Le guide du système de réservation de restaurants en 2022

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À quelle vitesse les réservations de restaurant évoluent-elles ? Les exigences du monde d’aujourd’hui – des réservations très nombreuses et très animées – invitent les restaurateurs à faire un grand pas en avant : passer au numérique, et mettre la table pour un logiciel de réservation de restaurant.

Vous trouverez ci-dessous les dernières informations sur la manière dont les logiciels de réservation aident actuellement les restaurants à gérer l’accueil des clients.

Nous avons également inclus un lien vers les mesures actuelles de COVID-19, et comment elles affectent votre restaurant ci-dessous.

Et si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter ici.

VOTRE RESTAURANT UTILISE LES RÉSERVATIONS POUR GÉRER LES CLIENTS

Depuis des décennies, les restaurants utilisent les réservations pour gérer leurs clients. Depuis leur essor au milieu du XIXe siècle, les meilleurs établissements de Paris et de Londres sont rapidement devenus des lieux de consommation courante. Désormais, l’accès à l’intérieur du restaurant était au cœur de l’activité quotidienne d’un restaurant.

Ce n’est qu’avec l’introduction du téléphone au début des années 1910 que la réservation des restaurants s’est transformée en un système populaire tel que nous le connaissons aujourd’hui : l’utilisation du téléphone et du bon vieux calepin pour noter les coordonnées des clients, la réservation des tables se faisant par un système papier.

Certains considèrent déjà cela comme de la vieille école. Mais de nombreux restaurants contemporains continuent d’utiliser un système papier simplement parce qu’ils lui font confiance. Les restaurants utilisent un système de réservation sur papier pour :

  •  Planifier la gestion du personnel : Les réservations donnent aux hôtes une bonne idée du nombre de membres de l’équipe qui seront nécessaires un soir donné.
  •  Éviter l’attente : Les réservations éliminent les temps d’attente imprévisibles, ce qui signifie que les clients arrivent à l’heure prévue pour être assis.
  •  Favoriser les retours : En prime, les réservations visent à établir des relations avec les clients qui reviennent. Une bonne expérience au restaurant signifie qu’un client fera probablement une autre réservation. Les restaurants utilisent les réservations dans l’espoir qu’elles garantissent des clients.

Mais ce n’est pas toujours le cas. Demandez à n’importe quel restaurant utilisant des réservations quel est le coût des absences et vous en entendrez certainement parler. En particulier depuis les années 1980, les non-présentations se sont révélées être un véritable casse-tête pour les restaurants du monde entier, qui perdent à la fois du temps et de l’argent parce que les clients changent d’avis au dernier moment.

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Figure 1. Restaurant Malaga par Nick Kenrick. Creative Commons 2.0

QU’EST-CE QU’UN LOGICIEL DE RÉSERVATION DE RESTAURANT ?

Depuis les années 2000, les systèmes de réservation de restaurants se sont développés pour répondre aux exigences du monde d’aujourd’hui. Une solution logicielle offre aux restaurateurs tout ce dont ils ont besoin pour faire face à une clientèle plus exigeante – un outil pratique qui permet de faire bouger la liste des invités. Un logiciel de réservation de restaurant permet aux restaurateurs de faire et de gérer les réservations en ligne, puis de laisser les clients réserver des tables à leur convenance.

En 2022, les exigences gouvernementales de certains pays ont rendu obligatoire l’utilisation de systèmes de réservation par les restaurants, à la fois pour se conformer aux restrictions COVID et pour contrôler l’afflux de clients. Avec les restrictions COVID en place, les restaurants s’appuient fortement sur les réservations pour gérer les flux de clients et distribuer les tables socialement éloignées.

Pour les restaurants populaires qui travaillent à l’unisson avec les pratiques gouvernementales réagissant à la pandémie de COVID-19, il est désormais essentiel que les restaurants fournissent le service transparent que les clients attendent désormais – une méthode en ligne qui permet aux restaurants de se concentrer sur ce qu’ils font le mieux : servir une nourriture de qualité supérieure.

