Usa un sistema digitale per le prenotazioni del tuo ristorante in 2024

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Negli ultimi decenni sono stati sviluppati dei sistemi digitali e all’avanguardia per gestire i ristoranti, anche per stare al passo con il mondo in continuo cambiamento. Al giorno d’oggi per i ristoranti è possibile sia fornire al cliente un’esperienza completamente personalizzata, sia mantenere i tavoli pieni e offrire un servizio di alto livello. 

Ma come funziona? La nostra guida completa tratterà tutto quello che c’è da sapere sulle prenotazioni gestite con un’applicazione a basso costo. Cominciamo dall’inizio. 

Sistema di prenotazione per principianti

Qual è il cliente ideale per un ristorante? 

Quando viene posta questa domanda, si pensa subito a un cliente affezionato e affidabile, che rispetta le prenotazioni fatte e che pubblica delle ottime recensioni a proposito della sua esperienza nel locale. 

Il cliente ideale arriva al ristorante, consuma il suo pasto, si comporta in modo gentile con il personale e dopo un po’ di tempo torna a mangiare nel locale, diventando un habitué (e, perché no, magari lasciando anche una generosa mancia). 

In questa situazione il ristoratore ha un ruolo molto importante che non deve essere assolutamente sottovalutato: creare le condizioni ideali per far sì che i suoi clienti possano vivere la migliore esperienza possibile nel suo locale. Per far sì che questo avvenga, deve istruire i suoi dipendenti in modo impeccabile e allo stesso tempo sfruttare al massimo tutte le risorse che potrebbero essergli di aiuto. 

Pensa a tutte le “giornate no” in cui qualcosa è andato storto, quando non sei riuscito a interpretare bene la scrittura disordinata dell’agenda e hai finito per confondere delle prenotazioni, oppure quando hai sbagliato a segnare un nome o un orario creando malcontento tra i tuoi clienti.

Ovviamente speriamo che queste cose non ti siano mai successe, ma usando un sistema cartaceo e obsoleto l’errore è sempre dietro l’angolo…

Un sistema digitale per gestire i ristoranti rileva automaticamente questi errori creando una struttura flessibile per supportare la lista degli ospiti, facendoti passare da un’agenda disordinata a uno schermo chiaro e organizzato. 

E’ proprio questo lo scopo principale di un sistema digitale per i ristoranti, ma come si usa?

Figura 1. Agenda di Rory MacLeod via Flickr

Come usare un sistema digitale per le prenotazioni

L’app Carbonara rende più lineare il servizio di prenotazione del tuo ristorante e dà allo stesso tempo pieno controllo sulla lista degli ospiti, riducendo esponenzialmente i possibili errori che avvengono durante una prenotazione.

Utilizzando l’applicazione sul tuo telefono o sul tablet crei delle prenotazioni e tutte insieme andranno a formare l’agenda; potrai poi visualizzare le prenotazioni suddivise nelle diverse fasce orarie. 

Ecco come aggiungere una prenotazione in tre semplici passaggi:

  1. Clicca sull’icona della prenotazione nella parte inferiore dello schermo
  2. Clicca su “+” e aggiungi la prenotazione scegliendo la data e l’ora e aggiungendo le informazioni del cliente
  3. Conferma la prenotazione e visualizza la conferma automatica via SMS che viene inviata dall’app

Crea e conferma le prenotazioni con il sistema per gestire i ristoranti dell’app Carbonara

Una delle funzioni più utili di Carbonara è sicuramente quella delle prenotazioni online. Abilitandole, i tuoi clienti possono effettuare le prenotazioni quando preferiscono, sia che stiano usando il telefono durante la loro pausa pranzo, sia che stiano navigando in internet alle 2 del mattino.

Devi solo decidere gli orari in cui rendere le prenotazioni disponibili. L’app ti dà pieno controllo sulle procedure della tua attività, fornendoti però un supporto ulteriore nella gestione. 

Un altro vantaggio dell’app Carbonara è che si aggiorna in tempo reale, a differenza di altri sistemi concorrenti. 

Un problema molto comune presente in altri sistemi di prenotazione è la visualizzazione scorretta della pagina di prenotazione. Ad esempio un cliente potrebbe volere un tavolo per 3 persone alle 20, ma un sistema malfunzionante fa visualizzare solo tavoli da 4. 

