La guía más completa de sistemas de gestión de reservas para restaurantes en 2024

¿Qué tan rápido están cambiando el modo de reservar en los restaurantes? Obedecen a las exigencias del mundo en el que vivimos actualmente: rebosantes y hasta arriba. Incita a los empresarios del sector a hacer un cambio importante, el de dar el salto al plano digital y darle mesa a los sistemas de gestión de reservas para restaurantes.

Sigue leyendo para conocer las últimas novedades sobre cómo los sistemas de reservas para restaurantes les están ayudando con la gestión de los clientes. 

Hemos incluido también un enlace para consultar las medidas actuales contra la COVID-19 y en qué afectan a tu restaurante. 

Si tienes más preguntas, ponte en contacto con nosotros.

Tu restaurante usa las reservas para gestionar clientes

Durante décadas, los restaurantes han utilizado las reservas para gestionar clientes. Desde su auge a mediados del siglo XIX, los mejores locales de París y de Londres se han convertido rápidamente en lugares convencionales para saciar el apetito. Para un restaurante, que viniesen clientes era el pan de cada día. 

No fue hasta la introducción del teléfono, a principios de la década de 1910, que las reservas de los restaurantes se transformaron en el sistema que conocemos hoy en día: los clientes llaman por teléfono y se anotan los datos de los clientes con la típica libreta o cuaderno, en pocas palabras, un sistema de reservas basado en papel y boli

Algunos ya consideran que este método está pasado de moda. Sin embargo, muchos restaurantes en la actualidad siguen recurriendo a este sistema simplemente porque confían en él. Los restaurantes utilizan un sistema de reservas en papel y boli para:

  • Planear la gestión del personal: las reservas dan una idea aproximada de cuántos trabajadores de la plantilla serán necesarios en una noche determinada.
  • Evitar las esperas: las reservas eliminan los tiempos de espera, lo que significa que los clientes llegan a horas acordadas para conseguir mesa.
  • Hacer que los clientes vuelvan: las reservas tienen como objetivo (¡y ventaja!) establecer relaciones con los clientes que repiten en un restaurante. Una buena experiencia gastronómica significa que el cliente probablemente hará otra reserva en el futuro. Los restaurantes recurren a las reservas y esperan fidelizar clientes.

Pero no siempre es así. Pregunta a cualquier restaurante que funcione por reservas cuánto dinero se pierde si los clientes les deja tirado, seguramente tengan mucho que decir al respecto. Sobre todo, desde la década de 1980, los clientes que no se presentan a la reserva dan verdaderos quebraderos de cabeza a empresarios de todo el mundo, que pierden tiempo y dinero porque los clientes cambian de opinión en el último momento.

reservas en línea para restaurantes

Imagen 1. Restaurante en Málaga, publicado por Nick Kenrick en Creative Commons 2.0

¿Qué es un sistema de gestión de reservas para restaurantes?

Desde la década de los 2000, los sistemas de reservas para restaurantes han ido evolucionando para estar a la altura de las exigencias del mundo actual. Aportan a los empresarios del sector de la restauración todo lo necesario para hacer frente a una clientela más exigente porque mantienen la lista de clientes actualizada. Los sistemas de gestión de reservas para restaurantes permiten a los empresarios hacer y gestionar las reservas en línea, y luego dejar que los clientes reserven mesa según les convenga. 

En 2021, las restricciones impuestas por las autoridades de algunos países obligaron a los restaurantes a utilizar sistemas de reservas para cumplir con las restricciones contra la COVID-19 y controlar el volumen de clientes. Debido a dichas restricciones, los restaurantes dependen en gran medida de las reservas para gestionar clientes y distribuir las mesas de forma que se cumpla con la distancia social.

Para los restaurantes que acatan las medidas para combatir la pandemia, ahora más que nunca es clave ofrecer ese servicio impecable que los clientes esperan, un método telemático que permita a los restaurantes centrarse en su especialidad: servir comida de gran calidad. 

