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6 fonctions à rechercher dans un système de file d’attente électronique

De nombreux restaurateurs sont impatients de l’installer pour améliorer l’efficacité de leur établissement, mais qu’est-ce qu’un système de file d’attente électronique ?

Il s’agit d’un service numérique qui transfère électroniquement la file d’attente physique vers le monde en ligne. Les clients s’inscrivent numériquement dans une file d’attente, ce qui élimine la nécessité de rester debout dans un même espace. 

Un service de file d’attente électronique aide un restaurant à suivre les mouvements de ses clients en temps réel. Pour tirer le meilleur parti du plateau de choix actuel, riche en options logicielles, voici les principaux éléments à prendre en compte.

#1 Un système de file d’attente électronique personnalisable

Les restaurants sont aussi variés que les gens, c’est-à-dire qu’ils ont des tailles, des apparences et des styles différents.

À un niveau fondamental, un système de file d’attente électronique est fait pour les restaurants sans réservation. Les restaurants à réservation ont également le choix entre plusieurs logiciels. Il est possible de mettre en œuvre un système de file d’attente électronique dans un restaurant de style hybride, c’est-à-dire un restaurant qui prend à la fois des réservations et des files d’attente. En matière de système numérique, partout où il y a une file d’attente, il y a un moyen.

Il se peut que votre restaurant ait fonctionné avec un mode d’accès sans réservation. C’est le cas de nombreux endroits célèbres de Londres, où vous avez de la chance d’obtenir une place. 

En général, ces restaurants pensent à tort que les files d’attente sont bonnes pour leur activité. En fait, c’est le contraire qui est vrai. 

Un système de file d’attente électronique doit vous permettre de personnaliser ses paramètres pour les adapter aux habitudes de votre entreprise. Pensez au jeu de la cheville et du trou — le système idéal doit pouvoir prendre n’importe quelle forme et passer par tous les trous.

La plupart des systèmes de gestion des files d’attente annoncent leurs fonctions personnalisables sur un site web dédié. En cas de doute, consultez toujours un expert de l’équipe du fournisseur. Mieux vaut le découvrir à l’avance que de galérer après avoir mis le système en place.

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Figure 1. Covent Garden, Londres par Ewan Munro via Flickr

#2 Des fonctionnalités en ligne

La caractéristique la plus innovante de tous les systèmes électroniques est dans le nom — c’est électronique. Les meilleurs utilisent un système virtuel, le cloud qui ,fonctionne via l’Internet. Cela signifie que les carcans du matériel ne vous retiennent pas à un certain endroit, à un certain moment.

Les meilleurs systèmes vous permettront de gérer une file d’attente depuis n’importe quel endroit du magasin. En tant qu’hôte de restaurant ou chef d’équipe, vous voudrez rechercher des fonctions qui vous permettent de fonctionner sans vous tenir dans un seul endroit.

Il s’agit de fonctionnalités telles que le cloud, la synchronisation des appareils et l’accessibilité aux hôtes (c’est-à-dire des fonctionnalités exclusives au personnel dirigeant, ayant accès à des fonctionnalités de gestion du personnel ).

C’est important : un système de file d’attente électronique fonctionne en partant du principe qu’il vous facilite la tâche. Il offre des fonctionnalités telles qu’un outil de gestion des tables permettant d’attribuer simplement des places aux clients entrants depuis n’importe quel endroit de votre restaurant. Par conséquent, un système facile et accessible avec un smartphone et/ou tablette est ce que vous pouvez avoir de mieux pour la gestion de votre restaurant. 

#3 Intégration du point de vente et système de file d’attente électronique

Si votre restaurant utilise un logiciel électronique pour traiter les paiements par carte, vous devrez alors envisager l’interaction de ce système avec une solution de gestion des files d’attente.

Vous constaterez que de nombreuses entreprises de gestion des files d’attente font de la publicité auprès d’un large éventail de clients, pour éliminer les files d’attente dans le monde entier. 

La plupart des systèmes sur le marché ciblent d’autres entreprises basées sur les files d’attente (banques de détail, détaillants, marques de télécommunications). Ils disposent d’une large base d’utilisateurs pour accroître leur rentabilité. Par conséquent, les fournisseurs de systèmes facturent sur la base d’un modèle général.

