De ultieme gids voor reserveringssysteem voor restaurants in 2024

Hoe snel veranderen restaurant reserveringen? De eisen van de wereld van vandaag – drukke boekingen, drukke reserveringen – nodigen restauranthouders uit om een belangrijke sprong te maken: schakel over naar digitaal en zet de tafel klaar voor een reserveringssysteem voor restaurants.

Lees hieronder het laatste nieuws over hoe een reserveringssysteem voor restaurants momenteel helpt bij het beheren van de intake van gasten. 

Uw restaurant gebruikt reserveringen om het gastenbeheer te regelen

Al tientallen jaren maken restaurants gebruik van reserveringen om hun gasten te managen. Sinds hun opkomst in het midden van de negentiende eeuw werden toprestaurants in zowel Parijs als Londen al snel mainstream plekken om uit eten te gaan. Nu was binnenkomen in het restaurant de kern van de dagelijkse gang van zaken in een restaurant.

Pas met de introductie van de telefoon in het begin van de jaren 1910 veranderde het reserveren van restaurants in het populaire systeem dat we nu kennen: het gebruik van telefooninschrijvingen en het ouderwetse notitieboekje om de gegevens van gasten op te nemen, waardoor tafels via een papieren systeem werden gereserveerd. Dit kan sneller met een reserveringssysteem voor restaurants.

Sommigen beschouwen dit al als ouderwets. Maar veel hedendaagse restaurants gebruiken nog steeds een papieren systeem, gewoon omdat ze er vertrouwen in hebben. Restaurants gebruiken een reserveringssysteem op papier om:

  • Plan personeelsbeheer: Reserveringen geven hosts een goed idee van hoeveel teamleden nodig zullen zijn op een bepaalde avond.
  • Voorkom wachten: Reserveringen voorkomen onvoorspelbare wachttijden, wat betekent dat gasten op afgesproken tijden binnenkomen om plaats te nemen.
  • Terugkeer bevorderen: Als bonus zijn reserveringen bedoeld om relaties op te bouwen met terugkerende klanten. Een goede ervaring met uit eten gaan betekent dat een klant waarschijnlijk een vervolgreservering zal maken. Restaurants gebruiken reserveringen in de hoop dat ze gasten zullen garanderen.

Maar dit is niet altijd het geval. Vraag een willekeurig restaurant met een reservering naar de kosten van no-shows en je zult er ongetwijfeld alles over horen. Vooral sinds de jaren 1980 zijn no-shows een enorme kopzorg gebleken voor restaurants wereldwijd, waar zowel tijd als geld verloren gaat doordat gasten zich op het laatste moment bedenken. Bekijk een reserveringssysteem voor restaurants.

Afbeelding 1: Afbeelding 1. Restaurant Malaga door Nick Kenrick via Flickr (creative commons 2.0)

Wat is reserveringssoftware voor restaurants?

Sinds de jaren 2000 hebben reserveringssysteem voor restaurants zich ontwikkeld om aan de eisen van deze tijd te voldoen. Een software oplossing biedt restaurateurs alles wat ze nodig hebben om een veeleisender klantenbestand het hoofd te bieden – een handig hulpmiddel dat de gastenlijst in beweging houdt. Met een reserveringssysteem voor restaurants kunnen restauranthouders online reserveringen maken en beheren, en gasten vervolgens tafels laten reserveren wanneer het hun uitkomt. 

In 2021 maakten overheid vereisten in sommige landen het verplicht voor restaurants om reserveringssystemen te gebruiken om te voldoen aan de COVID-beperkingen en om de instroom van gasten te controleren. Met de COVID-beperkingen op zijn plaats zijn restaurants sterk afhankelijk van reserveringen om het aantal gasten te beheren en tafels met een sociale afstand te verdelen. 