L’app Carbonara è un passo avanti perché fornisce orari accurati per la prenotazione usando sia la sincronizzazione di più dispositivi, sia aggiornamenti in tempo reale. 

Per capire meglio come funziona contattaci oggi, saremo felici di aiutare il tuo ristorante a gestire al meglio le prenotazioni in un modo mai visto prima. 

Le prenotazioni nel palmo della tua mano: la funzione degli SMS

Avrai già sentito parlare degli SMS di promemoria integrati con un servizio di prenotazione?

In pratica ogni volta che aggiungi una prenotazione l’app invia automaticamente un SMS di conferma, indicando il giorno e l’ora della prenotazione, inclusa anche una nota per i clienti che dice di rispondere in caso avessero dei cambiamenti da apportare o volessero cancellare la prenotazione – una funzione sicuramente molto utile per prevenire che i clienti non si presentino.

Purtroppo ad un certo punto tutti i ristoranti che accettano le prenotazioni hanno a che fare con le persone che prenotano e non si presentano. Grazie a questi promemoria via SMS, questi episodi possono ridursi esponenzialmente, e offrire la possibilità di rispondere al messaggio semplifica ulteriormente il processo. 

Al giorno d’oggi i clienti hanno bisogno di flessibilità. La possibilità di rispondere semplicemente a un messaggio quando cambiano i loro piani offre una soluzione semplice e veloce, e riduce la possibilità che i clienti non si presentino al ristorante.

Pensala in questo modo: tutti hanno un telefono, e le persone nella maggior parte dei casi vogliono sbrigare le cose velocemente. Il New York Times ha sottolineato che inviare promemoria via SMS è un modo utile per fidelizzare i clienti, i quali apprezzano la possibilità di gestire la loro prenotazione usando il cellulare.

In questo modo migliori la tua relazione con i clienti, e puoi anche personalizzare i messaggi per rispecchiare lo stile del tuo ristorante, basta selezionare “Messaggi personalizzati” nelle impostazioni della posta, il resto sta a te. 

Funzioni per gestire i tavoli per le prenotazioni a cena

Ci sono diversi gruppi di clienti che vengono nel tuo ristorante, dalla persona che cena da sola, alla coppia fino alle tavolate di amici o familiari; l’app Carbonare fornisce una funzione per gestire i tavoli che verrà incontro a tutte le tue esigenze. 

Questa funzione è personalizzabile a seconda delle necessità del ristorante, tiene conto del numero dei tavoli occupati e di quelli liberi, permettendoti di gestire le prenotazioni usando un’interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare.

Nella sezione per gestire i tavoli ci sono una serie di opzioni da sistemare. Ad esempio puoi selezionare a quale tavolo si potrà sedere un gruppo numeroso. Per farlo ti basterà:

  1. Selezionare il tavolo durante l’aggiunta della prenotazione al sistema. 
  2. Trovare il tavolo nella sezione per gestire i tavoli (dovrebbe essere segnato come “non prenotabile” per l’orario selezionato)
  3. La prenotazione verrà confermata al cliente il giorno stesso tramite un promemoria automatico via SMS.

L’app Carbonara ha anche una funzione per limitare la permanenza ai tavoli, ciò significa che potrai decidere quanto tempo un cliente passerà seduto al suo tavolo.  La nostra impostazione è di due ore, ma puoi adattarla ai bisogni del tuo ristorante. Scopri di più sui limiti di tempo sulle prenotazioni e sull’effetto che possono avere sul fatturato totale del tuo ristorante. 

Note per il cliente – le caratteristiche di un sistema per la gestione del ristorante

Prendere appunti sulle preferenze del cliente è semplice come segnare il suo nome con l’app Carbonara. Nello schermo per la conferma della prenotazione puoi completare il profilo del cliente con le sue informazioni, come le allergie o le preferenze. Questa sezione apparirà in basso quando stai completando la prenotazione.

Ora puoi scrivere tutte le note che vuoi, con spazio illimitato e senza consumare carta.

Figura 2. Note di Mike Cohen via Flickr

Rendi le prenotazioni più semplici con un’app a basso costo

Un sistema per la gestione del ristorante dovrebbe offrire tutte le funzioni a basso costo, perché i ristoranti hanno già abbastanza spese a cui pensare!

Perché non provare? Le funzioni dell’app Carbonara miglioreranno l’efficienza del tuo ristorante e gli daranno uno strumento per gestire al meglio le prenotazioni, facendo risparmiare a tutti tempo e denaro.