6 funzioni che non possono mancare in un sistema per la lista d’attesa

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Molti ristoratori non vedono l’ora di installarlo per aumentare l’efficienza del loro ristorante, ma cos’è precisamente un sistema elettronico per fare la coda?

Si tratta di un servizio digitale che trasforma la coda fisica in una virtuale. I clienti si uniscono alla coda virtualmente, eliminando il bisogno di aspettare in un unico spazio.

Un servizio elettronico per la coda permette ai ristoranti di controllare il flusso degli ospiti in tempo reale. Al giorno d’oggi ci sono moltissime alternative disponibile, e la scelta potrebbe diventare alquanto ardua, quindi ecco alcuni fattori da tenere in considerazione quando si sceglie un sistema digitale per fare la coda.

1. Un sistema digitale e personalizzabile per fare la coda

Esistono vari tipi di ristoranti, proprio come le persone hanno tutti caratteristiche diverse.

Un sistema digitale per la coda è ideato per i ristoranti che non accettano prenotazioni, mentre i locali che offrono la possibilità di prenotare hanno altre opzioni da prendere in considerazione. Sarebbe comunque possibile offrire un sistema digitale per le code ai cosiddetti ristoranti “ibridi”, ovvero che offrono sia la possibilità di prenotare sia la possibilità di aspettare in coda in caso non ci fosse un tavolo disponibile. In ogni caso, i sistemi elettronici per la coda possono essere usati qualora ci sia una fila davanti al locale.

Magari anche il tuo ristorante non accetta prenotazioni, come molti locali nelle grandi città italiane oppure nelle località turistiche nei periodi di maggiore affluenza. In questi posti è spesso molto arduo trovare un tavolo, soprattutto durante il fine settimana.

La maggior parte di questi locali sono convinti che la coda favorisca una buona pubblicità per il ristorante, ma questo è solo un falso mito.

Un sistema elettronico dovrebbe offrire anche la possibilità di personalizzarlo per soddisfare a pieno i bisogni della tua attività. La maggior parte dei servizi pubblicizzerà il proprio sistema su un sito dedicato, ma in caso non fossi sicuro o avessi dubbi ti consigliamo di consultare il servizio clienti del fornitore. E’ meglio scoprire subito cosa ti aspetta che avere brutte sorprese quando si è già iniziato a usare il sistema.

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Figura 1. Convent Garden, Londra di Ewan Munro via Flickr

2. Funzionalità online

In tutti i sistemi elettronici la funzione più innovativa si può trovare proprio nel nome – l’elettronica. I migliori utilizzano un sistema virtuale, sfruttando internet e svolgendo operazioni nel cloud. Questo significa che non si è ancorati a un luogo e vi è la possibilità di usare il servizio in qualsiasi momento e in qualsiasi posto.

I sistemi migliori ti permettono di gestire la coda in ogni punto del locale. La persona che si occuperà personalmente della coda non vorrà stare tutto il tempo in un unico punto, ma apprezzerà la libertà di movimento garantita da un software che permette di operare online.

Tra le funzioni più importanti possiamo trovare il cloud, la sincronizzazione di più dispositivi e l’ accessibilità ridotta (che può essere utile nel momento in cui ci sono alcune funzionalità riservate  esclusivamente a determinati membri del personale, come il responsabile di sala o il titolare).

La cosa più importante è che un sistema digitale per la coda ha l’obiettivo di rendere il lavoro più semplice: fornire funzioni utili all’attività, come la possibilità di gestire i tavoli per poterli assegnare in modo semplice e veloce ai clienti in arrivo, indipendentemente dalla parte del tuo ristorante in cui ti trovi. Per questo motivo, un sistema semplice e portatile è la soluzione migliore che puoi desiderare.

3. Integrazione POS e un sistema elettronico per la coda

Se il tuo ristorante utilizza un sistema elettronico per processare i pagamenti con la carta, dovrai riflettere su come poterlo combinare con una soluzione digitale per gestire la coda.

Scoprirai presto che molte aziende per la gestione delle code fanno pubblicità ad ampio spettro su base internazionale per cercare di eliminare la coda. Tuttavia, bisogna prendere in considerazione che molti dei sistemi presenti sul mercato vengono sviluppati per attività diverse da quella della ristorazione, ovvero per banche, negozi o uffici postali. Avere un ampio target di clienti gli permette di aumentare i profitti, per questo anche il costo e l’offerta dei servizi si baserà su un modello generalizzato.

L’integrazione con il terminale di pagamento (POS) connette il sistema digitale per la coda al già preesistente POS del tuo ristorante, un componente essenziale per i ristoranti moderni.

Questo fattore viene citato solo per rendere le varie attività di un ristorante più semplici: l’integrazione con il POS permetterà di avere dei resoconti più dettagliati riguardo l’attività del locale.

4. Come funziona un sistema digitale per la coda

Alcuni sistemi per la coda utilizzano un totem per generare biglietti con sopra dei numeri che si riferiscono alla posizione nella coda, proprio come quelli del supermercato. Nonostante i totem più avanzati tecnologicamente siano parzialmente elettronici, questi sistemi usano ancora la carta per gestire il flusso di clienti. Il personale chiama a voce i clienti in attesa in base al loro numero e alla loro posizione nella coda.

I sistemi elettronici moderni fanno le cose in modo diverso, sfruttando una delle tecnologie più diffuse e funzionali dei nostri tempi: gli smartphone.

Questi sistemi garantiscono servizio in tempo reale. I clienti – che nell’attesa si sono allontanati dal locale – ricevono una notifica quando è il momento di tornare al ristorante, senza lo stress o la confusione che normalmente è legata ai totem o ai cercapersone.

Un’altra cosa da tenere in considerazione sono le funzioni che permettono di stabilire l’attesa media di un cliente. Dopo aver fornito al gruppo una stima dell’attesa, un sistema utilizzerà i dati analitici per comunicare ai clienti una stima più accurata dell’attesa a cui fare riferimento.

I dati analitici possono giocare un ruolo fondamentale per il successo di un ristorante; scopri come l’analisi dei dati può aumentare l’efficienza del tuo locale.

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Figura 2. Coda in Lviv di Sergey Kozak via Flickr

5. Il prezzo

I prezzi possono variare a seconda dei diritti di licenza, includendo anche i costi per l’iscrizione. La tariffa per usare questi sistemi è spesso annuale, ma viene comunque divisa e prelevata mensilmente.

Alcuni fornitori di servizi possono imporre costi aggiuntivi nel momento in cui un locale possiede più sedi: se tutte le filiali usano lo stesso servizio, bisognerà pagare per ogni ristorante che lo utilizza. Questo potrebbe normalmente costare tra i 90€ e i 120€ in più al mese.

L’abbonamento funziona nel classico modo in cui siamo abituati: ogni mese viene prelevato dal tuo conto la somma necessaria a coprire i costi del servizio.

La domanda da porsi in questi casi è però un’altra: vale la pena per i ristoranti spendere tutti questi soldi? Il costo dei sistemi digitali per la coda intaccherà notevolmente i tuoi guadagni, e questo è insensato, visto che i ristoratori sono costretti ogni giorno a far fronte a numerosi altri costi essenziali.

E non dimentichiamo il costo iniziale di iscrizione. Per registrarsi a un sistema, potrebbe essere richiesto di pagare un tassa di iscrizione.

Alcuni fornitori possono anche offrire un periodo di prova gratuito, ma l’intento principale di un periodo di prova è proprio quello di cominciare a far usare un servizio, e quando ci si è abituati, cominciano ad arrivare le prime fatture da pagare.

electronic-queueing-system-how-do-youFigura 3. Come… di nathanoj via Flickr

6. Ottimizzazione dei dispositivi

Il miglior modo per restare connesso con i tuoi clienti e garantire loro un’eccellente esperienza clienti, è cercare una soluzione che abbia come priorità i telefoni cellulari.

Moltissimi sistemi nel mercato odierno sono davvero troppo complicati, i fornitori installano totem e hardware che quasi spaventano i clienti. E allo stesso modo, i sistemi che possono essere usati unicamente su un computer si adattano più ad un ufficio che a un ristorante.

Fornisci ai clienti una soluzione efficiente e familiare per fare la coda: sfrutta il dispositivo che portano sempre con loro.

Questo sarà un passo vincente per il tuo ristorante. Secondo un recente sondaggio della rivista online Wired, i ristoranti che hanno adottato un sistema digitale per la coda sfruttando gli smartphone hanno avuto un aumento esponenziale dei clienti, passando dall’avere 200.000 persone in coda a più di 3 milioni. La ragione è semplice: per i clienti è più facile “godersi” la coda potendo ricevere notifiche e aggiornamenti sul loro telefono.

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