A revolução digital deu origem a uma infinidade de opções de software de restauração para ajudar a otimizar a eficiência do sector. Desde as reservas online até às listas de espera virtuais, há uma infinidade de ferramentas electrónicas à sua disposição, e a gestão hoteleira também faz parte do menu.
Gestão de um restaurante
A atribuição de turnos implica coerência e uma comunicação fluida. Como na maioria das empresas, os restaurantes atribuem um dia por semana para publicar o horário do pessoal, para que este saiba as horas que tem de trabalhar nas semanas seguintes.
Os restaurantes utilizam frequentemente folhas de cálculo e agendas para:
- estabelecer um horário inicial para o pessoal aceitar ou modificar
- afixá-lo num local visível, por exemplo, no fundo do restaurante
- afixar listas de tarefas para comunicar informações importantes, como uma mudança de turno
Uma boa gestão do restaurante traduz-se geralmente num bom planeamento. A equipa pode trocar turnos com outros colegas ou fazer uma lista dos seus dias de trabalho para organizar a sua vida pessoal, pedir dias de folga ou férias, etc.
Métodos tradicionais de planeamento na prática (“Schedule”, publicado pelo Maxime Guilbot em Flickr) Creative Commons 2.0
Quais são os problemas associados à gestão física?
A elaboração de um horário é uma parte essencial das operações diárias de um restaurante. É necessário para se preparar face à procura dos clientes, sabendo antecipadamente a que membros da equipa atribuir determinados turnos durante a semana.
No entanto, apesar das vantagens óbvias, há uma série de problemas tipicamente associados à gestão manual com papel e caneta que não são raros em alguns restaurantes actuais.
1) Uma rotina rígida
A gestão física é mais um fardo do que uma solução. O maior problema da programação manual é a sua falta de flexibilidade. Quando um gerente de restaurante preenche o horário, torna-se difícil resolver futuros contratempos.
Pense num horário de turnos físico, impresso em papel e pendurado no escritório. Se alguém quiser fazer uma alteração, tem de a escrever com uma caneta, o que rapidamente se transforma num caos. Depois de algumas alterações, o calendário é dificilmente legível.
2) Comunicação deficiente
Se for utilizado um calendário físico, o gestor deve processar todas as alterações e informar todos os trabalhadores envolvidos. No entanto, durante o encerramento, os gestores podem ter dificuldade em comunicar com a equipa. Talvez uma pessoa não responda, a outra não verifique o seu correio eletrónico... Não importa a razão, isto abre a porta a erros e à não transmissão de informações importantes sobre os próximos turnos ou horas extraordinárias.
3) A espera leva-nos ao desespero
Gerir os horários com papel e lápis pode ser conveniente para os gestores, uma vez que só é necessário um caderno e um modelo. No entanto, o planeamento manual é um incómodo para os restantes. Com este método, os horários dos restaurantes não podem ser elaborados e distribuídos rapidamente. Além disso, é da responsabilidade do gerente certificar-se de que todos receberam os seus turnos e que estes estão claros:
- os dias úteis
- os turnos
- os clientes a gerir
Por conseguinte, o planeamento manual aumenta a pressão sobre a equipa e impede o acesso imediato a informações vitais.
A gestão manual de um restaurante tem as suas desvantagens (“Macbook”, publicado pelo Ryan Adams em Flickr) Creative Commons 2.0
O que é um software de gestão de restaurantes?
Um software de gestão de restaurantes permite a um restaurante e ao seu pessoal aceder a uma recapitulação da gestão dos turnos. Um sistema de programação de restaurantes ajuda a:
- Reduzir os custos laborais.
- Melhorar as relações com o pessoal.
- Adaptar os horários do pessoal em qualquer altura.
- Promover a sincronização das equipas.
Criando turnos e informando os funcionários numa única plataforma, agiliza todo o processo de gestão e torna-o mais eficiente para todos. Como resultado, a marcação de horários nos restaurantes passa a ser uma tarefa mais simples, sem tanto mistério.
O software permite que os gestores dos restaurantes criem horários digitais com ferramentas que incluem funcionalidades importantes como alertas e notificações. Isto permite que a equipa receba informações importantes, tais como conflitos de horários ou horas extraordinárias necessárias.
