aplicación colas digitales

6 aspectos que hay que considerar al elegir un sistema de colas virtuales

A muchos empresarios del sector les gustaría integrarlo en sus negocios para incrementar el rendimiento. Ahora bien, ¿en qué consiste exactamente un sistema de colas virtuales?

Es un sistema digital que traslada las colas físicas al plano digital. Los clientes se ponen en la cola virtual, lo que les ahorra tener que estar de pie en un mismo sitio. 

Un sistema de colas virtuales sirve para llevar un registro de los movimientos de los clientes en tiempo real. Para sacar el máximo partido a la amplia oferta de software que existe, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos.

1. Personalización del sistema

Para restaurantes, los colores. Hay de todos los tamaños, estilos y gustos.

En principio, un sistema digital de colas está pensado para restaurantes que no operan con reservas. Los restaurantes que van por reserva también disponen de varias soluciones tecnológicas. Es posible implementar un sistema de colas virtuales en un restaurante híbrido (que opera con reservas y listas de espera). 

Quizás tu restaurante solo atiende a clientes sin reserva, a medida que van llegando a tu local. Este es el caso de muchos restaurantes de renombre en Londres. ¡Tendrás suerte si consigues mesa!

Por lo general, dichos restaurantes se apoyan en el concepto erróneo de que las colas favorecen el negocio. En realidad, es justo lo contrario

Un sistema digital de colas debería ofrecer la posibilidad de personalizar la configuración del mismo para que se ajuste a tu negocio. Imagínatelo como un puzle, ¡lo ideal sería que el sistema encaje con las necesidades de tu restaurante!

La mayoría de los sistemas de colas publicitan sus funciones personalizables en un sitio web dedicado exclusivamente a ello. Si no lo tienes claro, consúltalo con el proveedor. Es mejor descubrirlo por las buenas que por las malas con dinero de por medio. 

sistema de colas virtuales

Imagen 1. Convent Garden, London publicado por Ewan Munro en Flickr

2. Funciones en línea

El rasgo más innovador de todos los sistemas electrónicos radica en su propio nombre: que es electrónico. Los mejores utilizan un sistema virtual mediante la computación en la nube y operan a través de Internet. De este modo, no hay ataduras físicas que limiten tu movilidad.

Los mejores sistemas sirven para gestionar las colas desde prácticamente cualquier sitio del local. Como encargado o jefe de sala en un restaurante, te conviene buscar funciones para poder trabajar sin necesidad de quedarte anclado en un solo sitio.

Son funciones como la nube, la sincronización de dispositivos y la accesibilidad del encargado (funciones exclusivas para el personal, como el acceso a la gestión del mismo).

Este aspecto es especialmente significativo. Un sistema de gestión de colas virtual actúa partiendo de la base de que simplifica el trabajo. Ofrece funciones como la gestión de mesas para asignarlas cómodamente a los clientes. Por este motivo, un sistema sencillo y portable es la mejor opción disponible. 

3. Integración con el TPV

Si tu restaurante cuenta con un sistema informático para tramitar los pagos con tarjeta, habrá que tener en cuenta cómo va a interactuar con una aplicación para gestionar las colas.

Seguramente observarás que muchas empresas dedicadas a la gestión de colas se dirigen a un amplio abanico de clientes.

En el mercado, la mayoría de los sistemas se dirigen a otros sectores asociados directamente con las colas (bancos minoristas, comercios, marcas de telecomunicaciones). Poseen una gran base de usuarios para aumentar su rentabilidad y, por tanto, los proveedores de estos sistemas cobran en función de un modelo general.

Gracias a la integración del terminal de punto de venta (TPV), se conecta un sistema electrónico de colas con el dispositivo de TPV que haya en tu restaurante, un componente clave para el funcionamiento de los restaurantes de hoy en día. 

En realidad, se trata de una forma de simplificar las cosas y agilizar los servicios de tu restaurante. La integración del TPV te resultará muy práctica si buscas elementos como los informes de ventas, que automatizan la transferencia de datos de cuántos comensales atiendes en una cola. 

