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Quanto velocemente stanno cambiando le prenotazioni nei ristoranti? Le richieste del mondo di oggi invitano i ristoratori a fare un salto significativo: passare al digitale, e prepararsi ad adottare un software di prenotazione pensato per ristoranti.

Continua a leggere qui sotto per le ultime novità su come i software per la prenotazione stanno attualmente aiutando i ristoranti a gestire l’arrivo dei clienti. 

Abbiamo anche incluso un link per conoscere le attuali misure riguardanti il COVID-19, e come influenzano il tuo ristorante.

Contattaci in caso avessi altre domande!

Il tuo ristorante usa le prenotazioni per gestire i clienti al meglio

Per decenni i ristoranti hanno usato le prenotazioni per gestire i clienti. Dal loro boom a metà del XIX secolo, moltissimi locali nelle capitali mondiali sono diventati rapidamente punti di riferimento per mangiare fuori. Attirare clienti è sempre stato l’obiettivo principale dell’attività ristorativa. 

Solo con l’introduzione del telefono, all’inizio del 1910, la prenotazione nei ristoranti si è trasformata nel sistema popolare che conosciamo oggi: rispondere al telefono e segnare sull’agenda i dettagli del cliente. Alcuni lo considerano già vecchia scuola, ma molti ristoranti contemporanei usano ancora un sistema cartaceo semplicemente perché ormai sono abituati a farlo. I ristoranti usano un sistema di prenotazione cartaceo per:

  • Pianifica la gestione del personale: le prenotazioni danno ai ristoratori una chiara idea di quanti membri del personale saranno necessari in un dato turno.
  • Evitare le attese: le prenotazioni eliminano i tempi di attesa imprevedibili, il che significa che gli ospiti arrivano all’ora stabilita per sedersi al tavolo. 
  • Fidelizzazione del cliente: come bonus, le prenotazioni mirano a costruire relazioni durature nel tempo con i clienti. Un’esperienza positiva può portare un cliente a effettuare un’altra prenotazione in futuro. 

Ma questo non succede sempre. Chiedete a qualsiasi ristorante che accetta le prenotazioni qual è il costo delle persone che non si presentano. Soprattutto a partire dagli anni ’80, i cosiddetti “no-show” – ovvero i clienti che, pur avendo prenotato, decidono all’ultimo minuto di non presentarsi – hanno dimostrato di essere una scocciatura per i ristoranti di tutto il mondo, facendogli perdere tempo e denaro.

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Figure 1. Malaga Restaurant by Nick Kenrick. Creative Commons 2.0

Cosa si intende per “sistema di prenotazione”?

Dagli anni 2000, i sistemi di prenotazione per ristoranti si sono sviluppati per soddisfare le esigenze del mondo di oggi. Una soluzione digitale offre ai ristoratori tutto ciò di cui hanno bisogno per affrontare una clientela più esigente – uno strumento pratico che mantiene la lista degli ospiti in movimento. Il sistema di prenotazione per ristoranti permette ai ristoratori di abilitare le prenotazioni online, e poi lasciare che i clienti prenotino i tavoli a loro piacimento. 

Nel 2021, i requisiti governativi di alcuni paesi hanno reso obbligatorio per i ristoranti l’uso di sistemi di prenotazione sia per rispettare le restrizioni COVID sia per controllare il flusso di ospiti. Con le restrizioni in vigore, i ristoranti fanno molto affidamento sulle prenotazioni per gestire i clienti e distribuire i tavoli equamente distanziati per rispettare le nuove normative. 

Per i ristoranti popolari che lavorano rispettando le pratiche governative è ora essenziale fornire un servizio in linea con le aspettative dei loro clienti, trovare un sistema online che permetta ai ristoranti di concentrarsi su ciò che fanno meglio: servire cibo di alta qualità. 

Oggi ci sono molte opzioni digitali che i ristoranti che accettano prenotazioni possono scegliere. Questo articolo analizza tutto quello che c’è da sapere sui sistemi di prenotazione digitali del 2021. Forniamo una guida rapida e semplice su come il tuo ristorante potrebbe beneficiare di questo nuovo modo di gestire i tavoli.

Indice

  • Perché scegliere un software per le prenotazioni?
  • È più semplice usare un software per le prenotazioni
  • I clienti sono già oltre il sistema con carta e penna
  • Le basi: i prezzi dei sistemi di prenotazione
  • Prendi in considerazione un sistema di prenotazione per ristoranti GRATUITO
  • Puoi gestire il tuo ristorante con le funzioni dell’app Carbonara per il Covid-19

Perchè scegliere un software per le prenotazioni?

Per prima cosa, pensate al vostro attuale sistema cartaceo. Come parte integrante delle operazioni interne di un ristorante, il tradizionale sistema che utilizza carta e penna può sembrare efficiente. Ma prendere prenotazioni in questo modo non è sempre efficace, vediamo qui perché.

Visuale limitata

Un problema costante con il libro di prenotazioni cartaceo è semplicemente questo: è un libro. È il tuo unico strumento per tener traccia delle prenotazioni del giorno – e non è facile da condividere. Il famoso ristoratore di New York, Danny Meyer, a tal proposito ha affermato: “Nel ristorante avevamo sempre un problema ricorrente: la gente urlava da una parte all’altra ‘chi ha il libro delle prenotazioni?!’ e io mi ero stancato. Avere un solo libro causa molti problemi”.

Gestione disordinata dei tavoli

Per cambiare alcuni dettagli della prenotazione lavorando con il cartaceo, lo staff passerà il tempo a cancellare, aggiungere dettagli e scarabocchiare sulla pagina. Non è la cosa peggiore del mondo, ma dal disordine può scaturire il peggio: si potrebbero perdere le prenotazioni.

Ore di lavoro in più

Se un potenziale cliente vuole prenotare, il personale deve essere sempre disponibile per rispondere al telefono, ascoltare la segreteria telefonica, leggere un’e-mail o rispondere a un messaggio sui social media. Devono assicurarsi che la prenotazione venga segnata sull’agenda, poi confermarla (o rifiutarla), il tutto mentre dialogano con il cliente, cercando di trovare un orario e un tavolo disponibile – e tutto questo rappresenta uno sforzo non indifferente. Durante i periodi di punta – quando le chiamate per prenotare sono numerose – dover star dietro a tutte le richieste personalmente può essere frustrante per il ristoratore e demotivante per il cliente.

I “no-show” non si possono evitare

Con una prenotazione cartacea a portata di mano, cercare di combattere “no-show” (ovvero i clienti che, nonostante la prenotazione, non si presentano al locale) è davvero difficile. Lo staff deve chiamare o mandare un’e-mail ai clienti, ricordando loro la prenotazione al ristorante, oppure semplicemente sperare che si presentino tutti. Il rischio che gli ospiti non si presentino è sempre presente, e non dimentichiamo che queste situazioni hanno un impatto sui profitti non indifferente.

usare un software per le prenotazioni è più semplice

Passare al digitale significa rendere le cose più facili. Adottare un software per gestire le prenotazioni dei ristoranti può risolvere i problemi sopracitati, scopriamo insieme come!

  1. Prenotazione digitale

Con un software di prenotazione per ristoranti, l’intera lista degli ospiti è disponibile su un dispositivo digitale come un computer, uno smartphone o un tablet. Di solito, questi dispositivi si sincronizzano online (cioè nel “cloud”), quindi le prenotazioni possono essere gestite online da qualsiasi luogo e non c’è più bisogno di cercare l’agenda per essere informati.

  1. Visualizzazione dei tavoli

Assegnare i tavoli con un sistema digitale è facile come cliccare un pulsante. Il software di prenotazione fornisce una visualizzazione personalizzata della sala del tuo ristorante, permettendoti di distribuire i tavoli in base alla domanda dei clienti, unire più posti per le grandi feste, e fare il miglior uso degli spazi del tuo locale.

  1. Prenotazioni online

Questa funzione offre agli ospiti la possibilità di effettuare prenotazioni in modo flessibile, in autonomia, in qualsiasi momento e ovunque. I clienti possono vedere la disponibilità delle prenotazioni in tempo reale, in questo modo non dovrete più stare costantemente al telefono per accettare le prenotazioni, rispondere alle e-mail o ad altre richieste.

  1. Aggiornamento costante

Nel momento in cui un cliente effettua una prenotazione o il tuo personale la aggiunge manualmente al sistema, il software verrà aggiornato e le prenotazioni saranno visibili da tutti, senza scarabocchi o cancellature.

  1. Comunicazione con gli ospiti

Tramite SMS e e-mail di promemoria, un sistema di prenotazione online connette il tuo ristorante ai clienti in modo immediato. I promemoria automatici sono molto utili per ridurre le possibilità che gli ospiti non si presentino. 

Se sei un ristoratore il cui cameriere all’entrata passa troppo tempo a inseguire i clienti (rispondendo alle telefonate, inviando e-mail), un software di prenotazione per ristoranti ti può essere di grande aiuto eliminando tutte le scocciature e le perdite di tempo.

I clienti sono già oltre le prenotazioni prese con carta e penna

I clienti di oggi vivono in un mondo istantaneo, usano i loro telefoni per tutto: comprare biglietti aerei, avere indicazioni su google maps, fare fotografie, ecc.

Questo è valido anche quando vanno a mangiare fuori. Le ricerche su Google, le recensioni online e i social media permettono ai clienti di trovare (e prenotare) posti per mangiare, e gli ospiti si aspettano di prenotare senza dover chiamare qualcuno. Uno studio ha dimostrato che essere presenti online per un ristorante è fondamentale: A San Francisco, per esempio, i ricercatori hanno scoperto che le valutazioni online più alte portavano i ristoranti ad esaurire i posti disponibili nelle sere in cui erano aperti.

Nel 2021 i ristoranti devono rispettare molte regole, tra cui quella del distanziamento sociale. Un sistema di prenotazione digitale assicurerebbe loro una lista di clienti e prenotazioni costantemente aggiornata, e questo potrebbe facilitare molto il loro lavoro.

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Figure 2. Guests with iPad by Lordcolus. Creative Commons 2.0

Le basi: il prezzo dei sistemi di prenotazione per i ristoranti

Molti servizi sul mercato sono disponibili con vari schemi di prezzi, dal più basso al più alto. Ecco alcune cose a cui prestare attenzione quando si considerano i costi complessivi dei sistemi di prenotazione.

Piani di abbonamento

La maggior parte delle opzioni per i sistemi di prenotazione per ristoranti richiedono piani mensili, quindi un investimento di base. Se il tuo ristorante conta 50 o 100 prenotazioni al mese, il costo dell’abbonamento non cambia. Ma questo tipo di piano tariffario può essere costoso – può aggirarsi tra i 150€ e i 650€ al mese. A seconda delle dimensioni effettive del tuo ristorante e delle funzioni di cui hai bisogno, il costo dei piani di abbonamento aumenterà, variando dai piani standard a quelli premium.

Funzionalità aggiuntive

Se scegli di usare un sistema basico di prenotazione per ristoranti, i gestori del software ti faranno pagare meno. Ma per le caratteristiche extra come l’integrazione del POS, le statistiche giornaliere sull’attività e le campagne email automatiche, bisognerà pagare un extra sul costo dell’abbonamento mensile. Spesso questo può triplicare le spese complessive. 

Anche le funzioni SMS normalmente rappresentano un ulteriore costo, e se vuoi usufruirne dovrai pagare una tassa extra per messaggio. Tutte queste caratteristiche ulteriori possono rappresentare un costo aggiuntivo per il tuo ristorante.

Commissione per cliente

La tassa principale e più comune che le società per i sistemi di prenotazione fanno pagare è quella per la prenotazione di ciascun cliente. Questa viene generata o attraverso il sistema di vendita, oppure attraverso l’utilizzo del vostro sito web (in genere il costo aumenta quando la prenotazione arriva attraverso il sito web o l’app del venditore – ed è minore quando avviene attraverso il sito web del vostro ristorante). In pratica, questo significa che pagherai per ogni cliente che prenota.

Se il tuo ristorante ha un alto numero di prenotazioni, bisogna prendere in considerazione questo fattore molto seriamente. Per esempio, un ristorante popolare in città avrà un costo transazionale di 1€ per cliente prenotato, quindi un tavolo per 4 costerà 4€. Se prenotano 2.000 clienti al mese, si arriva a 2.000 euro. Quindi, quando si cerca un sistema adatto alle proprie esigenze, sarà meglio contare e stimare quante prenotazioni si elaborano in un mese; questo stabilirà i costi transazionali.

Dispositivi

Molti fornitori di servizi vi chiederanno di acquistare dell’hardware aggiuntivo. Anche se questo non è sempre il caso, considera che potresti dover acquistare dell’hardware dal fornitore o anche un nuovo computer o un tablet da usare nel ristorante. Cercate sistemi che offrano un’applicazione mobile per il vostro smartphone, perché questo sarà un facile punto di accesso per tutti. Se hai già uno smartphone, allora non ti costerà nulla.

Spese di installazione

Ci possono essere costi di installazione aggiuntivi inclusi nel tuo piano. Potrebbe essere una tassa da pagare solo una volta, una tassa per la personalizzazione, o qualsiasi altro costo relativo all’avvio dell’utilizzo di un sistema di prenotazione.

Se siete fortunati, potreste essere in grado di negoziarlo e ottenere che il fornitore fornisca funzionalità gratuite insieme al servizio (come un iPad gratuito, ecc.).

Nel complesso, anche se i costi possono sommarsi, ci sono vantaggi significativi nell’usare un sistema di prenotazione per ristoranti. È necessario tenere a mente quanto detto sopra, prestando attenzione in particolare a quali costi possono sommarsi nel tempo.

Prendi in considerazione un sistema di prenotazione GRATUITO

L’app Carbonara è il primo sistema di prenotazione per i ristoranti veramente gratuito. A differenza degli altri, l’app Carbonara è dotata di tutte le funzioni incluse, ovvero:

  • Libro digitale delle prenotazioni. Permette di tenere sotto controllo le prenotazioni. Semplice e facile da usare.
  • Gestione dei tavoli.  Permette di tenere d’occhio i tavoli in tempo reale durante tutte le ore di lavoro.
  • Timer di attesa. Semplifica il tuo lavoro quotidiano, offrendo tempi di attesa accurati per gli ospiti che possono sapere quando saranno fatti accomodare al tavolo.
  • Statistiche giornaliere. Offre un rapporto giornaliero, mostrando il numero degli ospiti e i tempi medi di attesa. Nessuna calcolatrice necessaria; ti aiuta a pianificare meglio il futuro del tuo ristorante.
  • Interfaccia facile da usare. Presenta un’interfaccia intuitiva e facile da navigare. L’app Carbonara è per i ristoranti, non per i maghi della tecnologia.
  • Notifiche SMS gratuite. Permette di avvisare facilmente i clienti, con un modello completamente personalizzabile. I costi di invio vengono pagati interamente da Carbonara, quindi sono gratuiti.
  • Sincronizzazione del dispositivo Chiunque abbia uno smartphone può accedere alla lista delle prenotazioni.
  • Prenotazione online gratuita. Non c’è nessun costo per cliente, e non ci sarà mai. Lascia che i clienti prenotino online, e tutto questo gratuitamente!

L’App Carbonara è completamente gratuita, il che è poco comprensibile per il settore di oggi. Ma tutto questo è significativo: lo stiamo facendo per fare la differenza sul mercato. In un mondo in continuo cambiamento, l’app Carbonara si adatta al settore ristorativo di oggi, aiutando a liberare i ristoranti dal trambusto quotidiano delle prenotazioni.

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Figure 3. Visualizzazione sullo schermo di Carbonara App

Nel 2021, i ristoranti dovranno probabilmente affrontare un aumento sostanziale delle prenotazioni online. Con questi presupposti, l’uso di un’app di prenotazione per ristoranti sta diventando sempre più importante – specialmente quando il costo è zero. 

Curioso di provarla? Scaricate l’app Carbonara qui, senza alcun costo.

Se hai delle domande relative all’app Carbonara, consulta le nostre FAQ. In alternativa, non esitare a contattarci qui.

Puoi gestire il tuo ristorante con le funzioni dell’app Carbonara per il Covid-19

A maggio del 2021 la maggior parte dei ristoranti ha potuto riaprire la parte esterna, e a inizio giugno riapriranno anche le sale interne; tuttavia non torneremo al punto di prima, ci saranno molte regole da rispettare per prevenire la diffusione del virus. 

Ecco il nostro articolo sul COVID-19 che ti dà le ultime informazioni sulle prenotazioni e sui regolamenti per i ristoranti.

Hai altre domande sull’app Carbonara? Mandaci un messaggio e risponderemo a tutte le tue domande!

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