Voor populaire restaurants die samenwerken met overheid praktijken die reageren op de COVID-19 pandemie, is het nu essentieel dat restaurants de naadloze service bieden die gasten nu verwachten – een online methode waarmee restaurants zich kunnen richten op wat ze het beste kunnen: eten van topkwaliteit serveren. 

Tegenwoordig zijn er veel software opties waaruit restaurants met reserveringen kunnen kiezen. In dit artikel lees je alles wat je moet weten over reserveringssoftware voor restaurants in 2024. We bieden een snelle en eenvoudige handleiding over hoe jouw restaurant kan profiteren van deze nieuwe manier van tafelbeheer.

Waarom kiezen voor reserveringssoftware voor restaurants?

Denk eerst eens na over je huidige papieren systeem. Als integraal onderdeel van de interne activiteiten van een restaurant lijkt het traditionele pen-en-papiersysteem misschien efficiënt. Maar laten we eens kijken hoe een op papier gebaseerd model inefficiënt kan zijn en waarom u de boeken op de vuilnisbelt moet gooien.

Beperkt overzicht

Een voortdurend probleem met de papieren agenda is simpelweg dit: het is één boek. Het is je enige verslag van de boekingen van de dag – en het is niet gemakkelijk om het te delen. De beroemde restauranthouder Danny Meyer uit NYC heeft over het reserveringsboek gezegd: “Ik was dat terugkerende probleem in het restaurant beu, waar mensen altijd de trap op en af schreeuwden en zeiden: ‘Wie heeft het reserveringsboek?’” Eén boek; veel problemen.

Rommelig tafelbeheer

Een reservering bijwerken? Met de papieren gastenlijst zijn je medewerkers altijd aan het gummen, details aan het doorstrepen of op de pagina aan het krabbelen. Het is niet het ergste in de wereld, maar het maakt het wel rommeliger en kan leiden tot verwarring of erger nog: verloren reserveringen.

Alleen operationele uren

Als een potentiële gast wil boeken, dan moet het personeel er zijn om de telefoon te beantwoorden, een voicemail af te luisteren, een e-mail te lezen of te reageren op een bericht op sociale media. Ze moeten ervoor zorgen dat de reservering in de agenda komt, vervolgens de reservering bevestigen (of afwijzen), en dat alles terwijl ze met de klant corresponderen, een beetje heen en weer om een beschikbare tijd en tafel te vinden – al met al een hele inspanning. 

Tijdens piekperiodes (wanneer bellers in de wacht staan) kan het reserveren van een restaurant vermoeiend zijn voor beide kanten van de tafel.

Geen kans om no-shows te verminderen

Met een papieren boek in de hand is het moeilijk om no-shows te verminderen. Je personeel moet gasten bellen of e-mailen om hen te herinneren aan hun aanstaande restaurantreservering. Anders hoop je er maar het beste van. Maar er is een aanzienlijk risico dat uw gasten niet komen opdagen en bedenk hoe dat uw bedrijfsresultaat kan beïnvloeden.

Het is makkelijker om reserverings software te gebruiken

Bij de overstap naar digitaal gaat het erom de dingen gemakkelijker te maken. Het gebruik van software voor het beheren van restaurantreserveringen kan de bovenstaande problemen oplossen. Dit is hoe.

1. Digitale reservering boek

Met reserveringssoftware voor restaurants is je hele gastenlijst beschikbaar op een digitaal apparaat zoals een computer, smartphone of tablet. Meestal synchroniseren deze apparaten online (d.w.z. ‘in de cloud’), dus reserveringen kunnen overal online worden beheerd. Je hoeft geen boek meer door te geven.

2. Tafel scherm

Het toewijzen van tafels is net zo eenvoudig als klikken op een knop. De reserveringssoftware biedt een op maat gemaakte weergave van de opstelling van je restaurant, zodat je tafels kunt verdelen op basis van de vraag van klanten, tafels kunt samenvoegen voor grote gezelschappen en je eetzaal optimaal kunt benutten.

