falta de transmisión de información importante sobre los próximos turnos u horas extras.

3. La espera desespera

Gestionar horarios con papel y lápiz puede ser conveniente para los gerentes, ya que sólo haría falta un cuaderno y una plantilla. Aún así, la planificación manual es una lata para el resto. Con este método, no se pueden realizar ni distribuir rápidamente los horarios del restaurante. Además, recae en el gerente la responsabilidad de asegurarse de que todos hayan recibido sus turnos y de que queden claro:

  • los días de trabajo
  • los turnos
  • los clientes que deberán gestionar

Por lo tanto, la planificación manual aumenta la presión del equipo y obstaculiza el acceso instantáneo a información vital.

La gestión manual de un restaurante no está exenta de desventajas (“Macbook”, publicado por Ryan Adams en Flickr) Creative Commons 2.0

¿Qué es un software de gestión para restaurantes?

Un software de gestión para restaurantes permite a un restaurante y a su equipo acceder a una recapitulación de la gestión de turnos. Un sistema de planificación para restaurantes ayuda a:

  • Reducir los costos laborales.
  • Mejorar las relaciones con el personal.
  • Adaptar las horas del personal en todo momento.
  • Promover la sincronización del equipo.

Al crear turnos e informar a los empleados en una misma plataforma, se acelera todo el proceso de gestión y lo hace más eficiente para todos. Por lo tanto, la programación en los restaurantes se convierte en una tarea más sencilla, sin tanto misterio.

El software permite a los gerentes de restaurantes crear horarios digitales con herramientas que incluyen funciones tan importantes como las alertas y las notificaciones. Esto permite que el equipo reciba información clave, como los conflictos en los horarios o las horas extra necesarias.

El software automatiza la mayoría de los procesos manuales de planificación. Por ejemplo, comunica los cambios de turno, lo que mejora el control del restaurante sobre la distribución de turnos. Descubre cómo otras funciones digitales, como las reservas en línea, simplifican el control del restaurante.

5 aspectos a tener en cuenta

Un restaurante pierde mucho tiempo creando hojas de cálculo, documentos y horarios para organizar a la plantilla. Con la ayuda de un software de horarios automatizado, se pueden optimizar al máximo el tiempo. Ten en cuenta los aspectos que vamos a tratar a continuación.

1. Simplicidad de uso

Es vital asegurarse de que un programa de software sea fácil de usar. Debe permitir las siguientes acciones:

  • Compartir horarios al momento.
  • Notificar al personal de cambios en el horario.
  • Comunicarse al instante con empleados a través de un sistema de mensajería interna.
  • Acceder al sistema tanto por ordenador como por móvil.
  • Guardar notas en una agenda digital para ir evaluando el desempeño de los empleados.

Un software de planificación para restaurantes funciona con servicios en línea instantáneos, como el correo electrónico. Toma de ejemplo la mensajería instantánea. De esta forma, el restaurante se comunica con todo el equipo, facilitando la disponibilidad en tiempo real del personal para la creación de horarios. Otras funciones destacadas incluyen:

  • Reloj para rastrear la asistencia de empleados, tanto a la entrada como a la salida.
  • Nómina para calcular con precisión las horas de los empleados y pagarles lo correspondiente.
  • Pronóstico de personal para planificar y ajustar con precisión el personal del restaurante a la demanda.

2. Acceso móvil

Es crucial que el sistema sea fácilmente accesible a través de un smartphone. Esto tiene un gran impacto en el flujo de trabajo del restaurante. Si el sistema ofrece una funcionalidad móvil bastante pobre, el personal podría encontrar dificultades para:

  • acceder al sistema desde cualquier parte del restaurante
  • marcar la entrada y salida de manera consistente, lo que podría derivar en problemas directos con las nóminas
  • informar sobre cambios de horario

3. Integración con calendarios

¿Se puede integrar el software con aplicaciones como Google Calendar? Las mejores opciones de software pueden:

  • Sincronizar citas del calendario digital.
  • Integrar y adaptarse a las reservas de restaurante en el calendario.
  • Notificar a los responsables sobre días festivos del personal, tiempo libre y descansos.

La integración permite que los gerentes del restaurante dediquen menos tiempo a rellenar los turnos. Se conoce como sincronización bidireccional del calendario, así que asegúrate de que el software que elijas ofrezca esta función para simplificar la planificación del negocio.

4. Gestión automática

Se trata del factor más importante en cuanto a ahorro de tiempo de un sistema de planificación. Una función de programación automática:

  • Utiliza datos como la disponibilidad del personal para crear horarios.
  • Elimina la incertidumbre asociada con la elaboración manual de horarios.
  • Se ajusta a las necesidades y preferencias de los empleados.
  • Reduce la ocurrencia de conflictos en los horarios.

