Quão rapidamente estão as reservas de restaurantes a mudar? As exigências do mundo actual convidam os restauradores a dar um salto significativo: passar para o digital e pôr a mesa para um sistema de reservas para restaurantes.
Continue a ler abaixo para conhecer as últimas informações sobre como os sistemas de reservas estão actualmente a ajudar os restaurantes a gerir a recepção de clientes.
Incluiu-se também um link com as medidas actuais da COVID-19 em Portugal, e como estas afectam o seu restaurante.
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O seu restaurante recorre às reservas para gerir os clientes
Durante décadas, os restaurantes têm recorrido às reservas para gerir os clientes. Desde o seu florescimento em meados do século XIX, os lugares de maior destaque em Paris e Londres rapidamente se tornaram pontos de referência para comer fora. Assim, entrar no restaurante era o cerne do negócio quotidiano de um restaurante.
Só com a introdução dos telefones no início da década de 1910 é que a reserva em restaurantes se transformou no sistema popular que conhecemos actualmente. Ou seja, a utilização do antiquado caderno de notas para tomar os detalhes dos clientes, a fazer a reserva de mesas através de um sistema em papel.
Alguns já consideram este sistema obsoleto. Contudo, muitos restaurantes de hoje ainda se servem de um sistema em papel, simplesmente porque confiam nele. Os restaurantes usam um sistema de reservas em papel para:
- Planear a gestão do pessoal: As reservas dão uma boa ideia de quantos membros da equipa serão necessários numa determinada noite.
- Prevenir a espera: As reservas suprimem os tempos de espera imprevisíveis, o que significa que os clientes vêm em horários previamente agendados para se sentarem.
- Promover o regresso: Como bónus, as reservas visam estreitar relações com os clientes que retornam a comer consigo. Uma boa experiência gastronômica significará provavelmente que um cliente fará posteriormente outra reserva. Os restaurantes utilizam as reservas na esperança de garantirem uma carteira de clientes.
Mas nem sempre é este o caso. Pergunte a qualquer restaurante sujeito a reservas sobre o custo de os clientes não comparecerem (conhecidos como “no shows”), e certamente ouvirá apenas queixas sobre o assunto. Particularmente desde a década de 1980, os “no shows-up” demonstraram ser uma enorme dor de cabeça para os restaurantes por todo o mundo, com a perda de tempo e dinheiro devido à mudança de planos dos clientes no último momento.
Imagem 1. Restaurante em Málaga, autoria do Nick Kenrick. Creative Commons 2.0
O que é um sistema de reservas para restaurantes?
Desde os anos 2000, os sistemas de reserva de restaurantes têm-se desenvolvido para satisfazer as exigências do mundo de hoje. Uma ferramenta informática oferece aos restauradores tudo o que precisam para fazer face a uma clientela mais exigente, pois é uma ferramenta útil que mantém a lista de clientes em movimento. O sistema de reserva para restaurantes permite aos restauradores fazer e gerir reservas online, e que os clientes efectuem reservas à sua conveniência.
Em 2021, as exigências governamentais em alguns países tornaram obrigatória a utilização de sistemas de reserva por parte dos restaurantes, tanto para cumprir as restrições da COVID quanto para controlar o fluxo de clientes. Com as restrições da COVID em vigor, os restaurantes dependem em grande medida das reservas para gerir o volume de clientes e assegurar a distância social entre as mesas.
Para restaurantes populares que trabalham em uníssono a respeitar os procedimentos governamentais em resposta à pandemia da COVID-19, é agora essencial que prestem o serviço sem falhas: um método online que permite aos restaurantes concentrarem-se no que fazem melhor, servir comida de alta qualidade.
Hoje em dia, existem muitas opções de software que os restaurantes com base em reservas podem utilizar. Este artigo cobre tudo o que precisa de saber sobre um sistema de reservas para restaurantes em 2022. Fornecemos um guia rápido e fácil sobre como o seu restaurante poderia beneficiar desta nova forma de gestão de mesas.
Porque escolher um sistema de reserva para restaurantes?
Primeiro, pense no seu actual sistema em papel. Como parte integrante das operações de um restaurante, o sistema tradicional de caneta e papel pode parecer eficiente. Mas vamos dar um segundo olhar à forma em que este modelo pode ser ineficiente e considerar a razão pela qual precisa guardar os livros na gaveta.
Visão limitada
Um problema contínuo com a agenda em papel é simplesmente que é um livro. É o seu único registo das reservas do dia e não é fácil de partilhar. O famoso restaurador de Nova Iorque Danny Meyer disse o seguinte sobre o livro de reservas: “Estava cansado deste problema que se repetia no restaurante, onde as pessoas estavam sempre a gritar para cima e para baixo das escadas, a perguntar quem tinha o livro de reservas.” Um livro, mas muitos problemas.
Gestão de mesas confusas
Quer actualizar uma reserva? Com a lista de reservas em papel, os seus funcionários estão sempre a apagar, a riscar detalhes, ou a rabiscar na página. Não é a pior coisa do mundo, mas acrescenta confusão e pode levar ao pior de tudo: à reservas perdidas.