3. Online reserveringen

Dit biedt gasten de mogelijkheid om flexibel, altijd en overal te reserveren. Gasten hebben toegang tot realtime beschikbaarheid van reserveringen, zodat u en uw personeel niet langer de telefoon, e-mails en andere reserveringsaanvragen hoeven te beantwoorden.

4. Real-time updates

Zodra uw personeel of een gast een reservering maakt, zal een restaurant reserveringssysteem het scherm van uw apparaat bijwerken, zonder al het gekrabbel, doorhalen en wissen.

5. Communicatie met gasten

Via sms’jes en herinneringsmails verbindt een online reserveringssysteem je restaurant direct met gasten. Geautomatiseerde herinneringen zijn extra handig om de kans op no-shows te verkleinen.

Als je een restaurant exploitant bent wiens maitre d’ en front-of-the-house personeel veel te veel tijd besteedt aan het najagen van klanten (beantwoorden van telefoontjes, versturen van e-mails), dan zorgt reserveringssoftware voor een einde aan al dat onnodige gedoe.

Klanten hebben pen en papier al laten vallen

Klanten leven tegenwoordig in een instant wereld en gebruiken hun telefoon voor alles: vliegtickets, routebeschrijvingen op google maps, foto’s, enz.

Dit geldt ook voor uit eten gaan. Zoeken op Google, online beoordelingen en sociale media stellen klanten in staat om eetgelegenheden te vinden (en te boeken). Gasten verwachten te kunnen reserveren zonder iemand te hoeven bellen. Een onderzoek toonde aan dat online aanwezigheid een serieuze zaak is: In San Francisco ontdekten onderzoekers bijvoorbeeld dat hogere beoordelingen ervoor zorgden dat 30 tot 49 procent van de avonden dat een restaurant open was, uitverkocht was.

Vanaf het voorjaar van 2021, als restaurants proberen te overleven in de huidige omgeving van sociale afstand, dan zal gemakkelijke toegang via digitale methoden ervoor zorgen dat hun gastenlijst in beweging blijft en up-to-date blijft met de huidige manier van doen.  

Afbeelding 2. Gasten met iPad door Lordcolus via Flickr (creative commons 2.0)

De basis: De prijs van reserveringssoftware voor restaurants

Veel diensten op de markt hebben verschillende prijs schema’s, van laag tot hoog. Hier zijn een paar dingen waar je op moet letten als je de totale kosten overweegt.

Abonnementen

De meeste opties voor restaurantreserveringssystemen vereisen maandelijkse abonnementen, waardoor restauranthouders moeten investeren in een basisbedrag. Of je restaurant nu 50 tot 100 reserveringen per maand aantrekt, een abonnementsbijdrage verandert niet. Maar ze kunnen duur zijn – variërend van €143-€649 per maand. Afhankelijk van de werkelijke grootte van je restaurant zullen de abonnementsformules toenemen, variërend van standaardformules tot premiumformules.

Upgrades

Als je ervoor kiest om een basis restaurant reserveringssysteem te integreren, zullen providers minder in rekening brengen. Maar voor extra functies zoals Point of Sale (POS)-integratie, analyses, gastonderzoeker, geautomatiseerde e-mailcampagnes, zullen providers dit meestal allemaal bovenop je maandelijkse abonnementskosten optellen. Soms kan dit de totale kosten verdrievoudigen. 

Als je besluit om sms-functies te gebruiken, dan kosten sms-functies meestal een extra bedrag per bericht. Naast upgrades kun je meer betalen voor extra functies, zoals aanpasbare gast berichten.

Kosten per klant

De belangrijkste en meest voorkomende kosten die reserveringssoftware bedrijven u in rekening brengen: reserveringskosten per klant. Dit wordt gegenereerd door ofwel: 1) hun leveranciers systeem; of 2) het gebruik van jouw website (meestal kost het meer als boekingen via de website of app van de leverancier komen – niet de website van jouw restaurant). In de praktijk betekent dit dat je betaalt voor elke klant die boekt.

Als je restaurant een groot aantal reserveringen heeft, is dit een serieuze overweging. Bijvoorbeeld, een populair restaurant in de stad met een transactiekost van €1.00 per geboekte klant zal een tafel voor vier reserveren, wat €4.00 kost. Boek 2.000 gasten per maand en dit komt op € 2.000. Bij het zoeken naar een geschikt systeem kun je dus het beste tellen en schatten hoeveel reserveringen je per maand verwerkt. Dit zal de transactiekosten stabiliseren.

Hardware

Bij veel serviceproviders moet je extra hardware aanschaffen. Dit is echter niet altijd het geval. Bedenk dat je misschien eigen hardware moet aanschaffen of zelfs een nieuwe computer of tablet om in het restaurant te gebruiken. Ga op zoek naar systemen die een mobiele applicatie voor je smartphone bieden, aangezien dit een gemakkelijk toegangspunt zal zijn. Als je al een smartphone hebt, dan kost het niets.

Installatiekosten

Er kunnen extra installatiekosten zijn inbegrepen bij je plan. Dit kunnen eenmalige opstartkosten, aanpassingskosten of andere kosten zijn die te maken hebben met het opstarten van een softwarepakket.

Als je geluk hebt, kun je hier misschien over onderhandelen en/of kan de leverancier iets bij de dienst leveren (zoals een complimentaire hardware zoals een iPad, enz.)

Hoewel de kosten kunnen oplopen, heeft het gebruik van een reserveringssysteem voor restaurants grote voordelen. Je moet het bovenstaande in gedachten houden en vooral opletten welke kosten in de loop van de tijd kunnen oplopen. 

Overweeg een Restaurant Reserverings systeem

De Carbonara-app is een restaurant reserveringssysteem. In tegenstelling tot de rest heeft de Carbonara app alle functies inbegrepen. Deze zijn:

  • Digitaal reserveringsboek. Hiermee houd je controle over reserveringen. Eenvoudig en gemakkelijk te gebruiken.
  • Tafelbeheer. Hiermee kun je tafels in realtime in de gaten houden tijdens alle werkuren.
  • Wachttijden. Vereenvoudigt je dagelijkse werkzaamheden door gasten nauwkeurige wachttijden te bieden wanneer ze kunnen verwachten plaats te nemen.
  • Dagelijkse statistieken. Biedt je een dagelijks rapport met het aantal gasten en gemiddelde tijden. Geen rekenmachines nodig; helpt je plannen te maken voor de toekomst van je restaurant.
  • Gebruiksvriendelijke interface. Presenteert een intuïtieve interface die gemakkelijk te navigeren is. De Carbonara-app is voor restaurants – niet voor techneuten.
  • SMS-berichten. Hiermee kun je klanten eenvoudig op de hoogte stellen, met een sjabloon dat je helemaal zelf kunt aanpassen. Via de Carbonara app
  • Apparaat synchroniseren. Geeft je een draagbare app voor het boeken van restaurants: iedereen met een smartphone is een gebruiker.
  • Online reserveren. Biedt een service: Voordelig per geboekte klant

De Carbonara App is helemaal voordelig, wat onorthodox is voor de huidige industrie. Maar het is zinvol: we doen dit om een verschil te maken in de markt. In een steeds veranderende wereld van uit eten gaan, past de Carbonara-app bij de horeca van vandaag de dag. Hij helpt restaurants te verlossen van de dagelijkse drukte van drukke boekingsschema’s.

Afbeelding 3: Carbonara – Alles-in-één zitplaatsen-app voor restaurants

In 2024 zullen restaurants waarschijnlijk te maken krijgen met een aanzienlijke toename van online reserveringen. Met dit in gedachten wordt het gebruik van een restaurantreserveringsapp steeds belangrijker – vooral als het heel voordelig is.

Nieuwsgierig om het uit te proberen? Download de Carbonara app

Bekijk ook: