Os restaurantes que aceitam reservas têm um sistema que dinamiza a gestão de reservas. Se quiser poupar muito tempo… A sair algumas rondas de mensagens de confirmação automáticas e lembretes!
Os clientes e as reservas
Uma parte fundamental das reservas actuais é a comunicação com o cliente, que confirma as reservas para a paz de espírito do cliente. Na ausência deste sistema de mensagens, os restaurantes correm o risco de quebrar uma ligação essencial com os seus clientes.
Dito isto, porque é que os sistemas de comunicação digital são tão importantes para os restaurantes?
- Corrige possíveis erros dos clientes: Em poucas palavras, os clientes esquecem-se frequentemente dos detalhes da sua reserva, seja a hora, o número de comensais, ou mesmo a própria reserva! E infelizmente, isto acontece com demasiada frequência. Um sistema de comunicação digital envia notificações imediatas para os clientes se lembrarem da sua reserva.
- Põe fim às reservas fantasmas (“no-shows”): Se não mandar um lembrete, os clientes têm dificuldade em cumprir com as reservas. Também podem não anular. Para a maioria dos restaurantes isto é um problema, mas os lembretes de restaurantes digitais evitam qualquer tipo de engano ou confusão.
- Promove uma experiência de cliente mais suave: Por vezes, os clientes têm de alterar os seus planos e modificar a sua reserva. Talvez queiram incluir um convidado adicional ou atrasar o tempo da reserva. As mensagens de confirmação digitais fornecem uma plataforma de comunicação para o cliente manter o restaurante a par da sua reserva – só é necessária uma resposta rápida!
- Obtém mais informações sobre os clientes: Graças aos sistemas de comunicação digital, os restaurantes partilham informações úteis com os seus clientes. A mensagem de confirmação de um restaurante pode incluir um link para a ementa do restaurante em linha antes de reservar.
As mensagens de confirmação nos restaurantes são muito úteis
As confirmações e lembretes automáticos melhoram as operações de restauração. Reduzem o tempo necessário para o processamento de reservas, diminuem o número de erros e apresentam informação legível em formato digital para toda a equipa.
Além disso, os clientes de hoje requerem comunicação digital instantânea. A BBC relatou a importância do tempo e a sua relação com a gestão digital (por exemplo, horários). Assim que um cliente receber uma mensagem de confirmação automática para uma reserva num restaurante, poderá colocá-la imediatamente na sua agenda. As mensagens de confirmação instantânea são, portanto, muito convenientes.
É muito fácil definir uma mensagem de confirmação automática. Não é preciso pensar muito e eles fazem uma grande diferença no back office. Com um sistema digital, é possível enviar mensagens de confirmação automáticas em apenas três etapas:
- Introduza os dados do cliente em formato digital ou registe o pedido de reserva de um cliente através da sua página de reservas online.
- Se um telefone móvel for adicionado a uma reserva, o sistema enviará uma mensagem de confirmação automática.
- O cliente receberá um SMS ou uma mensagem WhatsApp a confirmar a reserva.
Ainda mais mensagens SMS ou WhatsApp podem ser enviadas para o cliente antes da reserva.
A importância das mensagens de confirmação nos restaurantes
Os comensais valorizam positivamente as mensagens de confirmação instantânea por três razões principais:
Dá confiança ao cliente
Em primeiro lugar, o mais importante das mensagens de confirmação instantânea e automática é a sensação de segurança que elas transmitem. Acrescentam confiança extra ao processo de reserva. Se uma mensagem lhes disser que a sua reserva está confirmada, os clientes podem ter a certeza de que nada pode correr mal, uma vez que a sua reserva está no livro de reservas digital do restaurante.
Vamos comparar isto com outros sistemas de confirmação. Tomemos a encomenda online numa loja online, por exemplo. Quando um artigo é encomendado online, o cliente recebe uma mensagem de confirmação instantânea com informações chave tais como detalhes de pagamento e tempo estimado de entrega. Estas mensagens tranquilizam o cliente de que o seu produto está a caminho.
As mensagens de confirmação lançam as bases para o compromisso. Os clientes adquirem uma sensação de confiança e têm provas digitais da sua encomenda, para que possam reclamar se necessário. No caso dos restaurantes, é uma questão de expressar a sua confiança.