4. Gestión: el funcionamiento de un sistema de colas virtuales

Algunos sistemas de colas se valen de un quiosco que dispensa turnos. Aunque es en parte electrónico, este tipo de sistemas utiliza materiales físicos para gestionar la clientela. El personal va avisando a los clientes en espera a medida que vaya avanzando la lista numérica. 

Los sistemas de cola virtuales actuales funcionan de forma distinta. Gracias a la tecnología de los smartphone, los clientes ya tienen el dispensador de turnos en la mano

Así se presta un servicio en tiempo real. El cliente recibe una notificación mientras está en otro sitio que le avisa de que es hora de volver, sin las molestias de los dispensadores o los buscas. 

Asimismo, hay que tener en cuenta las funciones del temporizador. Después de proporcionar un tiempo estimado de espera al cliente, el sistema utilizará los análisis y datos para proponer al cliente una estimación de tiempo precisa.

Aunque dan mejores resultados a medida que pasa el tiempo, las herramientas analíticas pueden ayudar a tu restaurante a definir estos procesos. Descubre cómo unos informes analíticos pueden impulsar el rendimiento de tu restaurante. 

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Imagen 2. Queue in Lviv, publicado por Sergey Kozak en Flickr

5. Precios

Es la espinita que tienen clavada todos los hosteleros: los costes.

Los precios varían en función de las tarifas básicas de las licencias, lo que incluye las cuotas de suscripción. En su mayoría se factura anualmente, pero los proveedores se fijan en lo que cobran mensualmente.

Por ejemplo, algunos proveedores cobran un extra por cada local. Por lo tanto, si tiene varios locales que empleen el mismo software, se pagará por cada restaurante que lo utilice, lo que ronda anualmente un importe de 80 a 110 euros.

La suscripción tiene el mismo funcionamiento que el de una plataforma de streaming. Mediante una cuota mensual, se extrae el dinero de la cuenta de tu restaurante por medio de una domiciliación bancaria. El cargo de los mejores proveedores llega a los cientos, o sea, a unos 300-500 euros. 

La cuestión es si para un restaurante es viable o no gastar cientos de euros. Los costes que conlleva dicho sistema se convierten en pequeñas gotas de agua que merman los ingresos del restaurante, lo que no es nada razonable si los ingresos del restaurante son muy bajos. 

No nos olvidemos del coste inicial. Para darse de alta en el sistema de colas virtuales, es posible que tengas que pagar para obtener una simple membresía.

Es cierto que muchos proveedores ofrecen una fase de prueba sin coste alguno, pero el diseño del periodo de prueba busca facilitar el acceso al servicio para luego devorar los fondos de tu restaurante sin que te des cuenta.

Imagen 3. How do you work this thing?, publicado por nathanoj en Flickr

6. Optimización del dispositivo

La mejor manera de fomentar la interacción con tus clientes y optimizar la experiencia de los mismos pasa por adoptar una solución Mobile-First.

Muchos sistemas en el mercado ya son excesivamente complicados por sí mismos. Exigen la instalación de quioscos y equipos en el restaurante que resultan demasiado complejos para los clientes del presente. Un sistema de colas virtual de escritorio se asemeja más a un equipo de oficina que a un servicio de restaurante.

Ofrece a tus clientes una solución familiar y efectiva para las colas: haz uso del aparato que ya llevan en el bolsillo. 

Sin duda, impulsará la afluencia de clientes a su restaurante. Un informe publicado recientemente ha demostrado que los restaurantes que han implantado sistemas de cola para smartphone han registrado un aumento considerable del número medio de comensales, pasando de 200.000 a 3.000.000, y subiendo. La razón es sencilla: a los clientes les resulta muy cómodo hacer cola a través del móvil. 

Vamos a ayudar a tu restaurante con el mejor sistema de colas virtuales disponible y de bajo coste. Prueba ya la app de Carbonara.