Hoe Lang Een Tafel Bezet Houden Voor Een No-Show Reserving In 2024

Het is onvermijdelijk, no-shows komen in elk restaurant voor. Hoewel de wereld van uit eten gaan en restaurant reserveringen momenteel aan het veranderen is, zullen no-shows zonder uitzondering nog steeds blijven voorkomen. 

Dus hoe gaan restaurants hiermee om? Dat is eenvoudig als je het eenmaal weet. 

We bespreken hoe lang je restaurant tafels moet vasthouden, met name het in de gaten houden van spook reserveringen en vooruitzichten voor je restaurant. Neem na het lezen van dit artikel gerust contact met ons op als je vragen hebt over het voorkomen van no-shows.

De Uitdaging Van No-shows Bij Reservingen Aangaan

Restaurants die boekingen maken, hebben hun hele professionele leven te maken gehad met no-shows. De periode na de pandemie zal niet anders zijn, omdat restaurant eigenaren oude en nieuwe uitdagingen zullen blijven aangaan – waaronder het uitzoeken hoe ze de kans op no-shows kunnen verkleinen.

De schade kan verwoestend zijn en dreigt de winst van je restaurant aan te tasten. Gasten die niet komen opdagen voor een tafel die laat op de avond is gereserveerd, zijn pijnlijk: je verliest geld omdat je je snel realiseert dat er weinig kans is om hun tafel zo laat op de werkdag nog te verkopen.

Dat is nog niet alles. Een reservering die maanden van tevoren is gemaakt en dan op het laatste moment wordt geannuleerd, is super frustrerend; het kan restaurants veel geld kosten.

Keelan Higgs, een prominente Ierse restauranthouder,uitte zijn bezorgdheid over het vasthouden van gereserveerde tafels. “Al die tijd dat de reservering er is, betekent dat we niemand anders kunnen accepteren – we weigeren potentiële klanten.” Als een reservering van zes of acht gasten wordt geannuleerd, kan de omzet van je restaurant met 500 pond dalen – zo eenvoudig is het.

Afbeelding 1. COVID Buiten Restaurant door Travis Wise via Flickr en Creative Commons 2.0

Strijd Met No-Shows Tijdens COVID-19

Met de huidige COVID-pandemie kunnen restaurants het zich gewoonweg niet veroorloven om met lege tafels te werken. Op tijd komen is belangrijk.

Na een moeilijk jaar voor de horecasector vragen sommige restaurants klanten om een aanbetaling om tafels te reserveren. Bij het reserveren van een restaurant wordt een voorschot gevraagd (bijvoorbeeld £10). Nadat de bediening is afgelopen en de magen zijn gevuld, haalt het restaurant de aanbetaling van de eindrekening af.

Klanten hebben gelukkig goed gereageerd op deze verplichte vergoeding. In Londen vond een BBC-reportage dat klanten deze methode “meer dan eerlijk genoeg” vonden. Maar no-shows worden hiermee niet helemaal uitgesloten: restaurants zullen nog steeds tafels moeten vasthouden voor wat uiteindelijk spook reserveringen blijken te zijn.

Houd Tafels Maximaal Vijftien Minuten Vast

Hoe lang moet een restaurant een gereserveerde tafel vasthouden? Afhankelijk van je branche zal het antwoord variëren…

Als je het bekende onderbuik gevoel krijgt dat een bepaalde gast (of groep) niet zal komen opdagen, wacht dan even. Geef ze hun kwartiertje, adviseert de National Restaurant Association of America. Op het randje van een spook reservering is het waarschijnlijk het beste om een tafel maximaal een kwartier vast te houden. Niet meer, niet minder.

Maar dit hangt volledig af van de omzet van je restaurant, en de locatie is ook een belangrijke factor. Bedenk of je locatie in een stad of dorp ligt, welk soort eetcultuur je serveert en op welk moment van de dag klanten eten. Dan kun je berekenen wanneer je het drukst bent en wat je riskeert als je een tafel bezet houdt.

Als je restaurant veel walk-ins ontvangt, overweeg dan zeker een kortere wachttijd voor tafels. Waarschijnlijk is tien minuten het maximum in deze situatie. Als een groep klanten al op zoek is naar een tafel (klaar om hun geld uit te geven in je restaurant), laat ze dan nooit wachten; vertel ze altijd dat ze ongeveer tien minuten moeten wachten terwijl jij een plekje voor ze zoekt.

Vijftien minuten kunnen een mensenleven zijn als er een groep staat te wachten bij de host die al bereid is om te betalen. Maar zolang je van tevoren voldoende uitlegt dat late reserveringen het risico lopen hun tafel te verliezen, is het plaatsen van walk-ins een veilige oplossing.

Als alternatief hebben sommigen in de branche een maximum van dertig minuten aanbevolen met het argument dat zolang het restaurant “open en beknopt is over hun voorwaarden”, dit voldoende zou moeten voldoen aan de behoeften van de gasten. Als er geen gasten voor de deur staan te wachten, dan is dertig minuten wachten prima – dat wil zeggen, als de gasten uiteindelijk besluiten te komen opdagen.

Over het algemeen hebben beide scenario’s een belangrijk punt: Restaurants zouden eenvoudigweg een reserveringsbeleid kunnen opstellen en no-shows kunnen bestraffen.

Stel Uw Reserveringsbeleid Voor Restaurants Op

Elk restaurant zou er een moeten hebben. Als het gaat om online boekingen, wees dan niet verlegen: specificeer de algemene voorwaarden van je restaurant. Een schriftelijk beleid zal de kosten van no-shows drastisch verlagen.

Maar zorg ervoor dat je beleid uitnodigend klinkt – recht voor z’n raap. Probeer altijd gastvrij en beleefd te zijn. Hier zijn enkele richtlijnen.

  • Beschrijf termen duidelijk en beknopt (gebruik opsommingstekens)
  • Geef aan dat je op de dag van het eten tafels vasthoudt voor een bepaalde tijd (bijv. 15-20 minuten)
  • Geef aan hoe lang van tevoren geannuleerd moet worden
  • De boetes van je restaurant weergeven (bijv. niet-terugbetaalbare kosten) als gasten besluiten een reservering te missen zonder voorafgaande kennisgeving
  • Beleefd enkele scenario’s uitleggen die zich kunnen voordoen – bijvoorbeeld drukke periodes
  • Eindig met een hoge noot, zoals een korte beschrijving van je speciale aanbiedingen

Het opstellen en weergeven van een boeking beleid is een eenvoudige manier om klanten te laten weten waar ze aan toe zijn. Ook juridisch gezien zal een zichtbaar beleid je op de lange termijn helpen: geef een boete voor een no-show en je bent veilig gedekt.

Afbeelding 2. Restaurants in Barcelona door Jorge Franganillo via Flickr

Wees Open En Eerlijk Tegen Klanten

Uit eten gaan moet tweerichtingsverkeer zijn. Aan de ene kant van de tafel bieden restauranthouders eersteklas service door eten en drinken aan te bieden aan de gasten; aan de andere kant komen de gasten te goeder trouw hun reserveringen nakomen.

Maar als dit sociale contract ontbreekt, is er extra inspanning nodig. Als je restaurant nog steeds worstelt met no-shows, dan is het tijd om een open dialoog met klanten aan te gaan.

Klanten zullen zich waarschijnlijk beter gedragen als je open en eerlijk bent over de kosten van hun beslissingen, inclusief de effecten op jouw bedrijf. Leg gasten uit welke impact no-shows hebben op je restaurant. Chat met ze of initieer correspondentie: stuur snel een bericht via sociale media.

Hier zijn een paar dingen om te communiceren. Lege boekingen kosten geld.

Lege boekingen kosten geld

Een recent artikel interviewde restauranteigenaren over de hele wereld en onthulde de bezorgdheid van de sector over no-shows en de gevolgen die no-shows hebben op de omzet van een restaurant. In Londen vertegenwoordigde chef-kok Marwa Alkhalaf ieders bezorgdheid door klanten te vragen verstandig te zijn. “Kom op tijd,” zei ze, “en annuleer je reservering als je niet kunt komen. Met minder tafels kunnen we het ons echt niet veroorloven om een tafel leeg te houden.” De les is duidelijk: gasten moeten weten dat lege tafels verloren inkomsten voor het restaurant betekenen.

COVID-19 maakt het al moeilijk

Met een groot aantal restaurants over de hele wereld waar het ooit goed mee ging, is het voor klanten geen mysterie dat de sector het moeilijk heeft. Maar gasten moeten weten wat dit voor jou betekent – dat wanneer je restaurant weer opengaat, het erop of eronder is. Wees er dus duidelijk over dat lege tafels nu meer dan ooit dreigen de luiken net zo snel weer te sluiten als ze open gingen.

Een no-show ondermijnt het moreel van het personeel

No-shows gaan niet alleen over geld; ze gaan ook over de ziel. No-shows hebben invloed op het vertrouwen van het personeel. Een journalist toonde aan dat no-shows ook een “aanzienlijke invloed hebben op het moreel van het team”. Maak dit dus duidelijk aan klanten; de kans is groot dat je hun sympathie wint.

Over het algemeen is de communicatie met de gasten effectief en onderzoek heeft aangetoond dat dit werkt. Carbon Free Dining – een groene brancheorganisatie – toonde aan dat als klanten de reserverings etiquette begrijpen, minder klanten zullen annuleren. Dus zoals het gezegde luidt: voorkomen is beter dan genezen.

Herinner Klanten Aan Komende Boekingen

Veel gasten komen niet opdagen omdat ze vergeten af te zeggen – niet uit wrok. Of ze vergeten dat ze gereserveerd hebben. Als dit gebeurt, moet je maître d’ of personeelslid op de dag zelf bellen om klanten aan hun reservering te herinneren. Een andere mogelijkheid is dat een medewerker twee dagen van tevoren een herinneringsmail stuurt.

Een kort berichtje de dag ervoor is handig – een snelle e-mail kan bijvoorbeeld helpen om het geheugen van de gast op te frissen. Zelfs een kort telefoongesprek kan je helpen om tegemoet te komen aan de wensen van je gast, zoals de voorkeur voor een zitplaats of culinaire voorkeuren. Het kan zijn dat ze uit eten gaan voor een speciale gelegenheid.

Maar dit alles is afhankelijk van de bekwaamheid van het personeel. Wat gebeurt er als een maître d’ een reservering mist die maanden van tevoren is gemaakt? Wie herinnert de gast er dan aan?

Historisch gezien was een telefoontje de enige manier waarop een restaurant gasten kon herinneren aan komende reserveringen. Tegenwoordig kan een online reserveringssysteem al het harde werk voor je doen. Een digitaal reserveringssysteem stuurt geautomatiseerde klant herinneringen en maakt een groot verschil, omdat het gasten flexibiliteit biedt bij het bevestigen van hun reserveringen – zowel degenen die hun reserveringen nakomen als degenen die willen annuleren (waardoor het aantal no-shows afneemt).

Neem hier contact met ons op of bezoek deze pagina om uit te vinden hoe de Carbonara App – een lage kost reserveringsdienst – gebruik maakt van herinneringsfuncties via sms, waardoor zowel gasten als restaurateurs op de hoogte worden gebracht van aanstaande reserveringen om de kans op no-shows te verkleinen.

Carbonara App – Een lage kost reserverings systeen voor restaurants

Kijk voor meer informatie op: