¿A qué velocidad están cambiando las reservas de los restaurantes? Las exigencias del mundo actual -reservas ajetreadas, reservas bulliciosas- invitan a los restauradores a hacer un cambio importante: pasar al digital, y poner la mesa para un software de reservas para restaurantes.
Sigue leyendo para conocer las últimas novedades sobre cómo los softwares de reservas están ayudando a los restaurantes a gestionar la entrada de clientes.
A continuación hemos incluido también un enlace a las medidas actuales contra el COVID-19, y cómo afectan a tu restaurante.
Y si tienes más preguntas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros aquí.
Tu restaurante utiliza las reservas para gestionar a los clientes
Durante décadas, los restaurantes han utilizado las reservas para gestionar a los clientes. Desde su auge a mediados del siglo XIX, los mejores locales, tanto en París como en Londres, se han convertido rápidamente en lugares donde se come habitualmente. Entrar en el restaurante era el centro del negocio diario de un restaurante.
No fue hasta la introducción del teléfono, a principios de la década de 1910, que las reservas de los restaurantes se transformaron en el sistema popular que conocemos hoy en día: el uso de llamadas telefónicas y el anticuado cuaderno para tomar los datos de los clientes y para reservar las mesas mediante un sistema basado en papel.
Algunos ya lo consideran anticuado. Pero hoy en día muchos restaurantes siguen utilizando un sistema basado en papel simplemente porque confían en él. Los restaurantes utilizan un sistema de reservas en papel para:
- Planear la gestión del personal: Las reservas dan a los restauradores una buena idea de cuántos miembros del equipo serán necesarios en una cierta noche.
- Evitar las esperas: Las reservas eliminan los tiempos de espera imprevisibles, lo que significa que los clientes llegan a horas acordadas para sentarse.
- Hacer que los clientes vuelvan: Las reservas tienen como objetivo (y ventaja) establecer relaciones con los clientes que regresan. Una buena experiencia gastronómica significa que el cliente probablemente hará otra reserva. Los restaurantes recurren a las reservas esperando garantizarse los clientes.
Pero no siempre es así. Pregunta a cualquier restaurante que acepta reservas cuál es el coste cuando los clientes no se presentan y seguro que te hablarán mucho de ello. Sobre todo desde la década de 1980, los clientes que no se presentan han causado un enorme dolor de cabeza a los restauradores de todo el mundo, que pierden tiempo y dinero porque los clientes cambian de opinión en el último momento.
Figure 1. Restaurante en Málaga por Nick Kenrick. Creative Commons 2.0
¿Qué es un software de reservas para restaurantes?
Desde la década de 2000, los sistemas de reservas para restaurantes han evolucionado para satisfacer las exigencias del mundo actual. Los softwares ofrecen a los restauradores todo lo que necesitan para hacer frente a una clientela más exigente porque mantienen la lista de clientes actualizada. Los softwares de reservas para restaurantes permiten a los restauradores hacer y gestionar las reservas en línea, y luego dejar que los clientes reserven las mesas según su conveniencia.
En 2021, los requisitos gubernamentales de algunos países obligaron a los restaurantes a utilizar sistemas de reservas para cumplir con las restricciones contra el COVID y controlar el flujo de clientes. A causa de las restricciones contra el COVID, los restaurantes dependen en gran medida de las reservas para gestionar los clientes y distribuir las mesas de modo que sean socialmente distanciadas.
Para los restaurantes populares que trabajan al unísono con las prácticas gubernamentales contra la pandemia de COVID-19, ahora es esencial ofrecer el servicio perfecto que los clientes esperan, un método en línea que permita a los restaurantes centrarse en lo que saben hacer mejor: servir comida de máxima calidad.
Hoy en día hay muchas opciones de softwares que los restaurantes que aceptan reservas pueden elegir. Este artículo incluye todo lo que necesitas saber sobre los softwares de reservas para restaurantes en 2021. Ofrecemos una guía rápida y sencilla sobre cómo tu restaurante podría beneficiarse de esta nueva forma de gestionar las mesas
Contenido — Resumen
- ¿Por qué elegir un software de reservas para restaurantes?
- Es más fácil utilizar un software de reservas para restaurantes
- Los clientes ya han abandonado papel y bolígrafo
- Lo básico: el precio de un software de reservas para restaurantes
- Considera la posibilidad de un sistema de reservas para restaurantes GRATUITO
- Puedes gestionar tu restaurante con las funciones COVID-19 de la aplicación Carbonara
¿Por qué elegir un software de reservas para restaurantes?
En primer lugar, piensa en tu actual sistema basado en papel. El sistema tradicional de papel y lápiz puede parecer eficiente como parte de las operaciones internas de un restaurante. Pero piensa un momento en cómo un modelo basado en papel puede ser ineficiente, y considera por qué puede ser necesario tirar los libros.
Visión limitada
Un problema constante de la agenda en papel es este: es un libro. Es el único registro de las reservas del día, y no es fácil de compartir. El famoso restaurador de Nueva York Danny Meyer ha dicho sobre el libro de reservas «Estaba cansado de este problema recurrente que teníamos en el restaurante, la gente siempre estaba gritando arriba y abajo de las escaleras: ‘¿Quién tiene el libro de reservas?’”. Un libro; muchos problemas.
Gestión desordenada de las mesas
¿Actualizar una reserva? Con la lista de reservas en papel, los miembros de tu personal siempre están borrando, tachando detalles o haciendo garabatos en la página. No es lo peor del mundo, pero sí supone un desorden y puede confundir o, peor, llevar a perder reservas.
Solo durante el horario de abertura
Si un posible cliente quiere reservar, el personal tiene que estar allí para responder al teléfono, escuchar un mensaje de voz, leer un correo electrónico o responder a un mensaje en las redes sociales. Debe asegurarse de incluir la reserva en la agenda, de confirmarla (o rechazarla) y de mantener correspondencia con el cliente, intentando encontrar una hora y una mesa disponibles; en definitiva, un esfuerzo.
Durante los periodos de máxima afluencia (cuando las personas que llaman están en espera), reservar una mesa en los restaurantes puede resultar agotador para ambos lados.
No hay posibilidad de reducir el número de clientes que no se presentan
Con un libro de papel, es un problema reducir el número de clientes que no se presentan. Tu personal debe llamar o enviar un correo electrónico a los clientes, recordándoles su próxima reserva en el restaurante. Por lo demás, hay que esperar lo mejor. Pero existe un riesgo considerable de que tus clientes no se presenten: considera cómo esto puede afectar a tu restaurante.
Es más fácil utilizar un software de reservas para restaurantes
El cambio al digital sirve para facilitar las cosas. Utilizar un software para gestionar las reservas de los restaurantes puede resolver los problemas de los que hemos hablado antes.
Libro de reservas digital
Con un software de reservas para restaurantes, toda la lista de clientes está disponible en un dispositivo digital como un ordenador, un smartphone o una tableta. Estos dispositivos se sincronizan en línea (es decir, «en el cloud»), y por esto las reservas se pueden gestionar en línea desde cualquier lugar. Ya no hay que pasarse un libro.
Visión de las mesas
Asignar mesas es tan fácil como pulsar un botón. Un software de reservas ofrece una visualización de la configuración de tu restaurante, lo que le permite distribuir las mesas en función de la demanda de los clientes, fusionar mesas para grupos grandes y aprovechar al máximo el espacio.
Reservas en línea
Esto ofrece a los clientes la oportunidad de hacer reservas de forma flexible, en cualquier momento y en cualquier lugar. Los clientes pueden ver la disponibilidad de las reservas en tiempo real, lo que elimina la necesidad de que tu personal y tú respondáis al teléfono, a los correos electrónicos y a otras solicitudes de reserva.
Actualizaciones en tiempo real
En el momento en que tu personal o un cliente hace una reserva, un sistema de reservas para restaurantes actualizará la pantalla de tu dispositivo, sin necesidad de garabatear, tachar y borrar.
Comunicar con los clientes
A través de mensajes de texto y correos electrónicos, un sistema de reservas en línea conecta tu restaurante con los clientes al instante. Los recordatorios automáticos resultan muy útiles para reducir las posibilidades de que los clientes no se presenten.
Si tu personal de recepción y tu maitre pasan demasiado tiempo respondiendo a las llamadas de los clientes o enviando correos electrónicos, un software de reservas para restaurantes puede ahorrarles todas las molestias innecesarias.
Los clientes ya han abandonado papel y bolígrafo
Los clientes de hoy en día viven en un mundo instantáneo y utilizan sus teléfonos para todo: billetes de avión, direcciones en el mapa de Google, fotografías, etc.
Lo mismo ocurre con los restaurantes. Las búsquedas en Google, las reseñas en línea y las redes sociales permiten a los clientes encontrar (y reservar) lugares para comer. Los clientes esperan poder reservar sin tener que llamar a nadie. Un estudio demostró que la presencia en línea es algo serio: En San Francisco, por ejemplo, los investigadores descubrieron que las calificaciones más altas hacían que las mesas reservadas en un restaurante se agotaran entre el 30% y el 49% de las noches en las que estaba abierto.
A partir de la primavera de 2021 los restaurantes se esfuerzan por sobrevivir en el entorno socialmente distanciado de hoy en día. La facilidad de acceso a tu restaurante a través de métodos digitales garantizará que tu lista de clientes se mantenga en movimiento y al día con la forma actual de hacer las cosas.
Figure 2. Clientes con iPad por Lordcolus. Creative Commons 2.0
Lo básico: el precio de un software de reservas para restaurantes
Muchos de los servicios que existen en el mercado cuentan con diversos esquemas de precios, desde los más bajos hasta los más altos. A continuación se indican algunos aspectos en los que hay que fijarse a la hora de considerar los costes totales.
Planes de suscripción
La mayoría de los softwares de reservas para restaurantes exigen planes mensuales, lo que obliga a los restauradores a invertir en un coste base. Si tu restaurante atrae 50 o 100 reservas al mes, las cuotas de suscripción no cambian. Pero pueden ser costosas: oscilan entre 143 y 649 esterlinas al mes. Dependiendo del tamaño real de tu restaurante, los planes de suscripción aumentarán, variando desde los planes estándar hasta los premium.
Actualizaciones
Si optas por integrar un sistema básico de reservas para restaurantes, los proveedores te cobrarán menos. Pero si se trata de funciones adicionales, como la integración con el punto de venta (TPV), análisis, encuestas a los clientes o campañas de correo electrónico automatizadas, los proveedores suelen añadirlas a la cuota de suscripción mensual. A veces, esto puede triplicar los costes totales.
Si decides utilizar funciones de SMS, las funciones de mensajería de texto suelen tener un coste adicional por mensaje. Además de las actualizaciones, puedes pagar más para obtener funciones adicionales, como la mensajería personalizable para los clientes.
Cuotas por cliente
La cuota principal y más común que las empresas de software de reservas te cobrarán es esta: una cuota de reserva por cliente. Esta se genera a través de: 1) tu sistema de proveedores; o 2) el uso de tu sitio web (normalmente cuesta más cuando las reservas vienen a través del sitio web o la aplicación del proveedor y no del sitio web de tu restaurante). En la práctica, esto significa que pagarás por cada cliente que reserve.
¿Tu restaurante tiene un elevado número de reservas? Esto es algo que hay que tener muy en cuenta. Por ejemplo, en un restaurante popular en una ciudad el coste transaccional es de 1,00 libras por cliente reservado: si reservas una mesa para cuatro, el coste es de 4,00 libras. Si tienes 2.000 clientes al mes, el coste asciende a 2.000 libras. Así que, cuando busques un sistema adecuado, lo mejor será contar y estimar cuántos clientes reservan en un mes. Esto estabilizará los costes transaccionales.
Hardware
Muchos proveedores de servicios exigirán que adquieras hardware adicional. Aunque no siempre es así, considera que podrías tener que comprar algún hardware propio o incluso un nuevo ordenador o tableta para utilizar en el restaurante. Busca sistemas que ofrezcan una aplicación móvil para tu smartphone, ya que será un punto de acceso fácil. Si ya tienes un smartphone, no te costará nada.
Tarifas de instalación
Es posible que tu plan incluya costes de instalación adicionales. Puede tratarse de una tarifa única de iniciación, una tarifa de personalización o cualquier otro coste relacionado con la activación del software.
Si tienes suerte, es posible que puedas negociar este precio a la baja y/o conseguir que el proveedor te ofrezca algo gratuito junto con el servicio (como una pieza de hardware gratuita, como un iPad, etc.).
En general, aunque los costes pueden acumularse, el uso de un sistema de reservas para restaurantes tiene importantes ventajas. Hay que tener en cuenta lo anterior, sobre todo prestando atención a los costes que pueden acumularse con el tiempo.
Considera la posibilidad de un sistema de reservas para restaurantes GRATUITO
La aplicación Carbonara es el primer sistema de reservas para restaurantes realmente gratuito. A diferencia de los otros sistemas, la aplicación Carbonara ya tiene todas las funciones incluidas. Estas son:
- Libro de reservas digital. Te permite mantener el control de las reservas. Simple y fácil de usar.
- Gestión de mesas. Te permite controlar las mesas en tiempo real durante todas las horas de trabajo.
- Temporizadores de espera. Simplifican el trabajo de todos los días, ofreciendo tiempos de espera precisos para que los clientes puedan saber cuándo se sentarán.
- Estadísticas diarias. Te ofrecen un informe diario, mostrando los niveles de clientes y los tiempos medios. Sin necesidad de calculadoras; te ayudan a hacer planes para el futuro de tu restaurante.
- Interfaz fácil de usar. Presenta una interfaz intuitiva y fácil de navegar. La aplicación Carbonara es para los restaurantes, no para los expertos en tecnología.
- Notificaciones por SMS gratuitas. Permiten notificar fácilmente a los clientes, con un template totalmente personalizable. La aplicación Carbonara absorbe los costes de envío. Son gratuitas.
- Sincronización de dispositivos. Te ofrece una aplicación de reservas para restaurantes portátil: cualquier persona con un smartphone puede utilizarla.
- Reservas en línea gratuita. Ofrecen un servicio gratuito: No hay cuotas por cliente que reserva, y nunca las hará.
La aplicación Carbonara es totalmente gratuita, algo poco ortodoxo en el sector actual. Pero tiene sentido: lo hacemos para hacer la diferencia en el mercado. La aplicación Carbonara se adapta al sector de la restauración de hoy en día, que cambia constantemente, ayudando a liberar a los restaurantes del ajetreo diario de los libros de reservas.
Figure 3. Vista en pantalla de la aplicación Carbonara
En 2021, es probable que los restaurantes se enfrenten a un aumento sustancial de las reservas en línea. En este sentido, el uso de una aplicación de reservas para restaurantes es cada vez más importante, sobre todo si es gratuita.
¿Tienes curiosidad por probarla? Descarga la aplicación Carbonara aquí, gratuitamente.
Si tienes alguna pregunta sobre la aplicación Carbonara, consulta nuestras preguntas frecuentes. También puedes ponerte en contacto con nosotros aquí.
Puedes gestionar tu restaurante con las funciones COVID-19 de la aplicación Carbonara
A principios de abril de 2021, la mayoría de los restaurantes aún están cerrados a causa de las medidas contra el COVID-19. Pero los restaurantes esperan reabrir pronto, respetando la normativa local para evitar la propagación del virus.
Este es nuestro artículo sobre el COVID-19, en el que encontrarás las informaciones más recientes sobre las reservas y la normativa contra el covid.
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