Hoy en día, los restaurantes que funcionan por reservas disponen de una amplia gama de sistemas para elegir. Este artículo incluye todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de gestión de reservas para restaurantes en 2024. Ponemos a tu disposición una guía rápida y sencilla sobre cómo tu restaurante podría beneficiarse de esta nueva forma de gestionar las mesas

¿Por qué elegir un sistema de gestión de reservas para restaurantes?

Primero que todo, piensa en el método que usas para gestionar reservas. El sistema tradicional de papel y boli puede parecer efectivo como parte integral de las operaciones internas de un restaurante, pero piensa por un momento en cómo un modelo basado en papel puede dar pocos frutos y considera si es la hora de darle una mejor vida a esa libreta.

Visión limitada

Básicamente, siempre supondrá un problema, es un formato a papel al fin y al cabo. Es tu único registro de las reservas del día y no es fácil de compartir. El célebre empresario de Nueva York Danny Meyer, se mojó sobre su antiguo libro de reservas: «Estaba harto de tener este problema día sí y día también, siempre se escuchaban gritos para arriba y abajo, por todos lados: ‘¿Quién tiene el libro de reservas?’ ». Un solo libro, pero muchos problemas

Gestión desordenada de las mesas

¿Actualizar una reserva? Con la lista de reservas en papel, tus empleados están todo el tiempo borrando, tachando o haciendo garabatos. No es que sea lo peor del mundo, pero sí provoca un desorden y puede llegar a confundir, o peor aún, perder reservas.

Solo se puede reservar cuando el restaurante está abierto

Si un posible cliente quiere reservar, el personal tiene que estar presente para coger el teléfono, escuchar un mensaje en el contestador, leer un correo electrónico o responder a un mensaje por redes sociales. Debe asegurarse de incluir la reserva en la agenda, de confirmarla (o rechazarla), y de mantener una comunicación fluida con el cliente mientras intenta encontrar una hora o mesa libre. Vamos, todo un suplicio. 

Durante los periodos de máxima afluencia (cuando se ponen a las llamadas en espera), reservar una mesa en un restaurante puede ser una tarea agotadora para todas las partes involucradas.

Sin posibilidad de reducir el número de clientes «fantasmas»

Si dependes de un sistema de papel y boli, te será todo un problema reducir el número de clientes que no acuden a su reserva. Tu personal tiene que llamar o enviar un correo electrónico a los clientes para recordarles su reserva en el restaurante. Por lo demás, solo te queda esperar, pero existe un riesgo considerable de que los clientes no se presenten. Plantéate en cómo esto puede afectar a tu restaurante.

Todo es más fácil si utilizas un sistema de gestión de reservas para restaurantes

La digitalización de tu restaurante lo hará todo más fácil. Utilizar un sistema de gestión de reservas podría solventar todos los problemas que hemos mencionado anteriormente.

Libro de reservas digital

Con un sistema de gestión de reservas para restaurantes, podrás consultar la lista de clientes en un dispositivo digital, como tu ordenador, smartphone o tableta. Estos dispositivos se sincronizan en línea, es decir, en la nube. Por esto mismo, las reservas se pueden gestionar en línea desde cualquier lugar. ¡Ya no hay que recorrer todo el restaurante para encontrar el dichoso libro de reservas!

Plano de las mesas

Podrás asignar mesas con solo pulsar un botón. Un sistema de gestión de reservas visibiliza la configuración de tu restaurante, lo que permite distribuir las mesas en función de la demanda de los clientes, juntar mesas para los grupos más grandes y aprovechar al máximo el espacio disponible.

Reservas en línea 

Las reservas en línea ofrecen a los clientes la oportunidad de efectuarlas de forma flexible, en cualquier momento y lugar. Los clientes pueden ver la disponibilidad de las reservas en tiempo real. Así te quitas de estar pendiente del teléfono, de los correos electrónicos y de otros medios por los que se gestionan las reservas.

Actualizaciones en tiempo real

En el momento en el que tu personal o cliente añadan una reserva, el sistema de gestión de reservas para restaurantes se encargará de actualizar la tabla en todos los dispositivos electrónicos, sin necesidad de garabatear, tachar o borrar.

