Messaggi di conferma: come migliorano il servizio

I ristoranti che accettano prenotazioni possiedono già un sistema che semplifica la gestione delle prenotazioni. Per risparmiare ulteriore tempo si possono mettere in atto dei messaggi di conferma e dei promemoria automatici! 

Clienti e prenotazioni

Una parte fondamentale dell’odierno processo di prenotazione è la comunicazione con i clienti, che assicura che questi abbiano prenotato un tavolo. Senza questo sistema di messaggistica, i ristoranti rischiano di interrompere un legame essenziale con i loro ospiti

Detto questo, perché i sistemi di comunicazione digitale sono così importanti nei ristoranti?

  • Rimediano agli errori dei clienti: In poche parole, nel settore della ristorazione di oggi i clienti dimenticano facilmente i dettagli della loro prenotazione, che si tratti dell’orario o del numero di commensali, o addirittura della prenotazione stessa! Purtroppo, questo accade sempre più spesso. Il sistema di comunicazione digitale, invece, fornisce notifiche immediate in modo da ricordare ai clienti la loro prenotazione.
  • Mettono fine alle prenotazioni fantasma (no-show): Se non si invia un messaggio di conferma e un promemoria, i clienti avranno difficoltà a rispettare le prenotazioni. Potranno, addirittura, dimenticare di cancellarla, in caso di cambio di programma. La maggior parte dei ristoranti riesce a prevenire questo problema grazie ai messaggi di promemoria digitali.
  • Promuovono un’esperienza più agevole per i clienti: A volte, i clienti potrebbero dover riorganizzare i loro piani e cambiare la prenotazione. Potrebbero voler includere un ospite in più o cambiare orario. I messaggi di conferma digitali forniscono al cliente una piattaforma di comunicazione per tenere informato il ristorante sulla sua prenotazione. Sarà sufficiente una risposta rapida.
  • Ottengono maggiori informazioni sui clienti: Grazie al sistema di comunicazione digitale, i ristoranti condividono informazioni utili con i loro clienti. I messaggi di conferma di un ristorante possono includere un link al menu online, così da permettere al cliente di consultarlo in anticipo.
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I messaggi di conferma digitali dei ristoranti fungono da promemoria per i clienti (su Flickr).

I messaggi di conferma dei ristoranti sono molto utili

I messaggi di conferma e i promemoria automatici migliorano il funzionamento del ristorante. Riducono il tempo necessario per elaborare le prenotazioni, il numero di errori e presentano informazioni leggibili in formato digitale per tutto il team.

Inoltre, i clienti moderni chiedono ai ristoranti una comunicazione digitale immediata. La BBC ha parlato dell’importanza del tempo e della sua relazione con la gestione digitale (ad esempio, gli orari). Nel momento in cui un cliente riceverà un messaggio di conferma automatica per una prenotazione al ristorante, potrà immediatamente inserirlo nella propria agenda. Per tutti questi motivi, i messaggi di conferma dei ristoranti sono molto utili.

Impostare questo genere di messaggi, automatici ed istantanei, è molto facile. Non richiedono un grande sforzo, ma fanno una grande differenza. Utilizzando un sistema digitale, si potranno inviare messaggi di conferma automatici in soli tre passaggi.  

  1. Bisognerà inserire i dati del cliente in formato digitale o potrai ricevere la richiesta di prenotazione online tramite la tua pagina di prenotazione online.
  2. Se alla prenotazione viene aggiunto un numero di cellulare, il sistema invierà un messaggio di conferma automatico.
  3. Il cliente riceverà un SMS o un messaggio WhatsApp di conferma della prenotazione.

In questo modo, sarà possibile inviare al cliente ulteriori messaggi SMS o WhatsApp in qualsiasi momento.

L’importanza dei messaggi di conferma del ristorante

I clienti apprezzano i messaggi di conferma istantanea per tre motivi principali. 

1. Creano fiducia nel cliente

L’aspetto più importante dei messaggi di conferma dei ristoranti, istantanei e automatici, è rappresentato dal senso di sicurezza che trasmettono. Aumentano la fiducia dei clienti al momento della prenotazione. Grazie a questi messaggi, i clienti saranno certi che nulla andrà storto, essendosi registrati in un registro di prenotazione digitale.

Facciamo un confronto con altri sistemi di conferma. Prendiamo, ad esempio, un ordine online realizzato in un e-commerce. Quando si ordina un articolo online, il cliente riceve un messaggio di conferma istantaneo contenente informazioni chiave, come i dettagli del pagamento e i tempi di consegna previsti. Questi messaggi rassicurano il cliente sul fatto che riceverà il prodotto.

I messaggi di conferma gettano le basi per una promessa. I clienti acquisiscono un senso di fiducia e dispongono di una prova digitale del loro ordine, in modo da potersi lamentare nel caso in cui qualcosa dovesse andare storto. Nel caso dei ristoranti, si tratta di esprimere la propria fiducia

2. Fanno risparmiare tempo a tutti

In secondo luogo, i messaggi di conferma dei ristoranti riducono i tempi di attesa dei clienti. Questi, non appena ricevono una conferma automatica, possono aggiungere la data della loro prenotazione al loro calendario digitale a casa, velocizzando così l’intero processo. 

In caso contrario, con un sistema manuale, i clienti attenderanno più a lungo l’arrivo della conferma. A quel punto, saranno già passati ad altro e non si preoccuperanno più tanto di far elaborare la prenotazione il prima possibile.

3.  Stimolano l’interesse del cliente

Infine, i messaggi automatici stimolano l’interesse dei clienti per i servizi del tuo ristorante e per la loro prossima prenotazione. Dopo aver  effettuato una prenotazione, l’interesse dei clienti aumenta. 

Per questo motivo, un messaggio di conferma istantanea non farà passare l’ondata iniziale di entusiasmo e interesse del cliente per la sua prenotazione. Dal momento in cui il cliente leggerà il messaggio di conferma del ristorante, potremo essere sicuri di aver contribuito a prolungare questo entusiasmo.

È possibile personalizzare i messaggi di conferma dei ristoranti via SMS e Whatsapp

La personalizzazione dei messaggi è essenziale per adeguarsi al tono e all’immagine complessiva del locale. Il messaggio di conferma iniziale è il primo contatto digitale con i clienti, quindi bisognerà prepararlo adeguatamente.

I promemoria sono brevi, chiari e facili da leggere, e devono rispettare un limite di caratteri. Se il messaggio viene inviato tramite WhatsApp, quest’ultimo punto non sarà necessario. Pertanto, sarà meglio che i ristoranti incorporino l’essenziale nel messaggio e lo scrivano utilizzando un tono coerente. Per velocizzare il processo, sarà possibile utilizzare dei modelli gratuiti.

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Un messaggio di conferma del ristorante ricorda ai clienti la loro prenotazione (su Flickr)

I promemoria istantanei riducono al minimo i no-show

Le prenotazioni fantasma (note anche come “no-show“) comportano uno spreco di risorse e una perdita di fatturato. Le prenotazioni che non vanno a buon fine sono dannose per le attività di un ristorante e, talvolta, sono dovute a semplici dimenticanze.  

È qui che entrano in gioco i promemoria per i clienti. I ristoranti possono limitare il numero di no show attraverso messaggi di conferma e promemoria.

Interagendo spesso con i clienti, ricorderemo loro l’impegno preso in precedenza, ad esempio con il messaggio di conferma del ristorante. In questo modo, nel caso in cui il cliente non possa portare a termine il suo impegno, potrà rispondere per cancellare la prenotazione o modificarla. Grazie ad una semplice risposta miglioreremo notevolmente i “no show“.

Altri settori hanno compreso il valore dei promemoria digitali. Nel caso dei messaggi di promemoria, uno studio sugli studi medici ha rilevato una riduzione del 50% dei no-show nelle cliniche. Nei ristoranti, i promemoria digitali svolgono la stessa funzione: avvisano il cliente, senza alcun impedimento, della sua prenotazione imminente.

Naturalmente, si potrebbe fare una telefonata per ricordare ai clienti la loro prenotazione. Tuttavia, questa pratica presenta un grosso inconveniente. Molti clienti sono solitamente troppo occupati per rispondere ad una telefonata. In effetti, molti preferiscono comunicare tramite messaggi di testo, una percentuale che è aumentata dall’inizio del 2010.

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I messaggi di conferma istantanei dei ristoranti mantengono la comunicazione con i clienti (su Flickr)

Messaggi di conferma dei ristoranti e promemoria con Carbonara App

Telefonare a tutti i clienti per ricordare le loro prenotazioni richiederebbe molto tempo. Un sistema manuale limiterebbe il personale a un solo posto, costretto a rimanere incollato al telefono per confermare le prenotazioni. Adottando un sistema automatico e a basso costo, invece, il personale del ristorante potrà concentrarsi su altri compiti all’interno del locale. 

L’applicazione di Carbonara fornisce ai ristoranti gli strumenti necessari per tenere sotto controllo le prenotazioni, tra cui:

  • Messaggi di conferma automatici: I ristoranti non dovranno più preoccuparsi di inviare questi messaggi manualmente. Se ne occuperà l’app di Carbonara, inviando i messaggi di conferma dei ristoranti subito dopo l’elaborazione dei dati della prenotazione, risparmiando tempo al personale.  
  • Promemoria: Sarà possibile inviare tutti i promemoria necessari prima della prenotazione, riducendo le prenotazioni fantasma.

L’app di Carbonara fa emergere il meglio dei ristoranti grazie ai messaggi di conferma. Contatta il nostro team per saperne di più sulle possibilità offerte dal nostro sistema di prenotazione e lista d’attesa.