Standby Seating – Tutto quello che c’è da sapere

Con una coda virtuale, a volte la cosa più difficile è far tornare i clienti in tempo per farli sedere al loro tavolo. Scopri come i posti a sedere in standby (o “standby seating”) possono far accomodare i clienti in poco tempo, creando un sistema “girevole” per i tavoli del tuo ristorante in modo da poter gestire i clienti in arrivo in modo efficiente.

In caso non fossi ancora convinto dopo aver letto questo articolo, assicurati di contattarci per qualsiasi domanda. 

Figura 1. Sedie colorate di un ristorante di Garry Knight via Flickr

Cosa si intende per Standby Seating?

Lo standby seating è un modo intelligente di usare la lista d’attesa digitale del tuo ristorante. È una tattica che può risparmiare ai clienti il fastidio di una lunga attesa, mantenendo i tavoli del ristorante pieni.

Non è complicato – e questa tattica può essere impiegata anche quando si usa una lista d’attesa cartacea, la cosa importante è chiamare i clienti al momento giusto. Il termine “standby” fa riferimento proprio al fatto di avere i clienti pronti per sedersi al loro tavolo. 

Facciamo un esempio pratico per capire meglio di cosa stiamo parlando: una famiglia di quattro persone, i Rossi, sta aspettando davanti al ristorante. Sono rimasti in piedi a lungo, i genitori cercano di fare il possibile per essere pazienti, mentre i loro figli non vedono l’ora di cenare; all’improvviso un membro del personale si avvicina alle persone in attesa e chiama: “Tavolo per Rossi? Sì? Grazie mille per aver aspettato”. 

Dopo essere stata chiamata dal cameriere, la famiglia si avvicina mentre qualcuno sta finendo di sparecchiare e preparare il loro tavolo; durante gli ultimi minuti di attesa, il cameriere scambia due parole con loro. In questo modo, nel momento esatto in cui il tavolo è pronto, i Rossi si possono sedere e si godono finalmente la loro cena. 

Il punto dello standby seating è molto semplice: avere il cliente pronto per sedersi, in modo tale che nel momento esatto in cui il tavolo è pronto si possa accomodare in modo veloce ed efficiente. 

Per i ristoranti che usano una lista d’attesa digitale la situazione è un po’ diversa; in questo caso – se l’attesa è molto lunga – ai clienti è permesso allontanarsi, per far sì che non aspettino davanti al locale per un’infinità. 

Grazie alla funzione di notifica le persone non sono più costrette ad aspettare fuori dal ristorante in piedi, e questo sicuramente migliora l’esperienza degli ospiti. Quando il tavolo è quasi pronto, i clienti vengono richiamati al ristorante e fatti accomodare. 

Come Funziona?

L’idea alla base dell’app Carbonara è semplice – richiamare i clienti per essere fatti accomodare prima che il loro tavolo sia pronto; questo significa inviare un SMS dai 5 ai 10 minuti prima che il loro tavolo sia pronto (a seconda del tempo di attesa previsto e, di conseguenza, di quanto potrebbero essersi allontanati). 

Immaginiamo che un gruppo di ospiti si stia preparando ad andare via dal ristorante dopo aver terminato la cena. Un membro dello staff userà l’app per avvisare il prossimo cliente o i prossimi clienti di tornare, assicurandosi che siano presenti quando sarà il momento di sedersi al tavolo che sta per essere liberato.

In questo situazione, mentre il personale libera il tavolo i prossimi ospiti aspetteranno (30 secondi-5 minuti) per essere seduti – essendo in attesa. In questo modo, mentre viene preparato il tavolo, i clienti successivi sono già nel ristorante e aspetteranno pochi minuti per sedersi.

Cosa succede se la preparazione del tavolo richiede più tempo del previsto, o se i clienti precedenti decidono di rimanere un po’ più a lungo?

