6 aspectos a considerar na escolha de um sistema de fila virtual

Muitos restaurantes gostariam de integrá-lo nos seus negócios para aumentar a produtividade. Mas o que é exactamente um sistema de fila virtual?

É um sistema digital que transfere as filas físicas para o plano digital. Os clientes ficam na fila virtual, o que os evita terem de ficar de pé no mesmo lugar. 

Um sistema de fila virtual é utilizado para acompanhar os movimentos dos clientes em tempo real. Para tirar o máximo partido da vasta gama de softwares disponíveis, os seguintes aspectos devem ser tidos em conta.

1. Personalização do sistema

De restaurantes e cores não se discute. Vêm em todos os tamanhos, estilos e gostos.

Em princípio, um sistema de fila digital destina-se a restaurantes que não operam com reservas. Os restaurantes que operam com reservas também dispõem de várias soluções tecnológicas. É possível implementar um sistema de fila virtual num restaurante híbrido (a funcionar com reservas e listas de espera). 

Talvez o seu restaurante apenas atenda clientes à medida que estes chegam. Este é o caso de muitos restaurantes bem conhecidos em Londres – terá sorte se obter uma mesa!

Tais restaurantes confiam frequentemente no equívoco de que a fila de espera é boa para o negócio. Na realidade, o contrário é que é verdade. 

Um sistema de fila de espera digital deve oferecer a possibilidade de personalizar a configuração da fila para se adequar ao seu negócio. Pense nisto como um puzzle, o ideal seria que o sistema se adaptasse às necessidades do seu restaurante!

A maioria dos sistemas de enfileiramento publicitará as suas características personalizáveis num website exclusivo. Se não tiver a certeza, verifique com o seu fornecedor. É preferível encontrar a via fácil do que a mais difícil quando há dinheiro em jogo. 

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Imagem 1. Convent Garden, London autoria do Ewan Munro no Flickr

2. Funções online

A funcionalidade mais inovadora de todos os sistemas electrónicos está no seu próprio nome: que eles são electrónicos. Os melhores utilizam um sistema virtual por meio da computação em nuvem e operam através da Internet. Portanto, não existem laços físicos que limitem a sua mobilidade.

Os melhores sistemas permitem gerir filas de espera desde qualquer ponto do local. Como gerente de um restaurante ou chefe, procurará características que lhe permitam trabalhar sem estar preso num só lugar.

Estas incluem características como a nuvem, a sincronização de dispositivos e a acessibilidade de gerentes (recursos só de pessoal, como o acesso à gestão de pessoal).

Este aspecto é bastante significativo. Um sistema de gestão de filas virtuais funciona na base de que simplifica o trabalho. Oferece funções tais como a gestão de mesas para uma conveniente atribuição de mesas aos clientes. Por esta razão, um sistema simples e portátil é a melhor opção disponível. 

3. Integração PDV

Se o seu restaurante tiver um sistema informatizado para processar pagamentos com cartão, terá de considerar como irá interagir com uma aplicação de gestão de filas de espera.

Notará que muitas empresas de gestão de filas de espera se dirigem a uma vasta gama de clientes.

No mercado, a maioria dos sistemas visa outros sectores directamente associados às filas de espera (bancos retalhistas, lojas, marcas de telecomunicações). Têm uma grande base de utilizadores para aumentar a sua rentabilidade e, portanto, os fornecedores destes sistemas cobram com base num modelo geral.

Através da integração do PDV, um sistema de fila online é ligado ao dispositivo de PDV no seu restaurante, um componente chave na operação dos restaurantes actuais. 

É realmente uma forma de simplificar as coisas e agilizar o serviço do seu restaurante. A integração PDV será útil se estiver à procura de informações como relatórios de vendas, que automatizam a transferência de dados sobre quantos comensais atende por fila. 

4. Gestão: o funcionamento de um sistema de fila virtual

Alguns sistemas de fila utilizam um quiosque para distribuir turnos. Embora parcialmente electrónico, este tipo de sistema utiliza materiais físicos para gerir a clientela. O pessoal notifica os clientes em espera à medida que a lista numérica avança. 

Os sistemas de fila virtual actuais funcionam de forma diferente. Graças à tecnologia dos smartphones, os clientes já têm o dispensador de filas na mão. 

Isto fornece um serviço em tempo real. O cliente recebe uma notificação enquanto está noutro local de que está na hora de voltar, sem o incómodo de dispensadores ou pagers. 

Há também funções de temporizador a considerar. Após fornecer uma estimativa do tempo de espera ao cliente, o sistema utilizará análises e dados para propor uma estimativa precisa do tempo ao cliente.

Embora funcionem melhor com o passar do tempo, as ferramentas analíticas podem ajudar o seu restaurante a definir estes processos. Descubra como relatórios analíticos conseguem aumentar o rendimento do seu restaurante. 

Imagem 2. Queue in Lviv, autoria do Sergey Kozak no Flickr

5. Preços

Esta é uma farpa encravada em todos os hoteleiros: os custos.

Os preços variam de acordo com as taxas de licença básica, incluindo taxas de subscrição. A maioria é facturada anualmente, mas os fornecedores analisam o que cobram mensalmente.

Por exemplo, alguns fornecedores cobram mais por cada local. Portanto, se tiver vários locais usando o mesmo software, pagará por cada restaurante usando o software, que é cerca de 80-110 euros por ano.

A subscrição funciona da mesma forma que uma plataforma de streaming. Por uma taxa mensal, o dinheiro é retirado da conta do seu restaurante por débito directo. A taxa para os melhores fornecedores está nas centenas, ou seja, cerca de 300-500 euros. 

A questão é se é ou não viável para um restaurante despender centenas de euros. Os custos envolvidos em tal sistema tornam-se uma pequena gota no balde, o que não é de todo razoável se o rendimento do restaurante for muito baixo. 

Não esqueçamos o custo inicial. Para se registar no sistema de fila virtual, poderá ter de pagar por uma simples inscrição.

É verdade que muitos fornecedores oferecem uma fase experimental gratuita, mas a concepção do período experimental é para facilitar o acesso ao serviço e depois devorar o dinheiro do seu restaurante sem que se aperceba disso.

Imagem 3. How do you work this thing?, autoria de nathanoj no Flickr

6. Optimização de dispositivos

A melhor maneira de encorajar a interacção com os seus clientes e optimizar a experiência do cliente é adoptar uma solução “Mobile-First”.

Muitos sistemas no mercado já são por si só complicados demais. Requerem a instalação de quiosques e equipamento no restaurante que são demasiado complexos para os clientes de hoje. Um sistema de fila virtual desktop é mais como um computador de escritório do que um serviço de restaurante.

Ofereça aos seus clientes uma solução prática e eficaz de enfileiramento: aproveite o dispositivo que já trazem no bolso. 

Irá sem dúvida aumentar o tráfego de clientes no seu restaurante. Um relatório recentemente publicado mostrou que os restaurantes que implementaram sistemas de filas de espera para smartphones registaram um aumento significativo do número médio de comensais, de 200.000 para 3.000.000 e um aumento. A razão é simples: os clientes acham muito conveniente fazer fila pelo telemóvel. 

Vamos ajudar o seu restaurante com o melhor sistema de fila virtual. Experimente a Carbonara App!