Apenas horários de funcionamento
Se um possível cliente quiser reservar, o pessoal terá de estar presente para atender o telefone, ouvir um voicemail, ler um e-mail, ou responder a uma mensagem nas redes sociais. Devem certificar-se de que a reserva faz parte da agenda, e depois confirmar (ou rejeitar) a reserva, todo o tempo correspondente com o cliente, a ir e vir para trás para arranjar uma hora e mesa disponíveis.
Durante os períodos de pico (quando as chamadas estão em espera), reservar num restaurante pode ser exaustivo para ambos os lados da mesa.
Sem possibilidade de reduzir a frequência dos “no-shows”
Com um livro de papel à mão, diminuir os “no-shows” é uma chatice. O seu pessoal deve telefonar ou enviar um e-mail aos clientes, a relembrar-lhes a sua próxima reserva no restaurante. Caso contrário, terá de esperar o melhor. Existe um risco substancial de os seus convidados não comparecerem. Tenha em conta como isso pode afetar negativamente as suas receitas.
É mais fácil usar um sistema de reserva para restaurantes
A transição para o digital trata-se de tornar as coisas mais fáceis. A implementação de um sistema de gestão de reservas em restaurantes pode resolver os problemas supracitados. Eis como o fazer!
Livro de reservas digital
Graças aos sistemas de reserva para restaurantes, toda a lista de clientes pode ser consultada num dispositivo digital, como um computador, smartphone, ou tablet. Normalmente, estes dispositivos sincronizam-se online ( ou seja, ‘na nuvem’), pelo que as reservas podem ser geridas online desde qualquer lugar. Chega de se passar um livro de um lado para o outro!
Visualização de mesas
A atribuição de mesas é tão fácil quanto clicar num botão. O software de reserva fornece uma visualização por medida da configuração do seu restaurante, o que lhe permite distribuir mesas de acordo com a preferência do cliente, juntar mesas para grandes grupos, e aproveitar ao máximo o espaço do seu restaurante.
Reservas online
Os clientes dispõem assim da liberdade de fazer reservas com flexibilidade, a qualquer hora e em qualquer lugar. Os hóspedes têm acesso à disponibilidade de reservas em tempo real, sem necessidade de você nem o seu pessoal responderem ao telefone, e-mails, e outros pedidos de reserva.
Actualizações em tempo real
Assim que o seu pessoal ou um cliente fizer uma reserva, um sistema de reserva para restaurantes actualizará o invéntario de mesas em todos os aparelhos conectados, a excluir todos os rabiscos da lista de espera física.
Comunicação com o cliente
Através de mensagens de texto e mensagens de lembrete, um sistema de reservas online liga instantaneamente o seu restaurante aos clientes. Os lembretes automáticos são mais úteis ao reduzirem o risco de “no-shows”.
Se for um gestor de restaurante cujo pessoal de atendimento passa demasiado tempo a procurar clientes (a responder às chamadas, a enviar emails), um sistema de reserva para restaurante acaba com todas as complicações desnecessárias.
Os clientes já jogaram a caneta e o papel
Os clientes vivem hoje num mundo instantâneo e utilizam os seus telefones para tudo: passagens de avião, indicações de mapas no Google, fotografia, etc.
O mesmo acontece com os restaurantes. As pesquisas no Google, as avaliações em linha e as redes sociais dão imediatamente aos clientes a possibilidade de encontrar (e reservar) locais onde comer. Os clientes esperam reservar sem ter de telefonar a ninguém. Um estudo revelou que a presença em linha é um assunto sério. Em São Francisco, por exemplo, os investigadores descobriram que as avaliações mais elevadas fizeram as reservas do restaurante serem vendidas de 30 a 49 por cento das noitadas abertas.
A partir da primavera de 2021, os restaurantes estão a esforçar-se por sobreviver no actual contexto de distanciamento social. A acessibilidade através de métodos digitais irá assegurar que a sua lista de clientes se mantenha em movimento e actualizada com a nova maneira de fazer as coisas.
Imagem 2. Clientes a usar um iPad, autoria de Lordcolus. Creative Commons 2.0
O básico: o preço de um sistema de reserva para restaurantes
Muitos serviços no mercado vêm com vários regimes de preços que vão de baixos a altos. Apresentamos abaixo uma série de aspectos a ter em conta aquando da consideração dos custos globais.
Planos de subscrição
A maioria dos sistemas de reserva para restaurantes requer pagamentos mensais, o que obriga os restauradores a investir num custo de base. Quer o seu restaurante receba 50 ou 100 reservas por mês, uma taxa de subscrição não varia. Podem ser caros: entre 143 a 649 euros por mês. Dependendo do tamanho real do seu restaurante, os planos de subscrição irão aumentar, desde os planos standard até aos premium.
Actualizações
Se optar por integrar um sistema básico de reservas de restaurantes, os fornecedores irão tarifar menos. Mas, para funcionalidades extra como a integração do Ponto de Venda (PDV), análises, inquéritos a clientes, campanhas de correio electrónico automatizadas, geralmente os fornecedores acrescentarão todos estes serviços à sua mensalidade. Por vezes, estes podem triplicar as despesas gerais.
Se decidir utilizar funcionalidades de SMS, o custo será normalmente de uma taxa extra por mensagem. Além das actualizações, pode pagar mais para ganhar funcionalidades extras, tais como mensagens para clientes personalizáveis.
Comissões por cliente
A principal e mais comum taxa que as empresas de sistema de reservas lhe cobrarão, é uma comissão de reserva por cliente. Esta é gerada através de qualquer uma das duas:
1) O seu sistema de fornecedor.
2) A utilização do seu website (normalmente mais dispendiosa quando as reservas são feitas através do website ou aplicação do fornecedor e não através do website do seu restaurante).
Na prática, isto significa que pagará por cada cliente que reservar.
Se o seu restaurante passar por um elevado número de reservas, esta é uma questão séria. Por exemplo, um restaurante popular na cidade com um custo transacional de 1 euro por cliente que reserve uma mesa para quatro, custará 4 euros. Basta registar 2.000 pessoas por mês, e este valor ascende a 2000 euros. Assim, ao procurar um sistema apropriado, será melhor contar e estimar quantas reservas se processam num mês. Isto irá estabilizar os custos de transacção.
Equipamento
Muitos fornecedores exigir-lhe-ão a compra de equipamento adicional. Apesar disso, nem sempre é este o caso. Considere que poderá ter de comprar algum equipamento próprio ou mesmo um novo computador ou tablet para utilizar no restaurante. Procure sistemas que ofereçam uma aplicação móvel para o seu smartphone, uma vez que este será um ponto de acesso fácil. Se já tem um smartphone, então não custa nada.
Taxas de configuração
Poderá haver taxas de instalação adicionais incluídas no seu plano. Isto pode ser uma taxa única de iniciação, de personalização, ou qualquer outro custo relacionado com o arranque de um pacote de software.
Se tiver sorte, poderá negociar esta redução ou conseguir que o fornecedor dê um serviço gratuito a par da taxa (tal como uma peça de equipamento gratuito como um iPad, etc.).
Em geral, embora os custos possam somar-se, há benefícios significativos na utilização de um sistema de reservas em restaurantes. Deve ter em mente o exposto acima, em particular prestando atenção a quais os custos que podem somar-se ao longo do tempo.
Considere um sistema de reservas para restaurantes DE BAIXO CUSTO
A Carbonara App é o sistema de reserva de restaurantes mais econômico. Ao contrário do resto, a aplicação inclui todas as características próprias da aplicação Carbonara, a ser as seguintes:
- Livro de reservas digital. Dá-lhe a opção de manter o controlo das reservas. Simples e fácil de usar.
- Gestão de mesas. Permite-lhe vigiar as mesas em tempo real durante todas as horas de trabalho.
- Temporizadores do tempo de espera. Simplifica o seu dia-a-dia de trabalho ao oferecer tempos de espera precisos aos clientes quando estes podem esperar sentados.
- Estatísticas diárias. Oferece-lhe um relatório diário, mostrando os níveis e tempos médios de espera dos clientes. Não são necessárias calculadoras! A Carbonara App ajuda-o a fazer planos para o futuro do seu restaurante.
- Interface de fácil utilização. Apresenta uma interface intuitiva que é fácil de navegar. A Carbonara App é para restaurantes, não para especialistas em tecnologia!
- Notificações SMS. Permite-lhe notificar facilmente os clientes, com um modelo totalmente personalizável. A Carbonara App suporta os custos de envio.
- Sincronização de dispositivos. Dá-lhe uma aplicação de reserva para restaurantes portátil. Qualquer pessoa com um smartphone pode utilizá-la.
- Reservas online. Oferece um serviço de baixo custo.
A Carbonara App é a mais econômica, o que é pouco ortodoxo para a indústria actual mas é significativo: estamos a fazer isto para fazer a diferença no mercado. Num mundo em constante mudança, a Carbonara App adapta-se ao sector hoteleiro actual, ajudando a entregar restaurantes da azáfama diária que supõem as agendas de reservas.
Vista da Carbonara App
Em 2022, os restaurantes irão provavelmente enfrentar um aumento substancial nas reservas online. Com isto em mente, a utilização de uma aplicação de reserva para restaurantes está a tornar-se cada vez mais importante, especialmente quando se trata de uma aplicação barata.
Tem vontade de experimentar? Descarregue a Carbonara App aqui, gratuitamente sem custo algum!
Se tiver alguma questão relacionada com a Carbonara App, por favor confiar com as nossas FAQ. Em alternativa, por favor não hesite em contactar-nos aqui.
Aqui está o nosso artigo COVID-19 que lhe dá as últimas informações sobre reservas e regulamentos da COVID-19.
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