O software automatiza a maioria dos processos manuais de planeamento. Por exemplo, comunica as mudanças de turno, o que melhora o controlo do restaurante sobre a distribuição dos turnos. Descubra como outras funcionalidades digitais, como as reservas online, simplificam o controlo do restaurante.
5 aspectos a ter em conta
Um restaurante perde muito tempo a criar folhas de cálculo, documentos e horários para organizar o pessoal. Com a ajuda de um software de programação automatizado, o tempo pode ser optimizado ao máximo. Tenha em mente os aspectos que vamos discutir a seguir.
1. Simplicidade de utilização
É fundamental garantir que um programa informático seja fácil de utilizar. Deve permitir as seguintes acções:
- Partilhar os horários no local.
- Notificar o pessoal sobre alterações de horários.
- Comunicar instantaneamente com os empregados através de um sistema de mensagens interno.
- Aceder ao sistema tanto por computador como por telemóvel.
- Tomar notas numa agenda digital para avaliar o desempenho dos funcionários.
O software de planeamento de restaurantes funciona com serviços instantâneos em linha, como o correio eletrónico. Tomemos como exemplo as mensagens instantâneas. Desta forma, o restaurante comunica com toda a equipa, facilitando a disponibilidade em tempo real do pessoal para o agendamento. Outros destaques incluem:
- Relógio para registar a presença dos empregados, tanto à entrada como à saída.
- Folha de pagamento para calcular com exatidão as horas dos empregados e pagar-lhes em conformidade.
- Previsão de pessoal para planear com precisão e ajustar o pessoal do restaurante à procura.
2. Acesso por telemóvel
É crucial que o sistema seja facilmente acessível através de um smartphone. Isto tem um grande impacto no fluxo de trabalho do restaurante. Se o sistema oferecer uma funcionalidade móvel bastante fraca, o pessoal poderá ter dificuldade em fazê-lo:
- Acesso ao sistema a partir de qualquer ponto do restaurante
- Registo constante de entradas e saídas, o que pode levar a problemas diretos com os salários
- Comunicação de alterações de horários
3. Integração com calendários
O software pode ser integrado em aplicações como o Google Calendar? As melhores opções de software podem:
- Sincronizar os compromissos do calendário digital.
- Integrar e adaptar-se às reservas de restaurantes no calendário.
- Notificar os gestores das férias, folgas e pausas do pessoal.
A integração permite que os gerentes dos restaurantes passem menos tempo a preencher os turnos. Isto é conhecido como sincronização bidirecional do calendário, por isso, certifique-se de que o software que escolher oferece esta funcionalidade para simplificar o planeamento empresarial.
4. Gestão automática
Este é o fator de poupança de tempo mais importante num sistema de programação. Uma função de programação automática:
- Utiliza dados como a disponibilidade do pessoal para criar horários.
- Elimina a incerteza associada à elaboração manual de horários.
- Acomoda as necessidades e preferências dos funcionários.
- Reduz a ocorrência de conflitos de horários.
Cada sistema oferece a sua própria fórmula de programação automática. Alguns oferecem uma função de um clique que efectua a programação de forma rápida e periódica. No entanto, todos os sistemas requerem o mesmo pré-requisito: entrada manual de dados. Para ativar os horários automáticos, os restaurantes precisam saber com antecedência:
- As preferências de turnos do pessoal.
- Pedidos de folga dos empregados.
- Adaptações sazonais.
- Previsões de fluxo de clientes.
Uma vez concluído, vale bem a pena o esforço.
As funcionalidades adicionais, como um localizador geográfico, ajudam os gestores de restaurantes a seguir os movimentos dos empregados durante os turnos. No entanto, não é uma funcionalidade que se queira implementar de ânimo leve, sendo mais adequada para cadeias de restaurantes maiores.
5. Relatórios
Quem merece uma promoção? Quem está a fazer mais horas extras? O software de planificação de restaurantes fornece relatórios digitais regulares que ajudam o gestor do restaurante ou os recursos humanos a tomar decisões sobre estas questões. Estas métricas também mantêm o orçamento sob controlo.