Facile: sii cortese e chiacchiera con chi arriva al ristorante per sedersi, in questo modo la conversazione viene usata per distogliere l’attenzione dall’attesa stessa. Una volta che il tavolo è pronto, fai sedere gli ospiti.

Figura 2. Au Vieux Paris by Pedro Szekely via Flickr

Come può lo standby seating migliorare la gestione della coda?

Molti ristoratori hanno paura di usare un sistema digitale perché pensano che permettere ai clienti di andarsene non farà altro che allungare i tempi di attesa complessivi del ristorante, e pensare ai tavoli vuoti in attesa del ritorno di un cliente non è proprio una prospettiva gradita.

Questa è chiaramente una concezione sbagliata.

Alcuni ristoratori sottovalutano quanto possa essere utile permettere ai clienti di andarsene e tornare successivamente. Questo permette alle persone di utilizzare meglio il loro tempo, e di conseguenza è più probabile che accettino un’attesa più lunga. Se vuoi leggere di più su questo argomento, dai un’occhiata all’articolo “Coda virtuale: se i clienti si allontanano dal ristorante, torneranno?

Figura 3. Area esterna del Lark Chicago by Kurman Communications Inc. via Flickr

Perché lo standby seating è un metodo migliore di altri? Ecco qualche consiglio

Anche se lo standby seating può sembrare molto semplice, ci sono alcune cose che il tuo ristorante dovrebbe prendere in considerazione. 

Consiglio 1 – Controlla bene il tempo

Ovviamente è scontato che un tempo di attesa più lungo (compreso tra i 45 e i 50 minuti) può indurre i clienti ad allontanarsi per fare altro durante l’attesa. In questo caso dovrai tenere conto del tempo che impiegheranno per tornare al ristorante. Se invece l’attesa sarà di 5-10 minuti non ci sarà da preoccuparsi, i clienti con ogni probabilità rimarranno nelle vicinanze.

Consiglio 2 – Conoscere il proprio quartiere

Negli ultimi mesi, ci sono state più di 133 milioni di ricerche su Google per cercare “posti vicino a me”, perché le persone sono sempre alla ricerca di attrazioni nelle vicinanze. Bar, parchi, centri commerciali – qualsiasi cosa che li tenga occupati e possa far passare il tempo più velocemente. Se la tua zona pullula di luoghi dediti allo svago, allora assicurati di contattare questi clienti prima del solito per farli tornare al ristorante.

Consiglio 3 – Richiama tutti i clienti 

Serata movimentata? Allora avrai molti clienti in attesa e dovrai richiamarne di più in una volta sola. Gli ospiti torneranno a velocità diverse; questo ti offre più libertà nella gestione dei tavoli. Per esempio: se due tavoli si stanno liberando e due gruppi di quattro persone sono in attesa, allora non avrà importanza chi torna per primo, perché farete sedere entrambi i gruppi di clienti non appena arrivano.

Come può lo standby seating migliorare l’esperienza del cliente? 

Il vantaggio dello standby seating è duplice: 1) migliora l’esperienza del cliente e 2) ottimizza i posti a sedere del tuo ristorante.

Per quanto riguarda l’attesa, Big Hospitality, una newsletter, ha consigliato ai ristoratori di rendere le code memorabili. Inoltre, ha aggiunto che i ristoranti possono tranquillamente evitare la coda fisica: “I consumatori di oggi si aspettano di poter fare tutto con i loro smartphone… quindi sfrutta la moderna tecnologia per renderlo possibile”.

Lo standby seating riduce drasticamente l’attesa dei clienti. Per un ospite, aspettare per 2 minuti è molto meglio che stare in coda per oltre 45 minuti. Anche offrendo una bevanda, a nessuno fa piacere aspettare in fila.

Hai altre domande sullo standby seating o su come potresti trarre il meglio da un’app per la lista d’attesa di un ristorante? Mandaci un messaggio con tutte le domande che hai o controlla la nostra guida alle liste d’attesa per avere un’idea sulle sue caratteristiche principali e molto altro.