Il existe aujourd’hui de nombreuses options logicielles parmi lesquelles les restaurants avec réservation peuvent choisir. Cet article couvre tout ce que vous devez savoir sur les logiciels de réservation de restaurants en 2022. Nous vous proposons un guide rapide et facile sur la façon dont votre restaurant pourrait bénéficier de cette nouvelle façon de gérer les tables.

POURQUOI CHOISIR UN LOGICIEL DE RÉSERVATION DE RESTAURANT ?

Tout d’abord, pensez à votre système actuel basé sur le papier. En tant que partie intégrante des opérations intérieures d’un restaurant, le système traditionnel à base de papier et de crayon peut sembler efficace. Mais regardons de plus près comment un modèle papier peut être inefficace et pourquoi vous devriez peut-être mettre les livres au rebut.

Partage limitée

Le problème permanent de l’agenda papier est le suivant : il s’agit d’un seul livre. C’est votre unique registre des réservations de la journée – et il n’est pas facile à partager. Le célèbre restaurateur new-yorkais Danny Meyer a déclaré à propos du carnet de réservation : « J’étais fatigué de ce problème récurrent que nous avions dans le restaurant, où les gens criaient sans cesse dans les escaliers en disant : « Qui a le livre de réservation ? » ». Un seul livre ; de nombreux problèmes.

Gestion désordonnée des tables

Vous mettez à jour une réservation ? Avec la liste des invités en papier, vos employés sont toujours en train d’effacer, de rayer des détails ou de gribouiller sur la page. Ce n’est pas la pire chose au monde, mais cela ajoute du désordre et peut entraîner une confusion ou pire : des réservations perdues.

Heures d’ouverture uniquement

Si un client potentiel souhaite réserver, le personnel doit être présent pour répondre au téléphone, écouter un message vocal, lire un courriel ou répondre à un message sur les médias sociaux. Ils doivent s’assurer que la réservation est inscrite à l’agenda, puis confirmer (ou rejeter) la réservation, tout en correspondant avec le client, un peu d’aller-retour pour trouver une heure et une table disponibles – en somme, un effort.

Pendant les périodes de pointe (lorsque les appelants sont en attente), la réservation d’un restaurant peut être fastidieuse des deux côtés de la table.

Aucune chance de réduire les défections

Avec un livre papier à portée de main, il est difficile de réduire les défections. Votre personnel doit appeler ou envoyer un courriel aux clients pour leur rappeler leur réservation de restaurant. Sinon, vous espérez que tout ira bien. Mais il existe un risque important que vos clients ne se présentent pas, et considérez comment cela peut affecter vos résultats.

IL EST PLUS FACILE D’UTILISER UN LOGICIEL DE RÉSERVATION DE RESTAURANT

Le passage au numérique a pour but de faciliter les choses. L’adoption d’un logiciel de gestion des réservations de restaurants peut résoudre les problèmes évoqués ci-dessus. Voici comment.

  1. Livre de réservation numérique

Avec un logiciel de réservation de restaurant, l’ensemble de votre liste d’invités est disponible sur un appareil numérique comme un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Généralement, ces appareils se synchronisent en ligne (c’est-à-dire « dans le nuage »), de sorte que les réservations peuvent être gérées en ligne de n’importe où. Plus besoin de faire circuler un livre.

  1. Affichage des tables

L’attribution des tables est aussi simple que de cliquer sur un bouton. Le logiciel de réservation fournit un affichage personnalisé de la configuration de votre restaurant, ce qui vous permet de distribuer les tables en fonction de la demande des clients, de fusionner les tables pour les grandes fêtes et d’utiliser au mieux votre salle à manger.

  1. Réservations en ligne

Ce service offre aux clients la possibilité de faire des réservations de manière flexible, à tout moment et en tout lieu. Les clients ont accès à la disponibilité des réservations en temps réel, ce qui vous évite, à vous et à votre personnel, de devoir répondre au téléphone, aux e-mails et aux autres demandes de réservation.

  1. Mises à jour en temps réel

Dès que votre personnel ou un client effectue une réservation, un système de réservation de restaurant met à jour l’écran de votre appareil, sans avoir à griffonner, rayer ou effacer.

  1. Communication avec les clients

Grâce aux SMS et aux e-mails de rappel, un système de réservation en ligne relie instantanément votre restaurant aux clients. Les rappels automatisés sont particulièrement utiles pour réduire les risques de non-présentation.

Si vous êtes un restaurateur dont le maître d’hôtel et le personnel de salle passent beaucoup trop de temps à courir après les clients (répondre aux appels téléphoniques, envoyer des courriels), un logiciel de réservation de restaurant vous évitera ces tracas inutiles.

LES CLIENTS ONT DÉJÀ ABANDONNÉ LE PAPIER ET LE CRAYON.

Les clients d’aujourd’hui vivent dans un monde instantané et utilisent leur téléphone pour tout : billets d’avion, itinéraires sur Google Maps, photos, etc.

Il en va de même pour les restaurants. Les recherches sur Google, les avis en ligne et les médias sociaux permettent aux clients de trouver (et de réserver) des endroits où manger. Les clients s’attendent à pouvoir réserver sans avoir à appeler quelqu’un. Une étude a montré que la présence en ligne est une affaire sérieuse : À San Francisco, par exemple, les chercheurs ont constaté que des évaluations plus élevées faisaient que les réservations d’un restaurant étaient complètes de 30 à 49 % des soirs où il était ouvert.

À partir du printemps 2022, si les restaurants s’efforcent de survivre dans l’environnement social actuel, la facilité d’accès via les méthodes numériques garantira que leur liste d’invités reste en mouvement et à jour avec la manière actuelle de faire les choses.

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Figure 2. Invités avec iPad par Lordcolus. Creative Commons 2.0

L’ESSENTIEL : LE PRIX D’UN LOGICIEL DE RÉSERVATION DE RESTAURANT

De nombreux services sur le marché sont proposés à des prix variés, allant du plus bas au plus élevé. Voici quelques éléments à prendre en compte lors de l’examen des coûts globaux.

Plans d’abonnement

La plupart des logiciels de réservation pour restaurants proposent des plans mensuels, ce qui oblige les restaurateurs à investir dans un coût de base. Que votre restaurant attire 50 à 100 réservations par mois, les frais d’abonnement ne changent pas. Mais ils peuvent être coûteux – allant de 143 à 649 £ par mois. En fonction de la taille réelle de votre restaurant, les formules d’abonnement augmenteront, allant des formules standard aux formules premium.

Mises à jour

Si vous choisissez d’intégrer un système de réservation de restaurant de base, les fournisseurs factureront moins. Mais pour les fonctions supplémentaires telles que l’intégration du point de vente (POS), les analyses, les enquêtes auprès des clients, les campagnes d’e-mailing automatisées, les fournisseurs ajouteront généralement tout cela en plus de votre abonnement mensuel. Parfois, cela peut tripler les dépenses globales.

Si vous décidez d’utiliser les fonctions SMS, celles-ci vous coûteront généralement un supplément par message. En plus des mises à jour, vous pouvez payer davantage pour obtenir des fonctions supplémentaires, telles que la messagerie personnalisée pour les invités.

Frais par client

Les frais les plus courants que les sociétés de logiciels de réservation vous facturent sont les frais de réservation par client. Ces frais sont générés soit par 1) le système du fournisseur ; ou 2) l’utilisation de votre site Web (généralement plus coûteux lorsque les réservations passent par le site Web ou l’application du fournisseur, et non par le site Web de votre restaurant). En pratique, cela signifie que vous payez pour chaque client qui réserve.

Si votre restaurant enregistre un nombre élevé de réservations, il faut y penser sérieusement. Par exemple, un restaurant populaire de la ville dont le coût transactionnel est de 1,00 £ par client réservé réservera une table pour quatre, ce qui coûtera 4,00 £. Réservez 2 000 clients par mois, et cela revient à 2 000 £. Ainsi, lorsque vous recherchez un système approprié, il sera préférable de compter et d’estimer le nombre de réservations que vous traitez en un mois. Cela permettra de stabiliser les coûts transactionnels.

Matériel informatique

De nombreux fournisseurs de services vous demanderont d’acheter du matériel supplémentaire. Toutefois, ce n’est pas toujours le cas. Pensez que vous devrez peut-être acheter du matériel propriétaire, voire un nouvel ordinateur ou une nouvelle tablette à utiliser dans le restaurant. Recherchez des systèmes qui proposent une application mobile pour votre smartphone, car cela constituera un point d’accès facile. Si vous avez déjà un smartphone, alors cela ne coûte rien.