3 vantagens do software de gestão de restaurantes
1. Maior controlo
Um sistema digital melhora o controlo total da afetação do pessoal. Num relance, os turnos podem ser consultados com actualizações em tempo real. O gestor já não tem de se preocupar, os erros e as confusões não afectam ninguém. Uma vez que o sistema toma em consideração todos os funcionários, pequenos erros que podem ser fatais, como ignorar um pedido de troca de turno ou esquecer-se de atribuir alguém a um turno, são contornados. Os restaurantes ganham controlo total!
2. Menos confusão
O software resolve os problemas decorrentes da programação manual dos restaurantes. A externalização durante os picos de trabalho ou o alívio da sobrecarga de pessoal durante o resto do dia são o forte destas soluções de software. Um estudo revelou que a gestão de software reduziu a falta e o excesso de pessoal no sector do comércio retalhista, uma vez que foi capaz de fornecer uma solução em tempo real para a programação do pessoal, acabando por poupar dinheiro às empresas.
3. Rendimentos mais elevados
Imaginemos as tarefas de um gestor. Se ele demora cerca de três ou quatro horas a elaborar um horário e ganha cerca de 10 euros por hora, gasta 1420 euros por ano. Ao eliminar essa tarefa suplementar, os lucros são maximizados. Tudo o que reduz o tempo gasto na gestão traduz-se inevitavelmente num aumento das receitas.
Repartição dos preços
Tudo conta
O preço total depende do tamanho da empresa. Independentemente da dimensão, um restaurante terá de ter em conta dois aspetos: o pessoal e as instalações. A maioria das empresas cobra uma taxa por utilizador, pelo que um plano normal pode custar até 4,50 euros por utilizador. Se gerir uma cadeia com várias filiais, a taxa por local pode atingir os 80 euros. As empresas maiores têm orçamentos mais elevados. As empresas de tecnologia estão cientes deste facto e incluem esta variável nos seus planos de preços.
Facturas mensais
É uma prática comum em todas as empresas, desde o entretenimento às revistas. Um restaurante pode optar por uma taxa mensal para utilizar um software de marcação.
- Planos de preços. Normalmente, as empresas de software oferecem uma estrutura de preços com três níveis. O plano inicial é o mais barato, cobrando aos restaurantes entre 1,80 e 14 euros por utilizador e por mês. O plano intermédio situa-se normalmente entre 30 e 35 euros. Os planos superiores variam muito. Os fornecedores geralmente não divulgam os seus preços online, mas a Carbonara tem todo o gosto em partilhar os seus preços.
- Funcionalidades incluídas. Os planos de preços dão acesso a mais funcionalidades. Optar por um plano básico restringe a utilização de determinadas ferramentas. Pagar mais equivale a mais funcionalidades.
- Gestão automática. Alguns sistemas reservam esta função-chave, uma forma mais conveniente de atribuir turnos, para incentivar os clientes a gastar mais dinheiro. Trata-se de uma estratégia empresarial inteligente. Olhando para os sites dos principais fornecedores do sector, vemos que é necessário um preço mais elevado para aceder às suas melhores funcionalidades: a programação automática de turnos, disponível apenas nos planos mais caros.
- Integração com outros sistemas. As empresas de tecnologia desenvolvem seus produtos pensando em outras pessoas. A integração com outras ferramentas é fundamental na hora de contratar um fornecedor.
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Um restaurante é capaz de otimizar o seu negócio com métodos digitais, integrando um software de planeamento de restaurantes no seu dia a dia.
Com o avanço da tecnologia, as soluções digitais aproximam os restaurantes das exigências actuais. O acesso à tecnologia nunca foi tão grande como agora, por isso, porque não arriscar e revolucionar o seu restaurante com uma aplicação de baixo custo que proporciona uma excelente gestão de reservas e listas de espera?
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Se gostou deste guia, leia mais sobre outras funcionalidades da Carbonara App e consulte o nosso artigo “O guia definitivo para sistemas de gestão de filas em 2025” para saber como gerir um fluxo constante de clientes no seu restaurante e como se livrar daquelas filas irritantes.