Cada sistema ofrecen su propia fórmula de programación automática. Algunos proporcionan una función de un solo clic que programar rápida y períodicamente. No obstante, todos los sistemas requieren la misma condición previa: la introducción manual de datos. Para habilitar los programas automáticos, los restaurantes deben conocer de antemano:

  • Preferencias de turno del personal.
  • Solicitudes de tiempo libre de los empleados.
  • Ajustes estacionales.
  • Previsiones sobre la afluencia de clientes.

Una vez completado, vale la pena el esfuerzo.

Las funciones adicionales, como un rastreador de geolocalización, ayudan a los gerentes de restaurantes a seguir los movimientos de los empleados durante sus turnos. Eso sí, no es una función que quieras implantar a la ligera, siendo más adecuada para cadenas de restaurantes más grandes.

5. Informes

¿Quién merece un ascenso? ¿Quién está echando más horas extras? Un software de planificación para restaurantes ofrece informes digitales regulares que ayudan al gerente de restaurante o a recursos humanos a tomar decisiones sobre tales cuestiones. Estas métricas mantienen también el presupuesto a raya.

3 ventajas de un software de gestión para restaurantes

1. Mayor control

Un sistema digital mejora la supervisión total sobre la asignación de personal. De un solo vistazo, se pueden consultar turnos con actualizaciones en tiempo real. El gerente ya no tendrá de qué preocuparse, los errores y confusiones no afectarán a nadie. Puesto que el sistema tiene en cuenta a cada empleado, se sortean pequeños errores que pueden ser fatales, como ignorar una solicitud de intercambio de turnos u olvidar asignar a alguien algún turno. ¡Los restaurantes ganan en control total!

2. Menor confusión

Un software resuelve problemas derivados con la planificación manual de los restaurantes. La subcontratación durante los picos de trabaja o el alivio de la sobrecarga del personal durante el resto de la jornada son el fuerte de estos software. Un estudio reveló que la gestión por software había reducía la sub y sobrecarga de personal en el sector minorista, ya que pudo proporcionar una solución en tiempo real a la programación de personal, lo que en últimas ahorró dinero a los negocios.

3. Mayores ingresos

Vamos a imaginarnos las tareas de un gerente. Si tarda alrededor de tres o cuatro horas elaborar un horario y gana alrededor de 10 euros por hora, se gasta 1420 euros al año. Al eliminar esa tarea extra, se maximizan las ganancias. Todo lo que reduzca el tiempo que se invierte en gestión, se traduce inevitablemente en mayores ingresos.

Desglose de precios

Todo suma

El precio total depende del tamaño del negocio. Ya sea grande o pequeño, un restaurante tendrá que tener en cuenta dos cosas: personal y locales. La mayoría de las empresas cobran por usuario, por lo que plan estándar llega a costar 4,50 euros por usuario. Si regentas una cadena con varias sucursales, la tarifa por local puede dispararse a 80 euros. Los negocios más grandes tendrán más presupuesto para gastar. Las empresas tecnológicas son conocedoras de ello e incluyen esta variable en sus planes de precios.

Facturas mensuales

Es una práctica común en todas las empresas, desde el entretenimiento hasta las revistas. Un restaurante pueden elegir una tarifa mensual para hacer uso de un software de planificación.

  • Planes de precios. Habitualmente, las empresas de software ofrecen una estructura de precios en tres niveles. El plan inicial es el más barato, cobrando a los restaurantes entre 1,80 y 14 euros por usuario al mes. El plan intermedio suele situarse entre los 30 y 35 euros. Los planes superiores varían bastante. Por lo general, los proveedores no desvelan sus precios en Internet, pero Carbonara no tiene problemas en compartir los suyos.
  • Funciones incluidas. Los planes de precio dan acceso a más funciones. Optar por un plan básico restringirá el uso de ciertas herramientas. Pagar más equivale a más funciones.
  • Gestión automática. Algunos sistemas se reservan esta función clave, una manera más práctica de asignar turnos, para incentivar a los clientes a desembolsar más dinero. Es una estrategia corporativa muy ingeniosa. Al consultar los sitios web de los principales proveedores del sector, observamos que se exige un precio más elevado para acceder a sus mejores funciones: la programación automática de turnos, disponible solo en los planes más caros.
  • Integración con otros sistemas. Las empresas tecnológicas desarrollan sus productos teniendo en cuenta otros. La integración con otras herramientas es clave a la hora de firmar con un proveedor.

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Si te ha gustado esta guía, lee más sobre otras funciones de Carbonara App y échale un ojo a nuestro artículo «La guía definitiva de sistemas de gestión de colas en 2024» para descubrir cómo manejar un flujo constante de clientes en tu restaurante y cómo deshacerte de las dichosas colas.