Frais d’installation

Des frais d’installation supplémentaires peuvent être inclus dans votre plan. Il peut s’agir de frais d’initiation uniques, de frais de personnalisation ou de tout autre coût lié au démarrage de l’utilisation d’un logiciel.

Si vous avez de la chance, vous pourrez peut-être négocier ces frais à la baisse et/ou obtenir du fournisseur qu’il vous offre quelque chose de gratuit en même temps que le service (tel qu’un appareil gratuit comme un iPad, etc.).

Dans l’ensemble, bien que les coûts puissent s’accumuler, l’utilisation d’un système de réservation de restaurant présente des avantages considérables. Vous devez garder à l’esprit ce qui précède, en prêtant particulièrement attention aux coûts qui peuvent s’accumuler au fil du temps.

CONSIDÉREZ UN SYSTÈME DE RÉSERVATION DE RESTAURANT GRATUIT

L’application Carbonara est le tout premier système de réservation de restaurant vraiment gratuit. Contrairement aux autres applications, l’application Carbonara est livrée avec toutes ses fonctionnalités. Ces fonctions sont les suivantes :

  •  Livre de réservation numérique. Il vous permet de garder le contrôle des réservations. Simple et facile à utiliser.
  • Gestion des tables.  Permet de garder un œil sur les tables en temps réel pendant toutes les heures de travail.
  • Chronomètres d’attente. Simplifie votre activité quotidienne, en offrant des temps d’attente précis pour les clients quand ils peuvent s’attendre à être assis.
  • Statistiques quotidiennes. Vous offre un rapport quotidien, indiquant le nombre de clients et les temps moyens. Aucune calculatrice n’est nécessaire, ce qui vous aide à planifier l’avenir de votre restaurant.
  • Interface conviviale. Présente une interface intuitive et facile à naviguer. L’application Carbonara est destinée aux restaurants, pas aux techniciens.
  • Notifications gratuites par SMS. Vous permet de notifier facilement vos clients, avec un modèle entièrement personnalisable. L’application Carbonara absorbe les coûts d’envoi. Ils sont gratuits.
  • Synchronisation des appareils. Vous donne une application de réservation de restaurant portable : toute personne ayant un smartphone est un utilisateur.
  • Réservation en ligne gratuite. Offre un service gratuit : Il n’y a pas de coût par client réservé, et il n’y en aura jamais.

L’application Carbonara est entièrement gratuite, ce qui n’est pas très orthodoxe dans le secteur actuel. Mais c’est significatif : nous faisons cela pour faire la différence sur le marché. Dans un monde de la restauration en constante évolution, l’application Carbonara convient au secteur de l’hôtellerie d’aujourd’hui, en aidant les restaurants à se libérer de l’agitation quotidienne des calendriers de réservation chargés.

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Figure 3. Carbonara – All in one seating app for restaurants

En 2022, les restaurants seront probablement confrontés à une augmentation substantielle des réservations en ligne. Dans cette optique, l’utilisation d’une application de réservation de restaurant devient de plus en plus importante – surtout lorsqu’elle est gratuite.

Vous êtes curieux de l’essayer ? Téléchargez l’application Carbonara ici, gratuitement.

Si vous avez des questions concernant l’application Carbonara, veuillez consulter notre FAQ. Sinon, n’hésitez pas à nous contacter ici.

VOUS POUVEZ EXPLOITER VOTRE RESTAURANT AVEC LES FONCTIONS COVID-19 DE L’APPLI CARBONARA

Au début du mois d’avril 2022, la plupart des restaurants sont fermés en raison des mesures COVID-19. Mais les restaurants espèrent rouvrir bientôt, en respectant les réglementations locales pour éviter la propagation du virus.

Voici notre article sur le COVID-19 qui vous donne les dernières informations sur les réservations et les réglementations relatives au COVID-19.

Vous avez d’autres questions sur l’application Carbonara et le support COVID-19 ? Vous pouvez nous envoyer un message avec toutes vos questions.

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