Comunicación con los clientes

A través de mensajes de texto y correos electrónicos, un sistema de reservas en línea conecta a tu restaurante con los clientes al instante. Los recordatorios automáticos resultan muy útiles para reducir las posibilidades de que los clientes no acudan a la reserva. 

Si el personal de tu restaurante pasa demasiado tiempo respondiendo a las llamadas de los clientes o enviando correos electrónicos, un sistema de gestión de reservas para restaurantes puede ahorraros todas las molestias innecesarias.

Los clientes ya han dejado atrás el papel y boli

Los clientes de hoy en día viven en un mundo instantáneo y utilizan el móvil para todo: desde comprar billetes de avión o consultar direcciones en Google Maps, hasta para hacer fotos.

Lo mismo ocurre con los restaurantes. Las búsquedas en Google, las reseñas en línea y las redes sociales facilitan que los clientes encuentren (y reserven) restaurantes. Los clientes esperan poder reservar sin tener que llamar a nadie. Un estudio concluyó que la presencia en Internet es un asunto para no tomarse a la ligera. En San Francisco, por ejemplo, los expertos descubrieron que las valoraciones más altas favorecen a los restaurantes, que notaban cómo la reservas de mesas se llenaban del 30 al 49 % de su capacidad en las noches en las que abría.

A partir de la primavera de 2021, los restaurantes hacen grandes esfuerzos para sobrevivir en un contexto donde la distancia social es la norma actual. El fácil acceso digital a tu restaurante mantendrá el flujo de tu lista de clientes en movimiento y al tanto con las formas actuales de hacer las cosas.  

 app reserva para restaurantes

Imagen 2. Clientes con iPad, publicado por Lordcolus en Creative Commons 2.0

Lo básico: el precio de un sistema de gestión de reservas para restaurantes

Muchos de los sistemas en el mercado cuentan con distintas tarifas, desde las más bajas hasta las más altas. A continuación, te revelamos algunos de los aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de considerar los costes totales.

Planes de suscripción 

La mayoría de los sistemas de gestión de reservas para restaurantes exigen un abono mensual, lo que obliga a los empresarios a invertir en un coste base. Si tu restaurante tiene un volumen de 50 o 100 reservas al mes, las cuotas de suscripción no cambian, pero pueden salir caras: oscilan entre los 120 y 550 euros al mes. Dependiendo del tamaño real de tu restaurante, los planes de suscripción pueden aumentar, desde los planes básicos hasta los premium.

Optimización de la subscripción

Si optas por un sistema básico de gestión de reservas para restaurantes, los proveedores te cobrarán menos. Si quieres disfrutar de funciones adicionales, como la integración de un terminal punto de venta (TPV), análisis, encuestas a los clientes o campañas de correo electrónico automatizadas, los proveedores suelen añadirlas a la cuota de suscripción mensual. A menudo, estos gastos extras pueden triplicar los costes totales

Si decides utilizar la función de mensajes de texto, es importante ser consciente de que suelen acarrear un coste adicional por mensaje. Aparte de las funcionalidades adicionales, puedes pagar más para obtener más extras, como un sistema de mensajería personalizado para los clientes.

Cuotas por cliente

La cuota principal y la más común entre los sistemas de gestión de reservas es una cuota de reserva por cliente. Se genera a través de las siguientes dos plataformas: 

1) Tu sistema de proveedores.

2) El uso de tu sitio web (normalmente cuesta más cuando las reservas vienen a través del sitio web o la aplicación del proveedor y no del sitio web de tu restaurante).

 En la práctica, esto quiere decir que tendrás que pagar por cada cliente que reserve.

¿Tu restaurante tiene un elevado número de reservas? Hay que tener esto muy en cuenta. Por ejemplo, en un restaurante famoso de una ciudad, el coste de transacción es de un euro por cliente que reserve. Sabiendo esto, si reservas una mesa para cuatro, el coste es de 4 euros. Si tienes 2000 clientes al mes, el coste ascenderá a 2000 euros. Por ello, cuando busques un sistema adecuado, lo mejor será contar y estimar el volumen de clientes que reservan en un mes, de modo que se estabilizan los costes transaccionales. 

Equipo informático

Muchos proveedores exigirán que instales un equipo informático adicional. Aunque no siempre es este el caso, toma en cuenta que podrías tener que comprar un equipo informático en particular o incluso un nuevo ordenador para el restaurante. Busca sistemas que ofrezcan una app para tu smartphone, ya que te será un punto de fácil acceso. Si ya tienes un smartphone, no te costará nada. 

Costes de instalación

Es posible que tu plan comprenda los costes de instalación adicionales. Puede tratarse de una tarifa única de iniciación, una tarifa de personalización o cualquier otro gasto relacionado con la activación del sistema.

Si tienes suerte, es posible que puedas negociar este precio a la baja o conseguir que el proveedor te ofrezca una compensación gratis en conjunto con el servicio (como una pieza del equipo informático gratuita, un iPad, etc.).

En general, aunque los costes pueden llegar a acumularse, el uso de un sistema de gestión de reservas para restaurantes trae consigo importantes ventajas. Hay que tener en cuenta lo anterior, y sobre todo prestar atención a los costes que pueden amontonarse con el tiempo. 

Considera un sistema A BAJO COSTE de reservas para restaurantes 

Carbonara es el primer sistema de gestión de reservas para restaurantes totalmente económico. A diferencia de los otros sistemas, la app de Carbonara ya tiene un sinfín de funciones incluidas. Estas son las siguientes:

  • Libro de reservas digital: te permite controlar y gestionar las reservas y su uso es muy sencillo.
  • Gestión de mesas:  te permite controlar las mesas en tiempo real durante todas las horas de trabajo.
  • Temporizador del tiempo de espera: simplifican el trabajo rutinario al proporcionar tiempos de espera precisos para que los clientes puedan saber cuándo les darás mesa.
  • Estadísticas diarias: te proporcionan un informe diario que te muestra el volumen de clientes y los tiempos promedios, sin necesidad de calculadoras ni nada por el estilo. Te ayuda a planificar el futuro de tu restaurante.
  • Interfaz fácil de usar: presenta una interfaz intuitiva y fácil de navegar. La App Carbonara es para los restaurantes, no para los expertos en informática.
  • Notificación por mensaje: permite notificar de forma simple a los clientes con una plantilla totalmente personalizable. 
  • Sincronización de dispositivos: te ofrece un sistema portátil de gestión de reservas para restaurantes : cualquier persona que tenga un smartphone puede utilizarlo.
  • Reservas en línea gratis: El servicio es gratuito. No hay cuotas por cliente que reserve, ¡y nunca las habrá!

La app de Carbonara es muy asequible, una característica poco ortodoxa en el sector de hoy en día. Pero tiene sentido: lo hacemos para marcar la diferencia en el mercado. La aplicación Carbonara se adapta al sector de la restauración actual, sometido a constantes cambios, y ayuda a atenuar el follón diario de los libros de reservas en los restaurantes.

Sistema gestión reservas restaurantes gratis

Imagen 3. Vista de la pantalla de la app de Carbonara

En 2024, es probable que los restaurantes se enfrenten a un aumento sustancial de las reservas en línea. En este sentido,  las app de gestión de reservas para restaurantes cobran cada vez mayor importancia, sobre todo si son asequibles. 

¿Te pica el gusanillo por probarla? ¡Descarga la app de Carbonara gratis!

Si tienes alguna duda sobre la App Carbonara, consulta nuestro artículo sobre las preguntas más frecuentes. También puedes ponerte en contacto con nosotros.

Gestiona tu restaurante con las funciones COVID-19 de la app Carbonara 

A principios de abril de 2021, la mayoría de restaurantes aún estaban cerrados por las medidas contra la COVID-19, pero todos los restaurantes esperan abrir de nuevo sus puertas pronto, siempre ajustándose a la normativa vigente para evitar la propagación del virus.  

Te invitamos a leer nuestro artículo sobre la COVID-19, en el que encontrarás la información más reciente sobre las reservas y la normativa contra la COVID-19.

¿Tienes más preguntas sobre la app de Carbonara y cómo te puede ayudar contra la situación de la COVID-19? Puedes enviarnos un mensaje con cualquier pregunta que tengas.

No te pierdas tampoco: