3 Pro e contro dell’overbooking al ristorante

L’overbooking al ristorante è una buona idea? Semplice, dipende dal tipo di ristorante

Da questo punto di vista, i ristoranti dovrebbero prendere in considerazione aspetti positivi e negativi. In questo post, ti indicheremo la linea d’azione migliore per il tuo locale per far sì di avere il controllo delle prenotazioni. 

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I ristoranti di piccole e medie dimensioni dovrebbero affrontare con attenzione l’overbooking al ristorante (via Flickr)

Che cos’è l’overbooking al ristorante?

Si tratta di una strategia molto comune nel settore delle prenotazioni che i ristoranti utilizzano per aumentare la possibilità di riempire tutti i tavoli.

Overbooking significa accettare intenzionalmente più prenotazioni rispetto ai tavoli disponibili. I ristoranti ricorrono a questo metodo quando si aspettano delle false prenotazioni (no-shows).

L’overbooking funziona meglio per i ristoranti con una capacità di coperti flessibile. Un ristorante con un numero elevato di coperti e una politica dei tavoli flessibile (che accetti prenotazioni ma anche i clienti che entrano per puro caso) potrebbe utilizzare efficacemente la tecnica dell’overbooking.

D’altro canto, un piccolo ristorante con pochi tavoli a disposizione dovrebbe evitare le strategie di overbooking.

Affinché l’overbooking funzioni, i gestori dei ristoranti dovranno tenere d’occhio variabili come l’ora del giorno (ad esempio, pranzo o cena), il tempo e il numero dei commensali. Per non parlare del tasso di no-shows del ristorante, probabilmente il fattore più importante da tenere in considerazione.

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I grandi ristoranti tendono a gestire meglio l’overbooking (via Flickr)

Tipi di overbooking in altri settori

Esistono altri tipi di overbooking. L’industria alberghiera non è la sola a ricorrere a questi metodi. Infatti, è stata l’industria aerea ad essere pioniera delle tecniche di overbooking. 

Queste tecniche sono ancora oggi molto diffuse.

Le compagnie aeree di tutto il mondo vendono regolarmente più biglietti di quelli effettivamente disponibili per le stesse ragioni dei ristoranti: limitare le perdite. Idealmente, le compagnie aeree vogliono che i loro aerei siano sempre pieni. Il modo migliore per garantirlo è anche il più rozzo: vendere più biglietti di quanti posti ci siano.

A volte, questo ha portato a esperienze negative per i clienti, poiché le compagnie aeree rischiano di giocare d’azzardo sulla possibilità di andare in overbooking su un volo o meno. A differenza dei ristoranti, però, le compagnie aeree non possono facilmente aggirare le richieste dei clienti.

In passato, i ristoranti hanno deciso di fare overbooking intorno agli anni Settanta e Ottanta. Per questo motivo, molti ristoranti hanno affinato questa tecnica fino a trasformarla in una tecnica altamente sofisticata. I migliori ristoratori sanno perfettamente quanti ospiti si presenteranno, rispettando le loro prenotazioni. 

In questo modo, le prenotazioni dei tavoli diventano un gioco d’azzardo, che dipende dalla decisione finale del cliente. Come tutti i giochi, si vince e si perde. A continuazione, daremo un’occhiata ai vantaggi e svantaggi dell’overbooking al ristorante.

I 3 pro e contro dell’overbooking al ristorante

In ogni ambito della vita tendiamo a ponderare le decisioni, e le prenotazioni al ristorante non fanno eccezione. I ristoranti devono considerare attentamente sia i vantaggi che gli svantaggi per utilizzare con successo l’overbooking.

I Pro

Tavoli pieni: Tutti i ristoranti sanno che un tavolo vuoto è denaro perso. Pur sacrificando la soddisfazione del cliente, i ristoranti che effettuano l’overbooking si assicurano di riempire tutti i posti a sedere.

“I momenti migliori per l’overbooking”, ha detto il manager di un ristorante, “sono i periodi più difficili, quando c’è più probabilità di ricevere cancellazioni”. Ad esempio, se sei il proprietario di un ristorante in città con prenotazioni in un giorno di pioggia, l’overbooking fino al 10% potrebbe essere una buona idea per garantire un’attività costante.