L’intégration au point de vente (PDV) permet de connecter un système de file d’attente électronique au dispositif de PDV existant de votre restaurant, un élément essentiel du mode de fonctionnement des restaurants d’aujourd’hui. 

En réalité, il s’agit simplement d’un moyen de faciliter les choses, de rationaliser les services de votre restaurant. L’intégration au système de point de vente sera utile si vous souhaitez obtenir des éléments tels que des rapports de vente, qui automatisent le transfert de données sur le nombre de clients que vous traitez dans une file d’attente. 

#4 Modération — Comment fonctionne un système de file d’attente électronique

Certains systèmes de file d’attente utilisent un kiosque de distribution de tickets. Bien qu’ils soient en partie électroniques, ces systèmes utilisent du matériel physique pour gérer les clients. Le personnel appelle les clients en attente en fonction de leur place dans un système de numérotation. 

Les systèmes de file d’attente électroniques actuels font les choses différemment. Grâce à la technologie du smartphone, les clients arrivent dans votre restaurant avec le distributeur de file d’attente en main. 

Il s’agit d’un service en temps réel : Le client reçoit une notification alors qu’il est ailleurs, l’informant qu’il est temps de revenir sans les tracas des tickets de distributeur ou des buzzers. 

Faites également attention aux fonctions de minuterie. Après avoir indiqué au client le temps d’attente estimé, un système utilisera les analyses et les données pour lui proposer des estimations précises sur lesquelles il pourra compter. 

Bien qu’elles fonctionnent sur une base plus incrémentielle, les analyses peuvent aider votre restaurant à façonner ses processus. Découvrez comment des rapports analytiques peuvent améliorer l’efficacité de votre établissement. 

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Figure 2. Queue au Lviv par Sergey Kozak via Flickr

#5 Tarification 

C’est l’épine dans le pied de tous les restaurateurs : le coût.

Les prix varient en fonction des frais de licence de base, y compris les frais d’abonnement. Généralement facturés sur une base annuelle, les fournisseurs examineront le montant qu’ils facturent par mois.

Par exemple, certains fournisseurs facturent un supplément par unité. Ainsi, si vous avez plusieurs sites qui utilisent le même logiciel, vous paierez individuellement pour chaque restaurant qui l’utilise. Cela revient généralement à un prix annuel d’environ 70-100 £.

Le coût de l’abonnement fonctionne comme un service de médias. Une facture mensuelle extrait l’argent du compte de votre restaurant par prélèvement automatique. Le tarif des meilleurs fournisseurs atteint plusieurs centaines d’euros, soit environ 299—500 £. 

La question est de savoir si cela est viable ou non pour un restaurant de dépenser des centaines d’euros. Les coûts du logiciel sont des mineurs avec des pioches qui réduisent votre somme totale de revenus —une demande déraisonnable lorsque les revenus du restaurant sont généralement si faibles. 

N’oublions pas les coûts initiaux. Pour s’inscrire au service d’un système de file d’attente électronique, il se peut que vous deviez payer plus cher pour bénéficier uniquement du statut de membre.

Certes, de nombreux fournisseurs proposent un essai gratuit — mais la période d’essai est conçue pour vous faciliter l’accès au service et vous faire dépenser votre argent sans que vous vous en rendiez compte.

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Figure 3. Comment vous . . . par nathanoj via Flickr

#6 Optimisation des appareils

La meilleure façon de faciliter la connexion avec vos clients, d’optimiser l’expérience des clients, est d’envisager une solution axée sur le mobile.

De nombreux fournisseurs sur le marché sont trop compliqués pour leur propre bien. Ils installent dans votre restaurant des kiosques et du matériel qui semblent intimidants pour les clients d’aujourd’hui. Un système de file d’attente électronique uniquement de bureau ressemble plus à du matériel de bureau qu’à un service de restauration.

Offrez aux clients une solution de file d’attente familière et efficace : utilisez l’appareil qu’ils ont déjà dans leur poche.

Cela ne manquera pas d’augmenter la fréquentation de votre restaurant. Un rapport récent a montré que les restaurants qui ont mis en place des systèmes de file d’attente électronique conçus pour les smartphones ont connu une incroyable augmentation du nombre moyen de clients, passant de 200 000 à 3 000 000 et plus. La raison est simple : il est pratique pour les clients de profiter de leur attente dans une file d’attente virtuelle sur leur téléphone. 

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