Economizam tempo
Em segundo lugar, as mensagens automáticas reduzem a espera dos clientes. Assim que recebem uma confirmação automática, conseguem adicionar a data ao seu calendário ou diário digital/físico, o que acelera todo o processo.
Com um sistema manual, os clientes aguardam mais tempo para as mensagens chegarem. Nessa altura, já terão avançado e não se importaram tanto em que a reserva fosse processada o mais cedo possível.
Despertam o interesse dos clientes
Finalmente, o envio automático de mensagens desperta interesse dos clientes no seu restaurante. Quando é feita uma reserva, o interesse dos clientes aumenta. Na verdade, a razão pela qual um cliente faz uma reserva permanece, mas apenas durante o processo de reserva.
Portanto, uma mensagem de confirmação instantânea surfa aquela onda inicial de entusiasmo e interesse que os clientes sentem quando fazem uma reserva. A partir do momento em que o cliente lê a mensagem de confirmação no restaurante, já se pode afirmar que o restaurante contribuiu para prolongar este entusiasmo.
As mensagens de confirmação por SMS são personalizáveis.
A personalização das mensagens é essencial para combinar o tom e a imagem geral do seu local. A mensagem inicial de confirmação é o primeiro contacto digital com os clientes, por isso prepare-as bem.
Os lembretes são curtos, claros e fáceis de ler, devendo, no entanto, ser mantidos num limite de caracteres. Se uma mensagem for enviada pela WhatsApp, não é necessário respeitar este limite. Por conseguinte, é melhor os restaurantes incorporarem o essencial na mensagem e escreverem-na num tom consistente. Os modelos gratuitos podem ser utilizados para tornar o processo mais rápido.
Os lembretes instantâneos minimizam os “no-shows”
Os “no-shows” dão origem ao desperdício de recursos e à perda de receitas. As reservas que não se concretizam são prejudiciais às operações de um restaurante, e por vezes são devidas a simples esquecimento.
É aqui que entram em jogo os lembretes do cliente. Os restaurantes podem limitar o número de “no-shows” com mensagens de lembrete.
Se interagirmos frequentemente com os clientes, iremos lembrar-lhes o compromisso que assumiram anteriormente, e uma mensagem de confirmação é utilizada para esse fim. Desta forma, se um cliente não puder continuar com a reserva, pode então responder ao lembrete para a cancelar ou modificar. Com uma resposta rápida que informa sobre a mudança de planos, o “no-shows” é grandemente aprimorado.
Outros sectores já se aperceberam do valor dos lembretes digitais. No caso de mensagens de lembrete, segundo um estudo no sector da saúde, os lembretes são capazes de reduzir em 50% os “no-shows” nas clínicas. Nos restaurantes, os lembretes digitais cumprem a mesma função: alertam convenientemente o comensal de que a sua reserva está a aproximar-se.
Naturalmente, pode apanhar o telefone e lembrar-lhes da sua própria boca. Contudo, esta prática é um grande inconveniente. Muitos clientes estão normalmente demasiado ocupados para atender uma chamada telefónica. De facto, muitos preferem comunicar através de mensagens de texto em vez de chamadas telefónicas, uma preferência que tem aumentado desde o início de 2010.
Mensagens de confirmação e lembretes para restaurantes com a Carbonara App
Ligar a todos os clientes para lhes lembrar as suas reservas é muito dispendioso. Um sistema manual limita o pessoal a um lugar, sendo necessário estar fielmente colado ao lado de um telefone para processar reservas. Porém, se fosse utilizado um sistema para restaurantes, o pessoal do restaurante poderia concentrar-se em outras tarefas no estabelecimento.
A Carbonara App fornece aos restaurantes as ferramentas necessárias para manterem um controlo rigoroso das reservas, inclusive:
- Mensagens de confirmação automáticas: Já não há necessidade de enviar manualmente estas mensagens. A Carbonara App faz a sua parte e envia mensagens de confirmação logo após a reserva ter sido processada e validada, poupando tempo ao pessoal.
- Lembretes: Podem ser enviados tantos lembretes quantos forem necessários antes da reserva, reduzindo o número de “no-shows”.
A Carbonara App traz à tona o melhor dos restaurantes graças ao seu sistema de mensagens de confirmação. Entre em contacto com a nossa equipa para saber mais sobre todas as facilidades do nosso sistema de reservas e listas de espera.