Affrontare le mancate presentazioni (no-shows): L’overbooking intelligente consiste nel valutare la situazione passo dopo passo. Il tuo ristorante inizierà a conoscere le informazioni chiave per affrontare i tavoli vuoti: ad esempio, gli orari di punta, gli ospiti che cancellano spesso, le tendenze dei no-show, ecc. In questo modo, mettendo in atto un piano di overbooking, i ristoranti potranno gestire le mancate presentazioni in modo eccellente. Inoltre, bisogna ricordare che esistono degli strumenti digitali che consentono di migliorare questo processo. Utilizzando un sistema cartaceo, bisognerebbe gestire molte informazioni da soli. Tuttavia, ne vale la pena. Oggi, un sistema digitale può fare tutto il lavoro faticoso al posto tuo, offrendo analisi accurate per prevedere le tendenze dell’overbooking al ristorante.

Strategia intelligente: La difficoltà di un ristorante è l’opportunità di un altro. Se due persone si presentano allo stesso tavolo nello stesso momento, alcuni ristoranti potranno considerare questa situazione come una sfida da superare. I ristoranti potranno escogitare delle strategie (ad esempio, offrire degli assaggi) per accontentare entrambi i clienti con doppia prenotazione, se necessario. 

In questo modo, i ristoranti manterranno vivo l’interesse del cliente in overbooking durante l’attesa di un altro tavolo. Alcuni ristoratori hanno ideato una regola dei venti minuti che, in molti casi, ha funzionato. La regola è la seguente: se l’ospite aspetta più di venti minuti per un tavolo prenotato, viene inviato sempre un assaggio gratuito. L’obiettivo è far sì che l’ospite dimentichi l’attesa.

I contro

Effetto Yo-yo: La scelta dell’overbooking può causare problemi molto rapidamente, soprattutto in una serata di grande affluenza. Un venerdì sera, ad esempio, un ristorante può ricevere prenotazioni per tutti i tavoli in anticipo. Tuttavia, un piccolo errore può peggiorare la situazione: un arrivo tardivo, ad esempio, o un gruppo che decide di trattenersi più del dovuto.

In questi casi, arriveranno i clienti successivi e il ristorante sarà costretto a dire loro di dover aspettare per accomodarsi al tavolo che hanno prenotato. In questo modo, il ristorante rischierà di perdere i clienti sul posto. Ha promesso un tavolo a un cliente, ma ha eluso la propria parte dell’accordo.

Benvenute, mancate presentazioni (no-shows): L’overbooking al ristorante, a volte, può far più male che bene. Se il tuo locale accetta alla cieca un numero maggiore di prenotazioni senza analizzare le variabili, può venire incontro ad alcuni problemi. La tragedia nasce nel momento in cui i clienti cancellano prenotazioni che lo stesso ristorante non aspettava. 

In questo modo, il ristorante si ritroverà di nuovo allo stesso punto di partenza, creando maggiore incertezza su chi si presenterà e chi no.

Più lavoro: In ogni caso, il ristorante dovrà formare il personale per gestire gli imprevisti. Ciò significa sapere come gestire gli ospiti al loro arrivo. Supponiamo che i clienti arrivino per lo stesso orario prenotato due volte. Bisognerà dire a uno dei due di aspettare, causando un potenziale disappunto, a seconda della persona. 

L’instabilità di questo metodo potrebbe essere pericolosa per i ristoranti impreparati. Perdendo un cliente a causa dell’inadeguatezza del personale a fronte dell’overbooking, gli darai un’ottima ragione per non tornare più.

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L’overbooking con una facile soluzione digitale (via Flickr)

Elimina i problemi di overbooking al ristorante con un’applicazione a basso costo

Gettarsi a capofitto in questa tecnica altamente avanzata è un enorme dispendio di energie e risorse per un ristorante. La sfida crea richieste inutili al personale del ristorante e riempie di incertezza clienti e personale. È pur certo che è possibile risolvere il problema dell’overbooking al ristorante adottando una politica di prenotazione parziale – lasciando alcuni tavoli vuoti per i clienti senza prenotazione – ma in una serata affollata non c’è alcuna garanzia.

È invece molto più conveniente automatizzare la raccolta dei dati e utilizzare strumenti a basso costo di analisi dei ristoranti. Queste due caratteristiche di Carbonara App, un sistema di prenotazione economico per ristoranti, consentono di controllare facilmente l’overbooking. 

O, meglio ancora: Metti definitivamente fine all’overbooking. Con Carbonara App potrai registrare online le prenotazioni dei clienti e inviare loro dei promemoria automatici per evitare che dimentichino la prenotazione, riducendo così in modo significativo il numero di no-shows.

Non ti è ancora chiaro cosa sia l’overbooking nel settore della ristorazione? Non ci credi? Contatta il nostro team per saperne di più e migliorare il processo di prenotazione nel tuo ristorante.